Организация и управление документооборотом в корпорации (на примере Уфимского филиала ОАО “УРСА Банк”)

Таблица 10

Базы данных по контролю

№ п/п	№ док-та	Дата док-та	Вид док-та	Краткое содержание	Испол-нитель	Срок испол-нения	Ход испол-нения	Отметка о снятии с  контроля
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

Сотрудниками Общего отдела осуществляются следующие операции:

–  формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

– напоминание подразделению-исполнителю  о сроке исполнения;

– получение информации о ходе и результатах исполнения;

– занесение в базу данных информацию о ходе и результатах  исполнения контролируемого документа [29];

– регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах  исполнения;

           – снятие документов с контроля  по указанию руководителя.

После указания руководителя ОАО «УРСА Банк» о постановке документа на контроль секретарь  просматривает его, ставит штамп  красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву  «К». Затем заносит номер этого  документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

 Затем снимает копию  для исполнителя и подшивает  в папку с текущими документами,  поставленными на контроль. Сроки  подготовки, представления и типовые  сроки исполнения должны быть  закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются  в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших  из других организаций - с даты их поступления [48,21].

Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный директор.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые  сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной  базе в компьютере. На самом документе  отметка о снятии с контроля, надпись  «В дело» с подписью и датой, проставляемой  в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.

Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные  руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад  руководителю для принятия экстренных мер.

В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется  на общих основаниях.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

Недостатком существующего  порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов Компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны  обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это  приводит к дублированию ввода информации документов.

Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел - систематизированный  перечень заголовков дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел - это  классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска [48,14].

Несмотря на то, что  ОАО «УРСА Банк» существует несколько  лет, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел.   В  настоящее время начальником  Общего отдела ведется работа по сбору информации для составления номенклатуры дел.

При ее составлении учитываются  требования, предъявляемые нормативно-методическими  документами - Государственной системой документационного обеспечения  управления, Основными правилами  работы ведомственных архивов, Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения о структурных подразделениях Компании, штатное расписание, перспективные  и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную форму  номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• название вида документа;
• место составления;
• на какой год;
• название разделов;
• гриф утверждения;
• гриф подписания.

Быстрый поиск и использование  документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка  в дела в соответствии  с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся  к одному вопросу или участку  деятельности, помещенных в отдельную  обложку [48,15].

 Формирование дел  - группировка исполненных документов  в дела в соответствии с  номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

В ОАО «УРСА Банк» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты  и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Формирование дел руководства  Компании проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в  структурных подразделениях ОАО  «УРСА Банк» занимаются сотрудники Общего отдела. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.

Анализируя работу секретаря-референта  Генерального управления по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:

• папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;
• для приложений к документам сформирована отдельная папка;
• документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;
• в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;
• в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ОАО «УРСА Банк»  необходимо соблюдать  следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно  оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Дела Компании подлежат оформлению при их заведении и  по завершении года. Оформление дел  включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками Общего отдела.

В зависимости от сроков хранения сотрудниками Общего отдела проводится полное или частичное  оформление дел. Дела постоянного, долговременного  хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих  из нескольких томов, проставляются  крайние даты документов каждого  тома. При обозначении точной календарной  даты указывается число, месяц и  год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами [32,83].

При обозначении календарной  даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет  приводить к неоднозначности  толкования даты.

При изменении названия структурного подразделения Компании в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

2.3 Оптимизация  документооборота ОАО «УРСА Банк» на основе стандарта ISO 9001:2000

 

Оптимизация процессов  документооборота требует четкого  взаимодействия всех участников процессов  документооборота.

Большинство процессов, существующих в компании попросту устарели и потеряли свою актуальность.

Один процесс нельзя оптимизировать. Меняя один процесс  смотрим на то, что происходит с  остальными. Работа над процессом  требует затрат времени, поэтому  сразу определите что в конкретном процессе критично, а что нет, расставьте приоритеты.

Есть входы и выходы процессов - анализируем, нет ли проблем на границе? После этого необходимо построить взаимный переход результата одного процесса к результату другому. Ведь результатами процесса 1 пользуются владельцы процесса 2. Итогом построения четкой взаимосвязи является гарантия того, что одна и та же работа не будет выполняться одновременно двумя отделами, а при выполнении отсутствует вероятность достижения разных результатов [50,23].

Здесь речь идет о разделении труда и распределении ответственности. При длинной цепочке мы сталкиваемся с тем, что была допущена ошибка на первом этапе, которая всплывет только на пятом. Но, во избежание таких ошибок при разделении следует помнить о том, что нельзя разделять до бесконечности. Разделение должно предоставить возможность получить четкий измеримый поддающийся корректировке результат, который можно передать другим. Необходимо создать связь между параллельными функциями и координировать их действия в процессе, а не по окончании.

Для оптимизации процесса документооборота необходимо определить процесс. Выделите его. Прописать и создать паспорт процесса. Необходимо провести анализ с позиции «как это работает». Продумать, как можно еще улучшить. Проработать. Внедрить. Оценить результаты, все возможные отклонения должны выявляться очень быстро.

Любой процесс может  быть разбит на подпроцессы каждый из которых должен быть сведен к  одной простой операции. Например, чтобы распечатать какой-нибудь документ нужно проделать огромное количество операций: найти и открыть  нужный файл, проверить есть ли в принтере бумага, если да - то нажать на печать, если нет - взять бумагу, вставить в принтер и после этого нажать на печать, взять из лотка распечатанный документ. Кажется, все элементарно, все очень просто, несмотря на многовариантность действий, предшествующих результату. Теперь рассмотрим возможность оптимизации со стороны ряда факторов. Например, принтер может находится в другом офисе. На этот принтер приходят задания еще из 4-х отделов из-за чего распечатанные листы часто теряются, приходится перепечатывать. В принтере часто нет бумаги и после отправки на печать приходится загружать ее в лоток. Это всего лишь поверхностный анализ процесса и подпроцессов.