Современный состав архивного фонда Российской Федерации и его классификации

Современная экспертиза ценности документов проводится, как  правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

Задачи  экспертизы ценности документов. Первая задача - это отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильное документов тому или иному государственному архиву.

Вторая  задача - это определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

1) для долговременного  хранения (например, документы по  личному составу со сроками  хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);

2) для временного  хранения.

Третья  задача - это обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача - это отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном  и государственном архивах.

В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

Если в учреждении имеются юридически самостоятельные  структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько  архивных фондов.

Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная  экспертиза - это экспертиза, которая  проводится в целях выявления  дублетности сразу по нескольким фондам:

· вышестоящих и  подчиненных одному ведомству учреждений;

· однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

· лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такой комплексный  подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают  сотни и тысячи фондов разных учреждений.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две  группы дел:

· дела для постоянного  и долговременного (75 лет) хранения;

· дела, предназначенные  для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

Акты и описи  представляются на рассмотрение соответствующей  экспертной комиссии, или экспертно-проверочной  комиссии, или центральной экспертно-проверочной  комиссии (ЦЭПК).

Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспертизы ценности документов - это система  научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Все критерии могут  быть подразделены на три большие  группы:

1) критерии происхождения документов;

2) критерии содержания  документов;

3) критерии внешних  особенностей документов.

Рассмотрим каждую группу критериев и их использование  применительно к документам конкретных фондов.

1. К группе критериев происхождения документов относятся:

· значение учреждения или лица в жизни общества;

· значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;

· время и место  создания документов.

На основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе.

Критерий значение лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников.

Критерий значимость события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах.

На основании этого  критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим даже документы, предназначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государственное хранение. Особое внимание архивисты должны уделять периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов.

Например, документы, образовавшиеся до 1626 года (до пожара в  Москве в мае 1626 года, во время которого погибло огромное количество документов московских приказов и других учреждений), ценятся выше других документов.

Особо ценятся документы  таких периодов в истории нашей  родины, как Крестьянская война 1773-1775 годов, Отечественная война 1812 года, движение декабристов, революционные  ситуации конца 1850-х-начала 1860-х годов  и конца 1870-х-начала 1880-х годов, революция 1905-1907 годов, Первая мировая война, Великая Октябрьская социалистическая революция и Гражданская война, Великая Отечественная война и т.д.

Большое значение имеет  критерий время образования документов. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата - 1922 год. Документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 года включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения Росархива.

Критерий место образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

2. К группе критериев  содержания документов относятся: 

· значимость информации документа;

· повторяемость документной информации;

· целевое назначение документов;

· вид и разновидность  документа.

На основе критерия значимость информации документы учреждений делят на три группы:

· документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;

· документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

· документы по личному  составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и  вспомогательная документация. При  оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК.

Говоря о значении информации, в первую очередь следует  иметь в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно. Это может быть достигнуто лишь с помощью источниковедческого анализа документов. Поэтому этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа.

Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

В связи с этим учитываются  виды и формы повторяемости документной  информации путем сопоставления  документов как источников первичной  и вторичной информации.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:

· формальный (когда  происходит простое воспроизведение  документной информации во вторичных  источниках) с такими формами, как  дублетность, цитирование и суммирование;

· аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.

Как форму повторяемости  информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность.

Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники  и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются  как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

3. К группе критериев внешних особенностей документов относятся:

· подлинность;

· внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения  и оформления документов, в том  числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).

Критерий подлинность документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

Если подлинники имеют  особое государственное значение для  использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах  подлинников и копий документов, 1-2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.

При оценке такого критерия, как внешний вид документа, художественные, палеографические, языковые и другие особенности не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений 1920-х годов, поскольку эти документы, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены.

Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние  документов, и форму передачи в  них информации. Если в поврежденных документах возможно хотя бы частичное  восстановление текста, они оставляются  на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются.

Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения. При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов. Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.