Организация служб делопроизводства на предприятии

│дополняться  для каждого работника.                                       │

│    2.2.2.  Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется│

│в двух экземплярах. Один  экземпляр  передается  работнику  под расписку,│

│другой хранится работодателем  в отделе  кадров  до передачи  на хранение│

│в архив. Если условие ознакомления и росписи  включено в  текст  трудового│

│договора, дополнительный регистрационный журнал вести нет необходимости. │

│    2.2.3.   Со   стороны  работодателя  трудовой  договор  подписывается│

│генеральным  директором  организации,  а  во  время его отсутствия лицом,│

│получившим соответствующие полномочия.                                   │

│    2.2.4.  Трудовой  договор  оформляется  в срок не позднее трех дней со│

│дня  фактического допущения работника  к выполнению трудовых обязанностей. │

│    2.2.5.   После   подписания   сторонами   трудовой  договор  подлежит│

│обязательной регистрации в журнале учета  трудовых договоров.             │

│    2.3.  Трудовой  договор  является  основанием  для  издания приказа  о│

│приеме работника на работу.  После составления, подписания и  регистрации│

│трудового  договора сотрудник  кадровой службы составляет приказ о приеме│

│на работу.                                                               │

│    2.3.1. Приказ  о  приеме  на  работу оформляется  по  унифицированной│

│форме  Т-1, утвержденной  Постановлением  Госкомстата России от 05.01.2004│

│N 1 "Об утверждении унифицированных  форм первичной  учетной документации│

│по учету  труда и его оплаты".                                            │

│    2.3.2. Приказ о приеме на работу подписывается генеральным директором│

│организации,   а  в  его  отсутствие  лицом,  получившим  соответствующие│

│полномочия.                                                              │

│    2.3.3.   Приказ   о   приеме  обязательно  регистрируется  в  журнале│

│регистрации  приказов о приеме, переводе и увольнении работников.         │

│    2.3.4. С подписанного и зарегистрированного  приказа специалист отдела│

│кадров снимает копию и подшивает  в личное дело работника.                │

│    2.3.5.  Оригиналы  приказов  формируются специалистом отдела кадров в│

│дела  и  хранятся  в  отделе  кадров организации до момента их передачи в│

│архив.                                                                   │

│    2.4.  На  основании  приказа  о  приеме  на  работу вносятся записи в│

│трудовую книжку работника.                                               │

│    2.4.1.  Работникам, поступающим на работу впервые, заводятся трудовые│

│книжки  нового  образца, утвержденного Постановлением Правительства РФ от│

│16.04.2003  N  225  "О трудовых  книжках".  Остальным сотрудникам записи│

│заносятся  в прежние трудовые книжки.                                     │

│    2.4.2.   Трудовые   книжки   заполняет   специалист   отдела  кадров,│

│ответственный  за учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек. Приказ│

│о назначении ответственного за ведение, хранение и  выдачу трудовых книжек│

│и вкладышей  к ним.                                                       │

│    2.4.3.  Трудовые книжки работников ведутся  в порядке, предусмотренном│

│Инструкцией  по  заполнению  трудовых книжек, утвержденной Постановлением│

│Минтруда России от 10.10.2003 N 69.                                      │

│    2.4.4.  Специалист  отдела  кадров  вносит  сведения  о  владельце  и│

│реквизитах  трудовой  книжки  в  книгу  учета  движения трудовых книжек и│

│вкладышей  в  них, а также расписывается  в получении на хранение трудовой│

│книжки работника.                                                        │

│    2.4.5.   Трудовые  книжки  хранятся  в  отделе  кадров  в сейфе или│

│запираемом шкафу.                                                        │

│    2.5.  С  каждой  вносимой в трудовую книжку записью специалист отдела│

│кадров обязан ознакомить ее владельца под  расписку в его личной карточке.│

│    2.5.1.  Личная  карточка  оформляется  по  унифицированной форме Т-2,│

│утвержденной   Постановлением  Госкомстата  России  от 05.01.2004 N 1 "Об│

│утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по  учету│

│труда  и его оплаты".                                                     │

│    2.5.2. Личная карточка заполняется в  одном экземпляре и подписывается│

│специалистом отдела кадров, а также работником, принятым на работу.      │

│    2.5.3.   Личные  карточки  хранятся  в  отделе  кадров  в сейфе или│

│запираемом шкафу.                                                        │

│    2.6.  После  документального  оформления  приема  работника на работу│

│оформляется  его личное дело.                                             │

│    2.6.1.  В состав документов личного дела работников входят следующие│

│документы:                                                               │

│    - внутренняя опись документов дела;                                  │

│    - анкета;                                                            │

│    - копия приказа о приеме на работу;                                  │

│    - копии документов об образовании;                                   │

│    - характеристики и рекомендательные письма;                          │

│    - трудовой договор;                                                  │

│    - справки о состоянии здоровья;                                      │

│    - фотографии.                                                        │

│    2.6.2.   В   дальнейшем  в личное  дело  в хронологическом порядке│

│подшиваются  документы:                                                   │

│    -  личные  заявления  работника  (в  том  числе о переносе очередного│

│отпуска);                                                                │

│    -   копии   документов,   подтверждающих   получение  дополнительного│

│образования;                                                             │

│    -  копии  приказов  о  переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях│

│работника;                                                               │

│    - отзывы должностных лиц о работнике.                                │

│    2.6.3.   Личные   дела  содержат  информацию  о  персональных  данных│

│работника  и хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности.│

│Личные     дела     работников    хранятся    75    лет,    руководителей│

│организации - постоянно.                                                 │

│                                                                         │

│    3. Порядок оформления увольнения с работы                            │

│    1. Документы, необходимые для оформления увольнения с работы         │

│    Увольнение с работы оформляется  следующим комплексом документов:     │

│    1.1. Перечень необходимых документов:                                │

│    -   заявление   работника,   составленное   от   руки,  с  резолюцией│

│руководителя  (заявление  составляется  не  всегда,  а  в  зависимости от│

│обстоятельств, послуживших причиной для прекращения  трудовых отношений); │

│    - обходной лист;                                                     │

│    - приказ об увольнении;                                              │

│    - трудовая книжка;                                                   │

│    - личная карточка;                                                   │

│    - личное дело.                                                       │

│    1.2.   Форма   обходного  листа  утверждается  приказом  руководителя│

│организации  и  может  индивидуально  дополняться  для каждого работника.│

│Сотрудник    отдела   кадров   выдает   работнику   обходной   лист   для│

│самостоятельного сбора подписей должностных лиц.                         │

│    1.3. Перечень необходимых регистрационных  форм:                      │

│    - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;            │

│    - журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении.        │

│                                                                         │

│    2. Порядок и сроки оформления документов                             │

│    2.1.  При  увольнении  работника  в связи с истечением срока действия│

│срочного   трудового   договора  (ст. 79  ТК  РФ)  работник  должен  быть│

│предупрежден в письменной форме не менее чем  за три дня до увольнения.   │

│    2.2.  Трудовой  договор  может  быть расторгнут по соглашению сторон в│

│любое  время (ст. 78 ТК РФ). Необходимо оформить соглашение о расторжении│

│трудового  договора.                                                      │

│    2.3. Сотрудник отдела кадров начинает оформление увольнения работника│

│с работы по составлению приказа.                                         │