4.1.5. Документы  целесообразно регистрировать в  организации один раз:поступающие  - в день поступления, создаваемые  - в день утверждения или подписания.

Регистрация поступающих  и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно в местах создания и исполнения документов. Например, снабженческая документация - в управлении (отделе) снабжения, протоколы и решения (постановления) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем министерства, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им - в службе документационного обеспечения управления.

Письма регистрируются в службе ДОУ или в структурных  подразделениях министерства в зависимости  от адресата.

Место регистрации  документа закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Документы регистрируются на карточках или на машинных носителях. 

4.1.6. Автоматизированная  регистрация документов производится  децентрализованно в местах регистрации  документов на автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах обработки информации. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры индекса. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки (" твердая копия" ), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения. 

4.2. Построение  поисковой системы 

4.2.1. Поисковые  системы (традиционные карточные  и автоматизированные) строятся  на основе регистрационных карточек  или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых  системах). Поиск дел может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел . 

4.2.2. При традиционной  карточной регистрации печатается  необходимое количество экземпляров  карточек, которые могут составлять  следующие картотеки:справочные, контрольные,  кодификационные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности. 

5. Контроль исполнения  документов 

5.1. Задачи контроля  исполнения 

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы.

Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные  исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется группой контроля службы документационного обеспечения управления министерства. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, снабженческой, финансовой и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях ответственными за документационное обеспечение управления. 

5.2. Сроки исполнения  документов 

5.2.1. Сроки исполнения  документов исчисляются в календарных  днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. 

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции  руководителя.

Изменение срока  исполнения производится лицом, установившим этот срок. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения  вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или министерство (организация) - автор документа. 

5.2.2. Документ  считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

На документе  и в регистрационных формах проставляется  отметка об исполнении , подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. 
 

6. Работа исполнителей  с документами 

6.1. Руководители  структурных подразделений организации  обеспечивают оперативное рассмотрение  документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов. 

6.2. При рассмотрении  документов руководитель подразделения  выделяет документы, требующие  срочного исполнения. Документы,  присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

Исполнитель получает документы в день их регистрации  или на следующий день в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения.

Срочные документы  передаются немедленно.

При необходимости  размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования. 

6.3. Исполнение  документа предусматривает:сбор  и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа,  его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством министерства или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров  документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку . 

7. Составление  номенклатур дел 

7.1. Номенклатура  дел - систематизированный перечень  заголовков (наименований) дел, заводимых  в организациях, с указанием сроков  их хранения, оформленный в установленном порядке. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                            Приложение 3

 
Должностная инструкция cекретаря-референта

 

____ООО «Инсстрой»____________

 (наименование учреджения, организации) 

 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ  УТВЕРЖДАЮ

                                    Директор  предприятия 

                                    (директор, иное должностное                                                  

       лицо

                                    ______________________________

 19.05.2009г.            № 13         уполномоченное утверждать 

 Секретаря-референта   должностную инструкцию)

                                                           

                                      __________   О.Ю.Игнатов

                                     (подпись)(фамилия,инициалы) 

                                    19.05.2009г.

 
     1. Общие положения

     1.1. Секретарь-референт относится к  категории специалистов.

     1.2. На должность секретаря-референта  назначаются лица с высшим, средним  специальным образованием и стажем  работы не менее 1 года или  без стажа, но при условии  прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

     1.3. Секретарь-референт назначается  на должность и освобождается  от должности приказом генерального  директора по представлению менеджера  по персоналу.

     1.4. Секретарь-референт подчиняется  непосредственно генеральному директору.

     1.5. В своей деятельности секретарь-референт  руководствуется:

- законодательными  актами РФ;

- уставом  организации;

- положениями  о подразделениях организации;

- приказами  (распоряжениями) руководства организации;

- нормативно-методическими  материалами по организации делопроизводства;

- настоящей  должностной инструкцией.

     1.6. Секретарь-референт должен знать:

- структуру  организации, направление ее деятельности;

- фамилии  руководителей структурных подразделений,  фамилии руководителей вышестоящей  организации, основные организации-партнеры и их руководство;

- государственные  стандарты по оформлению управленческих  документов;

- положения,  инструкции, иные нормативные документы  и методические рекомендации  по ведению делопроизводства;

- организацию  труда руководителей;

- машинопись;

- правила  эксплуатации компьютера и другой  офисной техники;

- основы  этики и эстетики, правила делового  общения;

- основы  трудового законодательства;

- правила  и нормы охраны труда, техники  безопасности, производственной санитарии  и противопожарной защиты;

- перспективы  развития организации, ее финансово-хозяйственной  деятельности.

     1.6. Секретарь-референт должен уметь:

- составлять  деловые письма, проекты распорядительных  документов, вести протоколы совещаний;

- пользоваться  средствами связи и организационной техникой;

- работать  на компьютере в операционной  среде Windows;

- пользоваться  Интернетом и электронной почтой;

- вести  деловые переговоры.

     1.7. Во время отсутствия секретаря-референта  (болезнь, отпуск и т.д.) его  обязанности выполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, которое приобретает права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.  

                                                  2. Функции

     2.1. На секретаря-референта возлагаются  следующие функции:

- информационно-справочное  обслуживание организации и документационное  обеспечение ее деятельности;

- документирование  деятельности совещательных органов  организации;

- организационное  обеспечение деятельности руководства;

- ведение  кадровой документации и кадрового учета*(1).

3. Должностные обязанности 

  3.1. Секретарь-референт обязан:

- принимать,  учитывать, регистрировать документы,  контролировать их исполнение, обеспечивать  надлежащее хранение документов;

- контролировать  качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации;