Современный состав архивного фонда Российской Федерации и его классификации

Архивы - это уникальные хранилища сведений о прошлом  нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся  документ может поменять наше представление  и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи  не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее - горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни - это в равной мере страшно и для отдельного человека и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920-х годов: «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.

Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать  основы обеспечения сохранности  документов. Система мер по обеспечению  их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный).

Остановимся более  подробно на требованиях, предъявляемых к зданиям и помещениям, режиму хранения, размещению, проверке наличия и состояния дел.

Здания  и помещения для  архивов. В соответствии с современными нормативными документами к зданиям и помещениям для архивов предъявляются следующие требования: архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Абсолютно не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливаемых, без вентиляции помещений.

Под архив должно быть предоставлено несколько помещений так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов; помещение для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь запасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб; электропроводка должна быть скрытой, а рубильники - располагаться вне помещений хранилищ.

Режим хранения. Для  сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового режима существуют особые требования. Так, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п.

Для искусственного освещения  применяют лампы накаливания  в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный  для документов температурно-влажностный  режим, учитывающий их специфику. Так, для бумажных документов температура должна равняться 17-19°С, а относительная влажность воздуха составлять 50-55%; для черно-белых пленочных материалов - температура 15°С, а влажность 40-55%; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - температура 15-20°С, влажность воздуха 50-65%.

В помещениях не должно быть резкого колебания температуры  и влажности, так как это разрушает  носитель информации (бумагу, пленку и  т.д.). Температурно-влажностный режим  в хранилищах необходимо регулярно  измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи специальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном проходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключающего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызунов, в помещениях систематически должна проводиться влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами антисептиков.

Кроме того, два раза в год документы выборочно подвергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков.

При проведении уборок и санитарных обработок антисептиками  растворы не должны попадать на документы.

Строго должен соблюдаться  охранный режим архива. Хранилище  в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть технические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Размещение  документов в хранилище. Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве дополнительных средств хранения могут использоваться сейфы, металлические шкафы и др.

Расстояние между  рядами стеллажей должно составлять в главном проходе - 120 см, проход между стеллажами - 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - 30 см.

Документы в зависимости  от вида размещаются в соответствующих  первичных защитных средствах: коробках, специальных футлярах, пакетах и т.д.

Все помещения архива, а также стеллажи и полки нумеруются сверху вниз и слева направо. В  целях закрепления места хранения документов в хранилищах используются топографические указатели.

Проверка  наличия и состояния документов. В ходе проверки устанавливается фактическое наличие документа, находящегося на хранении в архиве; выявляются и устраняются недостатки в учете документов; выявляются документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные проверки наличия и состояния документов, если производились перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива.

По окончании проверки наличия и состояния дел в  конце каждой описи после заверительной  надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки и подпись проводивших проверку работников с указанием их должностей.

Если проверкой  обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.

На пропавшие дела, а также дела, не подлежащие восстановлению, составляются соответствующие акты, к которым также составляется справка о проведении розыска.

Проверка наличия  и состояния документов считается  завершенной после внесения изменений  в учетные документы проверяемого фонда.

Создание  страхового фонда  архивных документов. На особо ценные и уникальные документы организации создаются страховые копии, которые в совокупности составляют страховой фонд, создаваемый на случай утраты или повреждения подлинных документов.

Страховой фонд архивных документов - это совокупность особо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофильмах в специально защищенных объектах (на случай утраты или повреждения оригинала).

Страховой фонд архивных документов входит составной частью в Единый страховой фонд Российской Федерации (ЕСФ РФ).

Кратко остановимся на истории возникновения страхового фонда. В конце 1950-х годов во время ядерного противостояния было постановление Правительства СССР по Министерству обороны о создании страхового фонда документов оборонного значения.

К 1991 году в основном было закончено создание объектов хранения и специальных лабораторий по микрофильмированию (их было даже слишком много создано). В 1994-1995 годах ряд министерств и ведомств (экономики, государственного имущества) попытались вывести эту работу из-под контроля государства, пошли даже на рассекречивание ряда данных.

В 1995 году вышло постановление  о Едином российском страховом фонде. В соответствии с ЕСФ РФ предлагается четкое разграничение архивных документов по следующим уровням и категориям:

1) уровни:

· федеральный (на основе мобилизационного плана);

· региональный (территориальный),

2) категории документов  на каждом уровне:

· включенные в мобилизационный  план;

· для проведения аварийно-спасательных работ;

· национального культурного  наследия страны.

Курируют эту работу следующие организации: Министерство экономического развития, МЧС и Минобороны, Министерство культуры, Росархив и  РАН.

Основным носителем  ЕСФ РФ является 35-миллиметровая  пленка (рулонный микрофильм). Микрофильм, как правило, использует МЧС. Можно использовать и лазерные диски с 50-летним сроком хранения (срок хранения самого диска) или 16- и 70миллиметровую пленку, хотя использование последней в силу ряда причин не совсем эффективно.

В РФ достаточно объектов для хранения страхового фонда, заполнены они примерно на 50-60% и расположены в основном за Уралом. К сожалению, многие лаборатории самоликвидировались, однако возможность действующих составляет 140-200 тыс. кадров в год.

Особо активно участвуют  в создании территориальных страховых фондов такие регионы, как Москва, Кемерово, Тула, Курск и ряд других.

В архиве организации, где документы интенсивно используются в различных целях, рекомендуется  создавать фонд пользования, который  может быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

Библиографический список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения». - М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 1998.

2. Федеральный закон  РФ № ФЗ-125 от 01 октября 2004 года  «Об архивном деле в Российской  Федерации» // Российская газета, 2006.

3. Автократов, В.Н.  Некоторые аспекты исследования  объекта и предмета архивоведения  / В.Н. Автократов. - М.: Тр. ВНИИДАД, 1996.

4. Автократов, В.Н.  Структура современного архивоведения  как научной дисциплины / В.Н. Автократов // Архивы СССР периода развитого  социалистического общества: Материалы  Всесоюзной научно-практической  конференции. - М., 1999.

5. Алексеева, Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития // Делопроизводство. - 2003. - № 2.

6. Алексеева, Е.В.  Архивоведение: Учебник / Е.В. Алексеева,  Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. - М., 2005.

7. Артизов, А.Н. Архивное  законодательство России: система, проблемы и перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы - 1996. - № 4.

8. Банасюкевич, В.Д., Грум-Гржимайло Ю.В., Чернин Э.В.  На пути к созданию автоматизированной  информационной службы // Отечественные  архивы. - 1999. - № 2.

9. Булюлина, Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие / Е.В. Булюлина. - Волгоград, 2001.

10. Вовкотруб, О.В.  Архивоведение: Учебное пособие  / О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова. - Пенза, 2005.

11. Ерошкин, Н.П.  История государственных учреждений  дореволюционной России / Н.П. Ерошкин. - М., 1993.

12. Илизаров, Б.С. Актуальные  теоретические и методологические  проблемы советского архивоведения  / Б.С. Илизаров. - М., 1994.

13. Илизаров, Б.С. Архив  как элемент социальной памяти / Б.С. Илизаров // Актуальные проблемы  советского архивоведения. - М., 1990.

14. Илизаров, Б.С. О  социальных функциях архивов  / Б.С. Илизаров // Актуальные вопросы  совершенствования архивного дела  в условиях развитого социалистического  общества: Материалы Всесоюзной  научно-практической конференции. - М., 1995.

15. Козлов, В.П. Архивная  реформа: вопросы научного и  методического обеспечения // Отечественные  архивы. - 1994. - № 1.

16. Крайская, З.В. Архивоведение:  Учебное пособие / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. - М., 1996.

17. Медушевская, О.М.  Архивный документ, исторический источник в реальности настоящего / О.М. Медушевская // Отечественные архивы. - М., 1996.

18. Рудельсон, К.И.  О перспективных направлениях  архивоведения / К.И. Рудельсон, Н.М. Шепукова, Б.С. Илизаров // Советские архивы. - М., 1998.

19. Шабанова, Т.Е. Укреплена  правовая база государственного  учета Архивного фонда России // Отечественные архивы. - 1997. - №  5.

20. Шмидт, С.О. Историческая  наука и архивы / С.О. Шмидт // Актуальные вопросы совершенствования  архивного дела в условиях  развитого социалистического общества: Материалы Всесоюзной научно-практической конференции. - М., 1995.

21. Этика в архивах:  Международные этические нормы  поведения архивистов // Отечественные  архивы. - 1995. - № 5.