Составление положения о структурном подразделении

Подразделение может  изначально иметь сложную структуру, например, если оно было образовано путем слияния или объединения  отдельных подразделений, без их расформирования, но с подчинением  руководителю образованного подразделения.

Структура подразделения  изображается различными способами. Прежде всего — это текстовой способ. Так, определить структуру отдела главного механика можно простым перечислением:

«2.1. В состав отдела главного механика входят следующие  структурные единицы:

2.1.1. Ремонтно-механический  участок.

2.1.2. Участок по обслуживанию  и ремонту холодильных установок.

2.1.3. Участок по ремонту  и обслуживанию санитарно-технических  систем».

Структуру подразделения  можно изобразить в виде схемы, которая  сопровождается соответствующим введением, например:

2.1. Отдел кадров  имеет в своем составе структурные  единицы, согласно приведенной  схеме:

 

		Отдел кадров
		приема					увольнения
		учета					консультирования
			(сектор, участок, группа)
		контроля трудовой дисциплины

 

или

2.1. В состав отдела  кадров входят структурные единицы,  согласно приведенной схеме:

 

 

Отдел кадров

(сектор, участок, группа)

(сектор, участок, группа)

(сектор, участок, группа)

(сектор, участок, группа)

(сектор, участок, группа)

приема

увольнения

учета

консультирования

контроля трудовой дисциплины

 

Схема, отражающая структуру  подразделения, может иметь более  сложный вид и отражать связи  между структурными единицами.

Подвергая структурное  подразделение дроблению, нужно  обязательно учитывать характер создаваемых внутри подразделения  единиц. Если отдел структурируется  на постоянные секторы и эта структура  отражается в штатном расписании, то работа в конкретном секторе может  быть отнесена к существенным условиям труда. С учетом того, что трудовое законодательство предусматривает  весьма сложную процедуру проведения таких организационно-штатных мероприятий, как создание, ликвидацию или преобразование структурных подразделений, вопрос распределения отдельных функций  структурного подразделения целесообразно  решать посредством образования  временных структурных единиц —  секторов, участков, групп.

Право руководителя структурного подразделения формировать временные  структурные образования (например, для решения конкретных задач, для  реализации отдельных проектов, пр.) должно быть закреплено в Положении  о структурном подразделении. Если руководитель структурного подразделения  не наделяется правом самостоятельного принятия решения об образовании  временных структурных единиц, то в Положении необходимо определить, кто полномочен принимать такое  решение и описать процедуру  его принятия (согласования, утверждения, пр.).

Если структурные  единицы в составе подразделения  созданы на постоянной основе, то необходимо решить вопрос о том, какой документ будет определять их статус и регламентировать их деятельность. Например, это может  быть Положение о данном подразделении (в этом случае желательно распределить функции между структурными единицами  подразделения непосредственно  в тексте этого Положения). Если же по вопросам деятельности этих структурных  единиц будут разрабатываться отдельные  положения, то в основном Положении  необходимо определить порядок разработки и утверждения этих локальных  нормативных актов.

2.2. Порядок изменения  структуры подразделения.

В данном пункте описывается  механизм изменения структуры подразделения  — создания в составе подразделения  структурных единиц (если подразделение  изначально не структурировано), ликвидации отдельных из них, а также их слияния, преобразования, присоединения и  выделения новых структурных  единиц. В Положении определяется, от кого может исходить инициатива по изменению структуры подразделения, как она оформляется, кто принимает окончательное решение, какие последствия влечет такое изменение.

2.3. Порядок разработки  и утверждения должностных инструкций.

Здесь определяется: кто  разрабатывает должностные инструкции работников подразделения, кто их утверждает и как они вводятся в действие, например: «2.3. Обязанности и права каждого работника финансового отдела определяются соответствующей должностной инструкцией, согласовываемой с начальником финансового отдела и утверждаемой приказом руководителя организации».

2.4. Штатная численность.

Этот вопрос может  непосредственно регулироваться в  Положении о структурном подразделении (в том числе и в качестве приложения к Положению) или решаться посредством отсылки к штатному расписанию организации.

Раздел 3. «Основные цели и задачи»

3.1. Основные  цели.

Под целью создания структурного подразделения понимается идеальное представление результата, который должно достичь подразделение  в процессе своей деятельности. Правильно  и точно сформулированная цель позволяет  направить и сориентировать деятельность подразделения и, кроме того, еще  раз определить его назначение и  обозначить место в структуре  организации.

Цель должна:

быть достижимой;

поддаваться структурированию;

подчиняться или увязываться  с целями деятельности организации  в целом;

определять назначение и конечный результат деятельности подразделения;

представлять собой  концентрированное выражение задач  и функций подразделения;

быть определенной точно и конкретно.

Например, основная цель создания канцелярии может быть сформулирована в Положении об этом структурном  подразделении следующим образом:

«3.1. Основной целью  канцелярии является документационное обеспечение деятельности других структурных  подразделений организации».

Цель создания отдела кадров может быть определена так:

«3.1. Основной целью  отдела кадров является кадровое обеспечение  деятельности организации».

Подразделение может  создаваться и для реализации нескольких целей. В этом случае они  все должны быть перечислены в  Положении о структурном подразделении.

3.2. Основные  задачи.

Под задачей понимается определенное направление деятельности структурного подразделения, обеспечивающее достижение поставленной перед подразделением цели. Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций  управления организацией.

Если матрица не составлялась и структурирование организации  осуществляется «в первом приближении», то в качестве основы для определения  задач можно использовать квалификационные характеристики руководителей структурных  подразделений из Квалификационного  справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Почти  в каждой характеристике основная задача сформулирована в первом предложении. Так, в квалификационной характеристике начальника юридического отдела указано: «Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов». Отсюда основные задачи этого структурного подразделения формулируются следующим образом:

«3.2. Задачами юридического отдела являются:

3.2.1. Обеспечение законности  в деятельности организации.

3.2.2. Защита правовых  интересов организации».

или

«3.2. Для достижения цели, указанной в пункте 3.1 настоящего Положения, юридический отдел решает следующие задачи:

3.2.1. Обеспечивает законность  в деятельности организации.

3.2.2. Осуществляет защиту  правовых интересов организации».

Задачи подразделения  могут выходить за пределы должностных  обязанностей его руководителя (например, в объединенных подразделениях —  рекламно-информационном отделе, отделе маркетинга и сбыта, др.).

Если в состав подразделения  входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления деятельности, то задачи определяются подробно и  условно структурируются таким  образом, чтобы их можно было легко  закрепить за этими единицами.

Перечисление задач  структурного подразделения необходимо начинать с главных и заканчивать  второстепенными. Задачи должны быть сформулированы предельно точно и определенно. Они должны быть решаемыми и адекватными  поставленной перед структурным  подразделением цели.

Так, основные задачи отдела кадров могут быть сформулированы следующим образом:

«3.2. Основными задачами отдела кадров являются:

3.2.1. Подбор и расстановка  работников.

3.2.2. Формирование стабильно  работающего коллектива.

3.2.3. Создание кадрового  резерва.

3.2.4. Учет кадров.

3.2.5. Контроль за  дисциплиной труда.

3.2.6. Обеспечение трудовых  прав работников.»

Раздел 4. «Функции»

Функции структурного подразделения должны быть сформулированы таким образом, чтобы они отвечали на главный вопрос: «Что и как  нужно делать для того, чтобы выполнить  задачу?» Они должны быть ориентированы  на конечные результаты деятельности.

При разработке данного  раздела также обычно используется матрица распределения функций  управления организацией. Если таковой  нет, то опять же можно основываться на разделе «Должностные обязанности» квалификационной характеристики руководителя соответствующего структурного подразделения. Поможет определить функции структурного подразделения и ГОСТ 24.525.5-81 «Управление  производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения», иными государственными и отраслевыми стандартами.

Разрабатывая этот раздел Положения о структурном  подразделении, необходимо руководствоваться  следующими правилами:

1	1. функции должны быть сформулированы так, чтобы выделить конкретные действия, выполнением которых решаются задачи, поставленные перед подразделением;
2	2. функции должны быть изложены полно (чтобы не вносить изменения по мере выявления «неучтенных»);
)	3.перечисление функций желательно начинать с основных, постепенно переходя ко второстепенным и текущим;
4	4.функции одного структурного подразделения не должны дублировать функции другого структурного подразделения;
5	5.функции структурного подразделения должны быть увязаны с функциями тех подразделений, с которыми у подразделения существуют функциональные связи;
6	6.функции должны поддаваться структурированию (то есть разделению на должностные обязанности работников подразделения);
7	7.функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы была возможность оценить результаты деятельности подразделения;
8	8.функции не должны выходить за пределы задач подразделения и должны корреспондировать с правомочиями и правами подразделения.

Настоящий раздел Положения  может разрабатываться не только как «генеральный план» работы структурного подразделения, но и как инструкция (когда наряду с конкретными действиями указываются способы их совершения).

Когда перед структурным  подразделением поставлено несколько  задач, то функции желательно группировать в соответствии с задачами.

Если подразделение  не структурировано на более мелкие единицы, но вместе с тем его функции  четко распределены между работниками, то в Положении целесообразно  закрепить данное распределение. Подробная  регламентация впоследствии поможет  быстро и без особых сложностей составить  должностные инструкции на работников подразделения.

Функции структурного подразделения могут быть представлены в виде текста или таблицы. Например, раздел Положения об юридическом  отделе может быть составлен по следующему образцу:

 

Функция	Итоги, документы
4.1. В области договорной работы:
4.1.1. Определение форм договорных  отношений	Схемы договорных отношений
4.1.2. Подготовка проектов договоров	Проекты договоров
	Предварительные договоры
4.1.3. Согласование проектов договоров  с контрагентами	Переписка с контрагентами
	Протоколы разногласий
	Протоколы согласования разногласий

 

Табличный способ изложения  функций весьма удобен, поскольку  на его основе можно быстро подвести итоги работы структурного подразделения.

Раздел 5. «Права»

Права предоставляются  подразделению для того, чтобы  обеспечить возможность выполнения подразделением своих функций.

Очень часто в этом разделе положений о структурных  подразделениях можно встретить  обязательно предписываемые к совершению действия. Объясняется это тем, что  разработчики положений, стремятся  заранее избежать административных и функциональных конфликтов между  подразделениями.

Так, например, в положении  о финансовом отделе нередко записывается право «не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству, нарушают договорную и финансовую дисциплину без соответствующего распоряжения руководителя организации и начальника юридического отдела». Однако, несмотря на благую цель (избежать споров между  финансовым отделом и другими  подразделениями), по своему содержанию — это скорее обязанность, чем  право.

Избежать конфликтов и непонимания работниками содержания этого раздела Положения можно  иными способами. Для начала необходимо уяснить различие между «правами»  и «правомочиями». Под правом понимается свобода субъекта совершать определенные действия или воздерживаться от их совершения по своей воле и по своему усмотрению, при наличии конкретных условий или вне зависимости  от каких-либо условий. Исходя из этого, приведенное выше право финансового  отдела может трактоваться следующим  образом: финансовый отдел может  как принять к исполнению документы с указанными «изъянами», так и не принять (иными словами, финансовый отдел может как воспользоваться своим правом, так и не воспользоваться им).