Организация служб делопроизводства на предприятии

    13) обновление научно-методического  обеспечения кадровой работы, ее  материально-технической и информационной  базы;

    14) методическое руководство и координация деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия;

    15) автоматизация рабочих мест работников  службы управления персоналом  предприятия и внедрение современных  методов управления кадрами с  использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры";

    16) контроль исполнения документов  по кадрам;

    17) участие в разработке предложений  по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь  рабочего времени;

    18) составление установленной отчетности  по учету личного состава и работе с кадрами.

    3.3. В зависимости от изменений  в направленности и содержании  кадровой политики предприятия  могут уточняться и задачи, решаемые  отделом кадрового учета и  делопроизводства. 

    Раздел IV. Организация управления отделом кадрового учета и делопроизводства

    4.1. Общая организация управления  отделом кадрового учета и  делопроизводства возлагается на  начальника службы управления  персоналом предприятия. Непосредственное  руководство работой отдела кадрового  учета и делопроизводства осуществляет руководящий состав отдела.

    4.2. К руководящему составу отдела  кадрового учета и делопроизводства  относятся его начальник, руководитель  группы документационного обеспечения  управления персоналом - заместитель  начальника ОКУиД по вопросам  документационного обеспечения управления персоналом, руководитель группы кадрового учета и делопроизводства - заместитель начальника ОКУиД по вопросам кадрового учета и делопроизводства.

    4.3. Управление повседневной деятельностью  отдела кадрового учета и делопроизводства осуществляется начальником отдела путем отдачи устных и письменных распоряжений (указаний) своим подчиненным. При этом, как правило, распоряжения поступают от начальника службы управления персоналом предприятия к начальнику отдела кадрового учета и делопроизводства, а от него - заместителям - руководителям соответствующих групп.

    4.4. При необходимости руководящий  состав отдела кадрового учета  и делопроизводства должен уметь  организовать управление работой  отдела в оперативном режиме, предполагающем сокращение привычных сроков выполнения задач. Последнее достигается на основе параллельного метода управления. 

    Раздел V. Организация взаимодействия отдела кадрового учета и делопроизводства

    5.1. Взаимодействие отдела кадрового  учета и делопроизводства с другими подразделениями, службами и должностными лицами предприятия предполагает согласованность выполнения определенных действий (операций, процедур и т.п.) в части кадрового учета и делопроизводственного обеспечения деятельности по управлению персоналом предприятия.

    5.2. Организационное взаимодействие  достигается на основе согласования  выполнения кадровых мероприятий  по срокам, продолжительности и  месту их осуществления.

    5.3. Документационное взаимодействие  достигается на основе согласования  порядка исполнения документов.

    5.4. Отдел кадрового учета и делопроизводства  в процессе своей деятельности  взаимодействует:

    1) со всеми подразделениями предприятия  - по вопросам контроля за организацией  первичного учета кадров, ведения  табельного учета, организации аттестации персонала и др. вопросам документационного обеспечения работы с персоналом;

    2) с юридической службой - по  правовым вопросам, возникающим  при ведении кадрового учета  и организации кадрового делопроизводства;

    3) с подразделениями службы управления персоналом - по всем кадровым вопросам, регламентируемым трудовым законодательством РФ;

    4) с планово-экономической службой  предприятия - по вопросам планирования  численности, составления, ведения  и сдачи статистической отчетности  по кадровому составу предприятия;

    5) с финансово-экономической службой  - по вопросам финансово-экономической  деятельности подразделения;

    6) со службой материально-технического  обеспечения и административно-хозяйственного  обслуживания - по вопросам материально-технического  обеспечения деятельности подразделения и хозяйственного обслуживания;

    7) с техническим отделом IT-службы - по вопросам технического обслуживания  ПК и средств оргтехники подразделения,  а также обеспечения программными  средствами для ведения учета  и делопроизводства по кадрам предприятия. 

    Раздел VI. Организация обеспечения отдела кадрового учета и делопроизводства

    6.1. Обеспечение деятельности отдела  кадрового учета и делопроизводства  техническими, материальными и иными  средствами осуществляется в  соответствии с единым порядком всестороннего обеспечения деятельности, установленным на предприятии.

           6.2. Выполнение мероприятий по обслуживанию оргтехники отдела кадрового учета и делопроизводства, обеспечению защиты служебной информации от несанкционированного доступа возлагается на соответствующие службы предприятия 

    Раздел VII. Полномочия отдела кадрового учета  и делопроизводства

    Сотрудники  отдела кадрового учета и делопроизводства в пределах своей компетенции  вправе:

    7.1. Запрашивать у руководителей  подразделений, служб предприятия необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений о целесообразности предполагаемых кадровых перестановок.

    7.2. Требовать при приеме на работу и в других установленных случаях представления соответствующих документов и материалов (трудовых книжек, копий дипломов об образовании и др.).

    7.3. Давать разъяснения и рекомендации  по вопросам, входящим в компетенцию  отдела.

    7.4. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

    7.5. Вносить на рассмотрение руководства  предприятия предложения по вопросам  кадровой работы.

    7.6. Вести переписку по вопросам  подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия. 

    Раздел VIII. Ответственность  отдела кадрового  учета и делопроизводства

    8.1. Отдел кадрового учета и делопроизводства  несет коллективную ответственность за:

    - своевременное, полное и качественное  выполнение задач, возложенных  на отдел;

    - соблюдение требований нормативно-правовых  документов, регламентирующих вопросы  кадрового учета, ведения делопроизводства, архивного дела, кадровой работы.

    8.2. Индивидуальная (персональная) ответственность  работников отдела устанавливается  должностными инструкциями. 

    Раздел X. Заключительные положения

    10.1. Изменения, дополнения и уточнения  к настоящему положению подготавливаются  заместителями начальника отдела кадрового учета и делопроизводства, в необходимых случаях согласовываются с другими должностными лицами предприятия и представляются начальником отдела на рассмотрение заместителю генерального директора предприятия по управлению персоналом. Основанием для внесения соответствующих изменений в текст настоящего положения служит письменное распоряжение заместителя генерального директора по управлению персоналом.

    10.2. Настоящее положение подлежит  пересмотру не реже одного  раза в 5 лет. В необходимых случаях в документ могут быть внесены изменения и дополнения. Оформление положения об отделе кадрового учета и делопроизводства предприятия выполняется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и Типовой инструкции по кадровому делопроизводству. 
 

                                                                                                 Приложение 5 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│         ________________________________________________________        │

│                       Наименование организации                          │

│                                                                         │

│                                           Утверждаю                     │

│                                           Генеральный директор          │

│                                           _______________________ Ф.И.О.│

│                                                                         │

│                                           "___" ________________ года   │

│                                                                         │

│                              Инструкция                                 │

│                 по ведению кадрового  делопроизводства                   │

│                                                                         │

│                             Место издания                               │

│                              Год издания                                │

│                                                                         │

│    1. Общие положения                                                   │

│    1. Настоящая Инструкция:                                             │

│    1.1.  Разработана  в  соответствии  с  действующим  законодательством│

│Российской  Федерации  в  области трудового  права и нормативными актами в│

│области  организации делопроизводства.                                    │

│    1.2.   Составлена   в  целях  совершенствования  работы  с  кадровыми│

│документами,   повышения   качества   подготовки   кадровых   документов,│

│упорядочения и оптимизации кадрового документооборота в организации.     │

│    1.3.   Предназначена   для  установления  единого  порядка  работы  с│

│кадровыми  документами в организации.                                     │

│    2.  Ответственность за ведение  кадрового делопроизводства, соблюдение│

│установленных  правил  работы,  сроков  оформления и сохранность кадровых│