Составление положения о структурном подразделении

Правила и принципы структурирования коммерческой организации, нормативы штатной численности  конкретного подразделения ее руководство  определяет самостоятельно. Однако при  этом следует учитывать тот факт, что дробление организационной  структуры на самостоятельные подразделения, состоящих из 2 — 3 единиц, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к  «размыванию» ответственности и  утрате контроля за деятельностью всех структурных единиц. Как уже отмечалось, самостоятельные подразделения, в свою очередь, могут быть разделены на более мелкие структурные подразделения. К таковым относятся:

а) секторы. Секторы (от лат. seco — разрезаю, разделяю) создаются в результате временного или постоянного деления более крупного структурного подразделения. Временное структурирование имеет место, когда в составе отдела для решения конкретной задачи или выполнения конкретного проекта выделяются два или более специалиста, возглавляемые главным или ведущим специалистом; после выполнения поставленной задачи сектор расформировывается. Основными функциями постоянного сектора является реализация конкретного направления деятельности основного подразделения или решение определенного круга вопросов. Например, в финансовом отделе в качестве постоянных могут создаваться сектор финансирования операционных расходов, сектор методологии и налогообложения, сектор финансирования инвестиций и кредитования, сектор бюро ценных бумаг и анализа; в качестве временного может быть создан сектор по реализации конкретного инвестиционного проекта;

б) участки. Эти структурные подразделения создаются по тому же принципу, что и постоянные секторы. Обычно они строго ограничены «зонами» ответственности — каждый участок отвечает за конкретное направление работы. Обычно деление структурного подразделения на участки — условное и не закрепляется в штатном расписании (или в структуре организации);

в) группы. Группы представляют собой структурные единицы, создаваемые по тем же принципам, что и секторы, участки — они объединяют специалистов для выполнения конкретной задачи или реализации конкретного проекта. Чаще всего группы носят временный характер, и их создание не отражается в общей структуре организации. Обычно группа действует в отрыве от других специалистов структурного подразделения, в составе которого она создана. Конкретное наименование подразделения обозначает основное направление деятельности выделенной структурной единицы. Существует несколько подходов к установлению наименований подразделений.

Прежде всего —  это наименования, которые в своем  составе содержат указание на вид  подразделения и на основную его  функциональную специализацию, например: «финансовый отдел», «экономическое управление», «рентгенодиагностическое отделение». Наименование может быть производным от наименований должностей главных специалистов, возглавляющих эти подразделения или курирующих деятельность этих подразделений, например, «служба главного инженера», «отдел главного технолога».

Наименование может  и не содержать указания на вид  подразделения. Например, «канцелярия, «бухгалтерия», «архив», «склад». Производственным подразделениям наименования присваиваются чаще всего по виду выпускаемой продукции или по характеру производства. В этом случае к обозначению вида подразделения присоединяется наименование производимой продукции (например, «колбасный цех», «литейный цех») или основная производственная операция (например, «цех по сборке кузовов автомобилей», «цех ремонта и реставрации»).

В том случае, если перед структурным подразделением ставятся задачи, соответствующие задачам  двух или более подразделений, то это отражается в наименовании —  например, «финансово-экономический  отдел», «отдел маркетинга и сбыта», и т.д. В законодательстве нет правил установления наименований структурных подразделений — как правило, организации присваивают их самостоятельно с учетом вышеизложенных правил. Ранее государственные предприятия руководствовались официально утверждаемыми штатными нормативами численности структурных подразделений, Единой номенклатурой должностей служащих (постановление Госкомтруда СССР от 09.09.1967 № 443) и Номенклатурой должностей управленческого персонала предприятий, учреждений и организаций (постановление Госкомтруда СССР, Госкомстата СССР и Минфина СССР от 03.06.1988). В настоящее время для определения наименования структурного подразделения целесообразно воспользоваться уже упоминавшимся Квалификационным справочником должностей руководителей, служащих и других специалистов, содержащим наименования руководителей общих для всех отраслей экономики подразделений (начальников отделов, заведующих лабораториями, др.). Кроме того, при решении этого вопроса также следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

 

3. Состав реквизитов Положения

Основными реквизитами  положения о структурном подразделении  как документа являются:

наименование организации;

наименование документа (в данном случае — Положение);

регистрационный номер;

заголовок к тексту (в данном случае он формулируется  как ответ на вопрос, о каком  структурном подразделении это  Положение, например: «О финансовом отделе», «Об отделе кадров»);

гриф утверждения.

Как правило, положения  о структурных подразделениях утверждаются руководителем организации (непосредственно  либо специальным распорядительным актом). Учредительными документами  или локальными нормативными актами организации право утверждать положения  о структурных подразделениях может  быть предоставлено иным должностным  лицам (например, заместителю руководителя организации по персоналу). В отдельных  организациях принято, что положения  о структурных подразделениях утверждаются органом, уполномоченным учредителями (участниками) юридического лица; текст; отметки о согласовании (если Положение в соответствии с принятыми в организации правилами подлежит внешнему согласованию, то проставляется гриф согласования, если только внутреннему — то визы согласования). Обычно проект Положения проходит только внутреннее согласование. Перечень структурных подразделений, с которыми он согласовывается, определяется организацией самостоятельно.

Далее - "Положение".

Проект Положения  о структурном подразделении  подлежит согласованию:

- с вышестоящим  руководителем (если подразделение  входит в состав более крупного  подразделения);

- с заместителем  руководителя организации, курирующим  деятельность подразделения в  соответствии с распределением  обязанностей между руководящими  работниками;

- с руководителем  службы персонала или иного  подразделения, осуществляющего  управление персоналом;

- с начальником  юридического или правового подразделения  либо с юристом организации.

Во избежание неточностей  в формулировках взаимоотношений  подразделения с другими структурными подразделениями, дубляжа функций  в положениях о разных структурных  подразделениях, желательно, чтобы  проект Положения был согласован с руководителями тех структурных  единиц, с которыми взаимодействует  подразделение. Если количество подразделений, с которыми должен быть согласован проект Положения, свыше трех, то визы согласования желательно оформить в  виде отдельного листа согласований.

Такой реквизит, как  дата издания может не проставляться, поскольку датой Положения фактически будет считаться дата его утверждения. Также может не указываться и  номер, поскольку для каждого  структурного подразделения разрабатывается  свое Положение.

Текст Положения может  быть структурирован на разделы и  подразделы. Наиболее простой является структуризация на разделы:

1.«Общие положения».

2.«Цели и задачи».

3.«Функции». 
4. «Права».

Более сложной является структура, в которой к вышеперечисленным  разделам добавляются разделы:

«Структура и штатная  численность»;

«Руководство (управление)»;

«Взаимодействие»;

«Ответственность».

Еще более сложной  является структура, в которую включаются специальные разделы, посвященные  условиям работы подразделения (рабочему режиму), вопросам контроля и проверки деятельности структурного подразделения, оценки качества выполнения подразделением своих функций, имущества структурного подразделения.

Раздел 1. «Общие положения»

В данном разделе Положения  отражаются следующие вопросы:

1.1. Место подразделения  в структуре организации

Если в организации  существует такой документ, как «Структура организации», то место подразделения  определяется на его основании. Если такого документа нет, то в Положении  указывается место подразделения  в системе управления организацией, а также описывается, что собой  представляет это структурное подразделение  — самостоятельную единицу или  единицу, входящую в состав более  крупного структурного подразделения. В том случае, если наименование подразделения не позволяет определить вид подразделения (например, архив, бухгалтерия), то в Положении желательно указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, департамента, пр.).

1.2. Порядок создания  и ликвидации подразделения

Как правило, структурное  подразделение в коммерческой организации  создается по приказу руководителя организации по его единоличному решению или во исполнение решения, принятого учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченного  ими органа. Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации  факта создания структурного подразделения.

В этом же пункте определяется порядок ликвидации подразделения: кем принимается такое решение  и каким документом оно оформляется. Если работодатель устанавливает в  своей организации особые правила  ликвидации подразделения, то здесь  же целесообразно описать процедуру  ликвидации (привести перечень ликвидационных мероприятий, сроки их проведения, порядок  выплаты работникам компенсаций). Если в организации применяются общие  правила сокращения штата работников организации, то в данном пункте Положения  достаточно ограничиться отсылкой к  соответствующим статьям Трудового  кодекса РФ.

Крайне нежелательно использовать понятие «упразднение структурного подразделения», так как  под упразднением понимается прекращение  деятельности структурного подразделения  не только в результате ликвидации подразделения, но и в результате его преобразования в иное. Однако, поскольку этот вопрос все же желательно урегулировать, то в Положении необходимо предусмотреть порядок изменения  статуса структурного подразделения (его слияния с другим подразделением, преобразования в иной вид подразделения, выделения из его состава новых  структурных подразделений, присоединения  подразделения к иному подразделению).

1.3. Подчиненность  структурного подразделения

В данном пункте указывается, кому подчиняется структурное подразделение, то есть какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство деятельностью  подразделения. Как правило, технические  подразделения подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные — заместителю директора по производственным вопросам; планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения — заместителю  директора по коммерческим вопросам. При таком распределении ответственности между руководящими работниками непосредственно руководителю организации может подчиняться канцелярия, юридический отдел, отдел по связям с общественностью и иные административные подразделения.

Если структурное  подразделение входит в состав более  крупного подразделения (например, отдел  в составе управления), то в Положении  указывается, кому (наименование должности) функционально подчиняется это  подразделение.

1.4. Основополагающие  документы, которыми руководствуется  подразделение в своей деятельности

Помимо решений  руководителя организации и общих  локальных нормативных актов  организации, в Положении перечисляются  специальные локальные нормативные  акты (например, для канцелярии —  Инструкция по делопроизводству в организации, для отдела кадров — Положение  о защите персональных данных работников), а также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (например, для  бухгалтерии — Федеральный закон  «О бухгалтерском учете», для отдела по защите информации — Федеральный  закон «Об информации, информатизации и защите информации»).

Конструкция этого  пункта Положения может быть следующей:

 

«1.4. Отдел осуществляет свою деятельность на основе: _____________________________»

(наименование документов)

или

«1.4. В своей деятельности отдел руководствуется:

1.4.1.___________________________________________________________________

1.4.2.__________________________________________________________________»

или

«1.4. При решении  своих задач и выполнении своих  функций отдел руководствуется:

1.4.1.___________________________________________________________________.

1.4.2.__________________________________________________________________»

1.5. Иное

В Положении о структурном  подразделении могут приводиться  иные сведения, определяющие статус подразделения. Так, например, здесь может быть указано  место нахождения структурного подразделения.

В этом же разделе Положения  может приводиться перечень основных терминов и их определений. Целесообразно  это делать в положениях о структурных  подразделениях, выполняющих специфические  функции, и в штат которых входят специалисты, выполняющие обязанности, не связанные с основными задачами подразделения (например, в Положении  об отделе по защите информации желательно дать пояснения, что понимается под  «утечкой информации», «объектом информации», «противодействием» и т.д.).

Кроме того, в раздел «Общие положения» можно вынести  и иные вопросы, которые будут  рассмотрены далее в составе  других разделов Положения о структурном  подразделении.

Раздел 2. «Структура и штатная численность  подразделения»

Данным разделом Положения  о структурном подразделении  определяются:

2.1. Структура  подразделения.

Если структурное  подразделение само разделено на структурные единицы, то в Положении  необходимо отобразить его внутреннюю структуру и указать порядок  ее формирования.

Первоначальное предложение  о «дроблении» структурного подразделения  обычно исходит от его руководителя. Затем оно согласовывается с  отделом организации и оплаты труда, отделом кадров, иными подразделениями  и представляется на утверждение  либо руководителю организации, либо его  заместителю, курирующему деятельность подразделения или осуществляющему  функциональное руководство этим подразделением. Инициатива структурирования подразделения  также может идти «сверху» — напрямую от руководителя организации или  его заместителей.