Составление положения о структурном подразделении

Предписать работникам совершать определенные действия можно  путем определения их полномочий, то есть закрепления и возможности, и обязательности совершать конкретные действия при вполне конкретных условиях.

При формулировании прав и полномочий необходимо соблюдать  следующие правила:

1	1.право и полномочие должны корреспондировать с определенной функцией или группой функций, поскольку они предоставляются подразделению для надлежащего выполнения стоящих перед ним задач;
)	2.право должно быть сформулировано таким образом, чтобы оно отражало возможность совершения определенных действий, а полномочие — и возможность, и обязанность предпринимать определенные действия;
3	3.если для реализации прав и полномочий рядовыми работниками структурного подразделения необходима санкция руководителя подразделения, то порядок ее получения должен быть описан в Положении;
4	4.при конструировании этого раздела сначала желательно перечислить полномочия, затем — права, а внутри этих текстовых блоков — сперва основные полномочия (права), а потом второстепенные;
5	5.если отграничить право от полномочия сложно, то лучше закрепить это действие как право.

Права подразделяются на распорядительные и организационные; полномочия же, чаще всего, носят распорядительный характер.

К распорядительным правам, например, относятся:

	право использовать предоставленные подразделению  информационные и материальные ресурсы;
	право запрашивать  от структурных подразделений необходимые  документы и информацию, др.

К правам организационного характера относятся:

	право инициировать и проводить совещания  по вопросам ведения подразделения;
	право знакомиться  с проектами решений руководства  организации, касающимися подразделения  и т.д.

Как полномочия желательно обозначить следующие действия:

	представлять  интересы организации и структурного подразделения во взаимоотношениях с государственными органами и органами местного самоуправления, сторонними организациями;
	по согласованию с руководством организации привлекать внешних специалистов и консультантов  для реализации согласованных с  руководством проектов; др.

 

Раздел 6. «Взаимодействие»

В процессе решения  задач, поставленных перед структурным  подразделением, выполнения возложенных  на него функций и реализации предоставленных  ему прав, оно взаимодействует  с другими структурными подразделениями  организации.

Как правило, связи  между структурными подразделениями  выражаются в совершении:

	совместных  действий. Например, проект общего локального нормативного акта может разрабатываться совместно несколькими подразделениями (рабочей группой, созданной из работников этих подразделений);
	согласованных действий. В данном случае под согласованностью понимается и одновременное выполнение определенных действий несколькими подразделениями для достижения конечного результата, и поочередное (поэтапное) выполнение действий несколькими подразделениями (сначала одно структурное подразделение совершает действие, затем второе и т.д.);
	встречных действий. Например, хозяйственный отдел предоставляет отделу кадров канцелярские принадлежности, а отдел кадров выполняет встречное действие — представляет в хозяйственный отдел отчет об их использовании;
	односторонних действий. Например, все структурные подразделения организации представляют в финансовый отдел отчеты о расходовании средств, выделенных на содержание подразделения. В этом случае финансовый отдел не обязан совершать встречное действие по тому же вопросу.

По сути, эти виды действий отображают вертикальные и  горизонтальные связи между структурными подразделениями организации.

Что касается совместных и согласованных действий, то они  чаще всего формулируются как  функции и выносятся в соответствующий  раздел Положения. Более детально они  могут регламентироваться в специальных  локальных нормативных актах. Например, в приказе руководителя организации  о каком-то новом проекте может  подробно описываться участие каждого  из структурных подразделений в  этом проекте.

В разделе «Взаимодействие» Положения о структурном подразделении  основной акцент делается на регламентацию  встречных действий, а именно, на организацию передачи и получения  различной информации (управленческих решений и отчетов об их выполнении, статистических и аналитических  данных, проектов документов и заключений по ним и т.д.), односторонних действий в адрес функционального структурного подразделения.

Встречные действия обычно описываются по схеме «предоставление  — получение» или «передача —  получение» информации (устной и документированной) и материальных ценностей. Если связи  устойчивые, то в этом же разделе  по каждой связи можно определить периодичность и сроки предоставления и получения сведений, документов или ценностей.

Если совместные действия описываются в этом разделе Положения (а не в «Функциях»), то желательно указать, какой результат должен быть достигнут в результате этой совместной работы. Так, если в Положении  об отделе кадров указано, что он совместно  с отделом организации и оплаты труда, финансовым отделом и производственным подразделением разрабатывает систему  стимулирования труда работников производственного  подразделения, то в качестве результата такого взаимодействия может быть назван вполне конкретный документ, например, «Положение о стимулировании оплаты труда работников производственного  подразделения» (см. раздел «Функции»  настоящей статьи).

В том случае, если разрабатывается Положение о  структурной единице, входящей в  состав более крупного подразделения, то порядок определения взаимодействия усложняется за счет того, что необходимо определить несколько уровней горизонтальных и вертикальных связей. Например, в  Положении о бюро инвестиций финансового  отдела следует описать связи  с другими бюро финансового отдела, а также с иными структурными подразделениями (например, непосредственные связи с сектором корпоративного управления юридического отдела).

В этом разделе также  может быть описан порядок урегулирования разногласий, возникающих между  структурными подразделениями.

При разработке раздела  «Взаимодействие» необходимо руководствоваться  следующими правилами:

1	1.внимание следует уделять только устойчивым и постоянным связям между структурными единицами; не следует перегружать Положение описанием случайных и нерегулярных связей;
2	2.связи между структурными подразделениями, отображающие встречные действия, должны одинаково описываться в положениях о всех взаимодействующих структурных подразделениях;
3	3. в Положении описываются связи между структурными подразделениями, а не отдельными работниками. Поэтому, в первую очередь, необходимо ориентироваться на контакты между руководителями взаимодействующих подразделений. И только, если есть необходимость в регламентации взаимоотношений между конкретными исполнителями из разных подразделений, и по мнению разработчика Положения их нецелесообразно выносить в должностные инструкции, то в Положении необходимо определить, нужно ли исполнителю (работнику подразделения) санкционировать свои действия у непосредственного руководителя (например, получать разрешение), а также следует ли согласовывать свои действия с руководителем другого структурного подразделения (непосредственно или через своего руководителя).

Раздел «Взаимодействие» (он, кстати, может называться «Взаимоотношения»  или «Функциональные связи») оформляется  текстовым или табличным (матричным) способом. Последний способ оформления более наглядно и структурировано  отражает связи между структурными подразделениями.

Раздел 7. «Руководство»

Если такой раздел включается в Положение о структурном  подразделении, то в нем целесообразно  дать ответы на следующие вопросы:

7.1. Кто  осуществляет руководство подразделением? Этому вопросу может быть посвящен только один пункт, например:

«7.1. Руководство деятельностью  финансового отдела осуществляет начальник  финансового отдела».

или

«7.1. Финансовый отдел возглавляет  начальник финансового отдела».

В том случае, если общее  руководство подразделением осуществляет один из заместителей руководителя организации, то в Положении, например, указывается:

«7.1. Общее руководство  деятельностью отдела продаж осуществляет заместитель генерального директора  по коммерческим вопросам.

Неопосредственное руководство  деятельностью коммерческого отдела осуществляет начальник отдела».

По такой же модели описывается  руководство структурной единицей, входящей в состав более крупного структурного подразделения. Например, если отдел кадров входит в состав службы персонала, то в Положении  об отделе может указываться, что  общее руководство деятельностью  отдела осуществляет руководитель службы, а непосредственное — начальник  отдела кадров.

7.2. В  каком порядке осуществляется  назначение на должность руководителя  структурного подразделения и  освобождение от этой должности? Если порядок назначения простой, то формулировка может быть следующей:

«7.2. Назначение на должность  начальника отдела кадров и освобождение от должности осуществляется приказом генерального директора».

Если же изданию приказа  о назначении на должность предшествуют сложные процедуры (например, представление  одного из заместителей руководителя организации или избрание по конкурсу или избрание на должность, или утверждение  в должности), то эти процедуры  должны быть подробно описаны в Положении.

7.3. Каков  порядок замещения руководителя  структурного подразделения во  время его отсутствия? Прежде всего, здесь определяется, имеет ли руководитель структурного подразделения штатного заместителя или заместителей. Например:

«Начальник финансового  отдела имеет заместителя, назначаемого на должность и освобождаемого от должности приказом генерального директора  по представлению начальника финансового  отдела».

Если у руководителя один штатный заместитель, то в Положении  о структурном подразделении  описывается порядок передачи руководства  подразделением на случай отсутствия руководителя подразделения в связи  с временной нетрудоспособностью, пребыванием в командировке или  отпуске, пр. Если заместителей несколько, то описывается схема заместительства  с участием всех заместителей.

7.4. Какие  обязанности возложены на руководителя  структурного подразделения в  связи с руководством подразделением  и какими правами он наделен?

В этом пункте (пунктах) должны быть перечислены только те обязанности  и права руководителя структурного подразделения, которые непосредственно  связаны с руководством подразделением. Все иные обязанности и права  руководителя подразделения, в том  числе и как обычного исполнителя, должны быть вынесены в должностную  инструкцию. Разработка этого блока  вообще должна быть увязана со структурой должностных инструкций работников этого структурного подразделения. Если обязанности и права руководителя структурного подразделения планируется  подробно описать в должностной  инструкции, то в Положении о структурном  подразделении можно ограничиться общим описанием функционального  статуса и отсылкой к должностной  инструкции.

Раздел 8. «Ответственность»

Раздел «Ответственность»  желательно формулировать по принципу ретроспективной ответственности. Ретроспективная или негативная ответственность — это ответственность  за действия, не соответствующие правовым установлениям. Она выражается в  наборе санкций или мер юридической  ответственности за совершенные  действия.

Почему этот раздел Положения не рекомендуется конструировать по принципу позитивной ответственности? Так называемая позитивная ответственность  представляет собой возложение на субъекта (в данном случае — структурное  подразделение) обязанности решать определенные задачи и выполнять  определенные функции. Она обычно формулируется  следующим образом: «Начальник отдела отвечает за ...», «Начальник отдела несет  ответственность за ...», «Начальник отдела действует под свою ответственность».

Если раздел «Ответственность»  Положения будет сформулирован  по принципу позитивной ответственности, то это будет ничем иным, как  повтором функций только в других формулировках. Так, например, если будет  указано, что руководитель подразделения  отвечает за надлежащее и своевременное  выполнение подразделением возложенных  на подразделение функций, то с юридической  точки зрения это будет аналогичным  формулировке пункта 7.4.2 из вышеприведенного примера. Фактически в данном случае констатируется обязанность и готовность руководителя структурного подразделения  отвечать за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на подразделение. Но, по моему мнению, обязанностей и прав, которые перечислены  в соответствующих разделах Положения  и так достаточно.