Организация и управление документооборотом в корпорации (на примере Уфимского филиала ОАО “УРСА Банк”)

Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ОАО «УРСА Банк».

Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует  архив.

Основными задачами Общего отдела являются [29]:

1. Обеспечение четкой  организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы.

2. Методическое   руководство   и   контроль   за  организацией  делопроизводства в структурных  подразделениях и филиалах компании.

3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

4. Обеспечение единого  порядка документирования, организации  работы с документами,  создание  удобных поисковых систем, контроля  исполнения документов и подготовки  дел к передаче на архивное  хранение.

5. Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании.

6. Обеспечение повышения  квалификации и профессиональных  навыков сотрудников службы делопроизводства.

7. Обеспечение хозяйственного  обслуживания всех управленческих  подразделений компании.

Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:

– разработка и внедрение  технологических процессов работы с документами;

– разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам  документационного обеспечения  управления;

– участие в постановке задач, разработке, проектировании и  внедрении новых информационных технологий;

– осуществление контроля за организацией документационного  обеспечения и методическое руководство  работой с документами в структурных  подразделениях компании;

– осуществление контроля за  оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений);

– обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

– разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;

– обеспечение рабочих  мест современными средствами, в том  числе средствами автоматизации;

– организация машинописных, копировальных работ с документами  и оперативного использования документной  информации.

Общий отдел возглавляет  начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами [29].

Общий отдел в своей  деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими  рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ОАО «УРСА Банк» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового  характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки  и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера;  подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

Секретариаты филиалов ОАО «УРСА Банк» являются самостоятельными структурными подразделениями с  подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании.

Документы, определяющие организацию делопроизводства в  ОАО «УРСА Банк».

Основным нормативным  документом по делопроизводству является Инструкция по делопроизводству в учреждениях системы Банка России от 16 февраля 1998 г. № 70-И. Так как в ОАО «УРСА Банк»  служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением [29].

Инструкция должна разрабатываться  в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Требования к реквизитам документов.
4. Организация документооборота

       4.1 Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения  входящей корреспонденции.

2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
3. Организация контроля исполнения документов.
4. Поисковая система по документам.
5. Составление номенклатуры дел.
6. Формирование и оформление дел.
7. Экспертиза ценности документов.
8. Передача дел в архив.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить  действующему законодательству в области  информации и документации.

Подразделения ОАО «УРСА  Банк» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в  которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании [29].

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные  обязанности работников Компании и  квалификационные требования к ним  закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Документационное обеспечение  управления - деятельность, охватывающая   организацию документирования и  управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Документационное обеспечение  управления в ОАО «УРСА Банк»  осуществляется  Общим отделом.

Организация работы с  документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Документооборот - это  движение документов в организации  с момента их создания или получения  до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально  организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных  технических средств обработки  документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической  системы работы с документами  определяется оперативностью перемещения  и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия  документной информацией [53,24].

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций  и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией  за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот  Компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:

– поступающие (входящие);

– отправляемые (исходящие);

– внутренние.

Таблица 6

Анализ документооборот  Компании за последние 3 года

Год	Количество входящих документов	Количество исходящих документов	Количество внутренних документов	Итого
2004	2318	2389	234	4941
2005	2539	2487	281	5307
2006	2720	2680	354	5754

 

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной  структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов,  постоянным возрастанием количества работников.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из филиалов, кроме  служебных писем, регулярно поступают  документы, содержащие информацию в  отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе [48,23].

Исходящие документы, в  соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

– бланк Компании для  письма;

– бланк для письма Управления развития бизнеса;

– общий бланк для  всех других видов документов (служебная  записка, докладная записка и  т.д.).

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

– организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

– распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

– информационно-справочные документы, создаваемые для решения  оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы  в Компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office  XP [49,33].

Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных  органах власти.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке  сотрудники Компании используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании  другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит  информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Порядок работы с входящими  документами в Компании.

Прием всей входящей корреспонденции  и вся последующая обработка в ОАО «УРСА Банк» осуществляется централизованно секретарем-референтом  Генерального управления.

При первичной обработке  корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность  конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени [50,78].

Конверты от поступающих  документов, в том числе писем  граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить: