Современный состав архивного фонда Российской Федерации и его классификации

Современный состав архивного  фонда Российской Федерации и его  классификации

Организация документов и дел в пределах Архивного  фонда РФ. Понятия "архивный документ" и "архив". Комплектование и экспертиза ценности документов. Составление учетных  документов в архиве. Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда.

Курсовая  работа

по  дисциплине

«Архивоведение»

на  тему

«Современный  состав архивного  фонда Российской Федерации и его  классификации»

Содержание

Введение

Глава первая. Организация  документов и дел Архивного фонда Российской Федерации

1.1 Понятия «архивный  документ» и «архив

1.2 Понятие об Архивном  фонде Российской Федерации

1.3 Организация документов  и дел в пределах Архивного  фонда Российской Федерации

Глава вторая. Комплектование и экспертиза ценности документов

2.1 Комплектование  Архивного фонда Российской Федерации

2.2 Экспертиза ценности  документов

Глава третья. Учет и  обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

3.1 Организация учета  документов Архивного фонда Российской Федерации

3.2 Составление учетных  документов в архиве. Обеспечение  сохранности документов архива

Заключение

Библиографический список литературы

Введение

Представленная работа посвящена теме «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации».

Проблема данного  исследования носит актуальный характер в современных условиях, о чем свидетельствует частое изучение вопросов, представленных в этой работе.

Настоящей работы целесообразна, с одной стороны, в связи  с большим интересом к теме «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации» в современной науке, с другой стороны, в связи с ее недостаточной разработкой.

Возникает необходимость более глубокого рассмотрения вопросов данной темы, как с теоретической точки зрения, так и практической.

Теоретическое значение изучения проблемы «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации  и его классификации» заключается  в том, что тематика находится на стыке сразу нескольких научных дисциплин.

В работе поставлены следующие задачи:

1. Изучить теоретические  аспекты «Современный состав  Архивного фонда Российской Федерации  и его классификации».

2. Подчеркнуть актуальность проблемы «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации» в современных условиях.

3. Изложить пути решения тематики «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации».

Теоретической и методологической основой данной работы явились законодательные акты, нормативные документы.

Источниками информации для написания работы по теме «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации» послужили базовая учебная литература, результаты практических исследований, посвященные теме «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации», справочная литература и другие актуальные источники информации.

Глава первая. Организация  документов и дел  Архивного фонда  Российской Федерации

1.1 Понятия «архивный  документ» и «архив»

Архивный  документ.

В учебной литературе под словом документ подразумевается следующая трактовка.

 Документ – это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

В ГОСТе 16487-83 мы читаем следующую трактовку этого термина «Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». Главной характеристикой данной трактовки понятия в том, что под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации.

Белая стена не является документом. Но как только на ней появится надпись «Здесь был Вася» - это уже документ, призванный пронести имя Вася сквозь века. Из истории мы знаем, что настенные или даже наскальные надписи являются ценным источником по истории культуры народов.

Последняя трактовка  понятия документ в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 1998.. звучит следующим образом: «Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Архивный  документ - это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества в целом как памятника истории  и культуры, хранится в историческом архиве, если же только для человека, то - в личном, семейном архиве.

Архив. Слово архив (от греч. archeion и лат. arhivum) означает присутственное место. Архивом является совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, которое осуществляет прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

В XVIII веке слово  архив (ж.р. - архива) означало как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреждение, занимающееся хранением документов.

 В XIX веке термин  архив стал употребляться и для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова»; «Архив графов Мордвиновых»; «Русский архив».

ГОСТ 16487-83 запрещал употреблять  термин личный архив, тесно связывая понятие архив с государственным хранением, т.е. архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования.

Однако ныне исторически  сложившаяся двузначность термина  архив снова закреплена в законе.

Таким образом, в современной  трактовке архив - это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать и ваш личный дневник с кучей писем.

В зависимости от их функций и подчиненности архивы подразделяются на две группы: государственные и ведомственные.

Государственные архивы - это учреждения, осуществляющие собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Наиболее ценные архивные документы государственные архивы хранят постоянно (т.е.вечно). Государственные архивы иногда называют историческими, т.к. главная задача государственных архивов - служение исторической науке.

 Ведомственные архивы - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передаются на постоянное хранение в государственный архив.

Все архивные документы  страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

1.2 Понятие об Архивном фонде Российской Федерации

Архивный  фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. (Федеральный закон РФ № ФЗ-125 от 01 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации»).

В состав Архивного  фонда РФ включены все документы, находящиеся на территории Российской Федерации, независимо от источника их происхождения, времени и способа их создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, представляющие ценность для общества.

Работа по распределению  документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого  архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. От рациональной это организации зависит успех поиска документов.

При организации архивных фондов и архивных документов учитывается  принадлежность документов к различным  формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, место происхождения, авторство, а также другие факторы.

В архивоведческой  литературе синонимами термина организация являются термины классификация и систематизация документов и дел.

Классификация - это выработка научных признаков организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Систематизация  - это физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и дел в современном понимании  предполагает единство двух процессов - классификации и систематизации документов.

Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

1) в пределах Архивного  фонда РФ;

2) в пределах архива;

3) в пределах архивного  фонда. 

Х+

1.3 Организация документов  и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации

Организация документов на первом уровне, т.е. Архивного фонда  РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую  образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки. В этих архивах хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки. Одни из них складывались в течение столетия, другие были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых обязательно происходит создание документов.

Признаки организации документов на уровне Архивного фонда страны окончательно были сформулированы в конце 50-х годов XX века и оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов.

Классификации архивных документов и дел в Архивном фонде Российской Федерации.

В начале 90-х годов XX века, после распада СССР, возникло новое государство - Российская Федерация  с новой экономической основой, Эта основа признает и защищает равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности.

Изменения, происшедшие  в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Изменению подверглась организация документов и дел Архивного фонда РФ, которая осуществляется теперь по следующим признакам:

1) по формам собственности:

  - архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ;

  - архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

  - архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

  - архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;

2) по видам носителей,  способам и технике закрепления  информации:

  - архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

  - кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные документы);

3) по срокам хранения:

  - архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

  - архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

  - архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;

  - архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Все эти признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов.

Приведенная выше классификация показывает, что в основе современной организации документов и дел лежит деление Архивного фонда РФ на государственную и негосударственную части, что было закреплено в Федеральном законе РФ № ФЗ-125 от 01 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации».