Организация и управление документооборотом в корпорации (на примере Уфимского филиала ОАО “УРСА Банк”)

– акты;

– договоры;

– отчеты.

Наличие документов ОАО  «УРСА Банк», содержащих свидетельства  выполненной деятельности по обеспечению  ИБ, определяется требованиями, зафиксированными во внутренних документах по обеспечению ИБ верхних уровней иерархии.

Документы, содержащие свидетельства  выполненной деятельности по обеспечению  ИБ, могут быть представлены как  в электронной форме, так и  на бумажном носителе.

Рекомендуется по возможности  дублировать документы, содержащие свидетельства выполненной деятельности по обеспечению ИБ, представленные в электронной форме, на бумажный носитель [29].

Должно обеспечиваться архивное хранение документов, содержащих свидетельства выполненной деятельности по обеспечению ИБ. Время хранения может определяться как требованиями законодательных актов Российской Федерации и требованиями Банка России, так и требованиями самой организации БС РФ.

5.Менеджмент документов  по обеспечению информационной  безопасности

Менеджмент документов по обеспечению ИБ направлен на обеспечение разработки, учета, использования, хранения, проверки, обновления (поддержания актуального состояния) и изменения документов по обеспечению ИБ ОАО «УРСА Банк».

При осуществлении менеджмента  документов по обеспечению ИБ рекомендуется предусмотреть документированные виды деятельности, с тем чтобы:

– обеспечить адекватность документов перед их утверждением и  изданием;

– периодически пересматривать и при необходимости обновлять  документы, а также утверждать их повторно;

– гарантировать возможность выявления изменений, вносимых в документы, и возможность определения текущего статуса документов;

– обеспечить уверенность  в том, что требуемые документы  доступны работникам ОАО «УРСА Банк», а ее работники ознакомлены с  требуемыми документами;

– обеспечить доступ к  документам только тем работникам ОАО  «УРСА Банк», которые имеют отношение  к этим документам;

– обеспечить реализацию защиты документов от несанкционированного изменения;

– обеспечить уверенность  в том, что документы удобочитаемы и идентифицируемы;

– обеспечить выявление  документов, созданных вне организации;

– предотвратить использование  устаревших документов;

– использовать соответствующую  маркировку для устаревших документов при их сохранении с какой-либо целью [29].

Менеджмент документов по обеспечению ИБ должен учитывать существующие требования законодательных актов и нормативных документов Российской Федерации, нормативных актов Банка России и внутренних документов ОАО «УРСА Банк».

 

Глава 3 Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности

ОАО «УРСА Банк»

3.1 Совершенствование  нормативной базы  документационного  обеспечения

 

В результате анализа системы документационного  обеспечения управления ОАО «УРСА  Банк» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования документооборота:

–   отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о  службе документационного обеспечения  управления, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться  в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой  инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы [55,24]:

1. Общие положения. 

2. Правила подготовки и оформления  документов.

3. Требования к реквизитам документов.

4. Организация документооборота 

1. Приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции
2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

     4.3 Организация контроля  исполнения документов.

     4.4 Поисковая система  по документам.

     4.5 Составление номенклатуры  дел.

     4.6 Формирование и  оформление дел.

     4.7 Экспертиза ценности  документов.

     4.8 Передача дел в  архив.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно  и фиксировать все основные моменты  работы с документами. Инструкция по делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами в Компании более унифицированной, исключит возможность их  утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства.

Вторым обязательным нормативным  документом по организации службы документационного  обеспечения управления является положение  об этой структуре. Начальнику Общего отдела ОАО «УРСА Банк» необходимо разработать положение об отделе.

При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы  документационного обеспечения  управления. В структуру положения  об Общем отделе должны входить следующие  пункты:

1. Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя.
2. Задачи.
3. Структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.)
4. Функции.
5. Обязанности.
6. Права.
7. Руководство. Здесь описываются права руководителя службы делопроизводства.
8. Ответственность.
9. Взаимосвязи с другими подразделениями.

Положение о службе документационного  обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором Компании.

В связи с тем, что в ОАО  «УРСА Банк» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы - освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную  информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.

Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации  и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации  должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

При разработке положения следует  учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.

2. Основные задачи экспертной комиссии.
3. Основные функции.
4. Права экспертной комиссии.
5. Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются

взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный  специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании.

В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

–  во-первых, отбираться для постоянного  хранения ценные документы, а также  документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;

– во-вторых, выявляются к уничтожению  документы с истекшими сроками  хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

Среди нормативных документов ОАО  «УРСА Банк» отсутствует  должностная  инструкция секретаря Генерального директора. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы, поэтому секретарь выполняет каждую операцию и работу по мере необходимости.

Должностная инструкция - правовой акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий.

Должностная инструкция необходима секретарю  для того, чтобы очертить круг его  обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Значение должностной инструкции как организационного документа  заключается в том, что она:

– закрепляет правовой статус и место  работника в системе управления;

– определяет его задачи, функции, права и обязанности;

– позволяет обоснованно оценить  результаты деятельности;

– является правовой основой для  аттестации работника, определения  его дисциплинарной и материальной ответственности;

– устанавливает организационные основы работы секретаря.

При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ, т. е. исходя из типового набора делопроизводственных  операций и  организации их выполнения, тарифно-квалификационная характеристика секретаря.

Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

1. Общие положения
2. Основные задачи и функции
3. Обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимосвязи по должности
7. Оценка деятельности.

Так как секретарь Генерального директора является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям.

В целях совершенствования работы с документами в ОАО «УРСА Банк» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства.

Первичная обработка входящих документов.

Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь  затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В Компании должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации.

В секретариате Генерального управления из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации регистрируются практически все поступающие  в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации [30].

Документы, поступающие из филиалов ОАО «УРСА Банк»,  предлагается регистрировать как внутренние документы, а не как входящие.

Также при анализе процесса фиксации документов было выявлено нарушение  современных требований: регистрация  приказов по личному составу и  по основной  деятельности Компании осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Для более быстрого поиска исходящих  документов рекомендуется в индексе, помимо порядкового номера, проставлять номер структурного подразделения.

Также, в секретариате Генерального управления ведется  «Журнал регистрации  исходящих факсов», где фиксируются  все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и  т.д.) отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота,  данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются  в «журнале исходящих документов», а остальные документы должны регистрироваться в структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.