Организация служб делопроизводства на предприятии

- контролировать  исполнение документов и поручений  руководства, принимать меры, направленные  на своевременное и качественное  исполнение документов и поручений;

- обеспечивать  оперативную связь со сторонними  организациями и отдельными гражданами  по вопросам текущей деятельности  организации;

- вести  прием посетителей;

- по  указанию генерального директора  вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов;

- вести  кадровое делопроизводство*(2), а  именно:

а) оформлять  приказы по личному составу;

б) вести  личные карточки формы Т-2;

в) вести  трудовые книжки работников;

г) оформлять  трудовые договоры и изменения к  ним;

д) оформлять командировочные документы;

е) заполнять  листки нетрудоспособности;

ж) вести  табель учета рабочего времени;

з) выдавать справки о трудовом стаже и  зарплате;

- выполнять  машинописные и копировально-множительные  работы;

- проводить  ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;

- выполнять  поручения руководства в пределах  своей компетенции.

4. Права

     Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать  у руководителей подразделений  необходимые материалы, а также  объяснения о том, почему задания и поручения руководства не были выполнены в срок.

4.2. Рассматривать  документы и направлять их  на исполнение руководителям  и специалистам организации.

4.3. Требовать  от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением  установленных правил их составления и оформления.

4.4. Визировать  документы по управленческой  деятельности в рамках своей  компетенции.

4.5. Вносить  на рассмотрение руководства  предложения о том, как можно  улучшить документационное обеспечение  деятельности организации и усовершенствовать методы управленческого труда.

4.6. Требовать  от руководства создания нормальных  условий для выполнения служебных  обязанностей и сохранности всех  документов, образующихся в деятельности  организации.

4.7. Работать  с документами, имеющими гриф "Коммерческая тайна" или  "Конфиденциально".

4.8. Принимать  решения в пределах своей компетенции.

5. Ответственность

     Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Ненадлежащее  качество документов, предоставляемых на подпись руководству организации.

5.2. Небрежное  отношение к регистрации, ведению  и хранению документов.

5.3. Разглашение  сведений, имеющих гриф "Коммерческая  тайна" или "Конфиденциально".

5.4. Нечеткое  и несвоевременное выполнение  должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора  от 31 марта 2005 г. N 18. 
 
 

 

     Начальник отдела кадров                          А.А. Петренко

---------------------------------------- ---------- ---------------------

(руководитель  структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи)

 

     19.05.2005

 

     Юрисконсульт                                   О.Л. Ивантеева

                                         ---------- ---------------------

                                          (подпись) (расшифровка подписи)

     19.05.2005

 

     С настоящей инструкцией ознакомлена.

     Один экземпляр получила на  руки и обязуюсь хранить на  рабочем месте

 

                                                    А.Д. Терехова

                                         ---------- ---------------------

                                          (подпись) (расшифровка подписи)

     20.05.2005

 

     М.П.

 

     Оборот последнего листа

 

     В  данной  должностной  инструкции  пронумеровано,    прошнуровано  и

заверено  печатью шесть листов.

 

     Генеральный директор                               О.Ю. Игнатов

                                           ----------   ---------------

     20.05.2005          (подпись)

  
 
 
 
 
 

                                                                                                        

                                                                                                                                                   Приложение 4 
 

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВОГО УЧЕТА

И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 

    Раздел I. Общие положения

    1.1. Под кадровым обеспечением предприятия  понимается целенаправленная, упорядоченная  деятельность по полному и  своевременному комплектованию подразделений и служб предприятия необходимым количеством работников требуемых специальностей и квалификации.

    1.2. Решение задач кадрового обеспечения  предприятия возлагается на штатную  службу управления персоналом (СУП), организационно входящую в управление предприятия. В свою очередь отдел кадрового учета и делопроизводства (ОКУиД) является структурным подразделением службы персонала.

    1.3. Непосредственное руководство отделом  кадрового учета и делопроизводства  осуществляет его начальник. Начальник ОКУиД является прямым начальником для всех сотрудников отдела. Он в свою очередь подчиняется заместителю генерального директора предприятия по управлению персоналом - начальнику службы управления персоналом и является его заместителем по вопросам учета кадров и организации кадрового делопроизводства.

    1.4. Нормирование труда сотрудников  отдела учета и кадрового делопроизводства, постановка задач, расчет общей  численности и загрузки осуществляются  на основе действующих "Единых  норм времени и выработки...", инв. N...

    1.5. Условия труда сотрудников отдела  кадрового учета и делопроизводства, организация их рабочих мест  определяются и регулируются  в соответствии с действующими  внутриотраслевыми стандартами,  санитарными нормами, инв. N...

    1.6. Деятельность сотрудников отдела кадрового учета и делопроизводства регламентируется соответствующими должностными инструкциями. Разработка должностных инструкций осуществляется заместителем начальника отдела кадрового учета и делопроизводства на основе квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам. Их подписывает начальник ОКУиД, а утверждает - заместитель генерального директора по управлению персоналом. Должностные инструкции подлежат переработке в случае изменений в задачах отдела или содержании обязанностей его сотрудников, но не реже чем один раз в 5 лет.

    1.7. В своей работе отдел кадрового  учета и делопроизводства руководствуется  настоящим положением, законодательными  и нормативно-правовыми актами  органов государственной власти, распорядительными документами вышестоящих органов управления и предприятия, а также иными действующими руководящими документами по вопросам документационного обеспечения управления.

    1.8. Для обеспечения повседневной  деятельности отдел кадрового  учета и делопроизводства имеет круглую печать с обозначением своего полного и сокращенного наименования и указанием на принадлежность к предприятию (на правах одного из ее структурных подразделений), а также необходимые штампы, используемые в строгом соответствии с предназначением. 

    Раздел II. Структура и  состав отдела кадрового  учета и делопроизводства

    2.1. Организационно-штатная структура  и численный состав отдела  кадрового учета и делопроизводства  определяются исходя из содержания  и объема возлагаемых на него  задач и утверждаются решением генерального директора по представлению заместителя генерального директора предприятия по управлению персоналом. Изменения в организационно-штатной структуре и численном составе отдела производятся приказом генерального директора о введении в действие нового штатного расписания (организационной структуры) отдела.

    2.2. В целях обеспечения эффективной  работы отдела кадрового учета  и делопроизводства в его организационно-штатную  структуру включены: группа документационного  обеспечения управления персоналом, группа кадрового учета и делопроизводства.

    2.3. Численный состав сотрудников  распределяется по категориям (руководители, специалисты, исполнители) исходя  из содержания и объема задач,  возлагаемых на отдел кадрового  учета и делопроизводства. 

    Раздел  III. Цели и задачи деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства

    3.1. Целью деятельности отдела кадрового  учета и делопроизводства является  организационно-документационное обеспечение  кадровой работы на предприятии.

    3.2. Для реализации цели своего предназначения отдел кадрового учета и делопроизводства решает следующие основные задачи:

    1) оформление приема, перевода и  увольнения работников в соответствии  с трудовым законодательством,  положениями, инструкциями и приказами  руководителя предприятия;

    2) организация и ведение учета личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

    3) хранение и заполнение трудовых  книжек работников;

    4) ведение установленной документации  по кадрам;

    5) формирование банка данных о  персонале предприятия, его своевременное пополнение, оперативное предоставление необходимой информации пользователям;

    6) подготовка материалов для представления  персонала к поощрениям и награждениям;

    7) подготовка документов по пенсионному  страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения;

    8) соблюдение порядка трудоустройства  и переобучения высвобождающихся  работников, предоставления им льгот  и компенсаций, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;

    9) организация табельного учета;

    10) составление и выполнение графиков  отпусков;

    11) контроль за состоянием трудовой  дисциплины в подразделениях  предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;

    12) статистика и анализ текучести  кадров по видам причин;