Организация и управление документооборотом в корпорации (на примере Уфимского филиала ОАО “УРСА Банк”)

– адрес отправителя;

– время отправки и  получения документа;

– при поступлении  личных или доплатных документов.

На полученном документе  проставляется регистрационный  штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит  из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная  обработка распределением на документы  регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для  уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на требующие  обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их  содержания, на основании установленного в организации распределения  обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства  передаются документы, полученные от правительственных  и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям [37,29].

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая  на имя Генерального директора ОАО  «УРСА Банк» передается секретарю  Генерального директора. Он рассматривает  поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит  на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов  Генеральный директор наносит   резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими  требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ОАО «УРСА  Банк» подлинники подшиваются в  дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ.

Порядок прохождения  входящих документов представлен в  приложении 7.

Порядок работы в Компании с исходящими документами.

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка  исходящих документов состоит из следующих операций:

– составление проекта  документа исполнителем;

– проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

– согласование проекта  документа;

– подписание документа  руководителем (в необходимых случаях - утверждение);

– регистрация документа;

– отправка документа  адресату;

– подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа  составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником  Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ОАО «УРСА Банк»  проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту  для регистрации.

Для регистрации исходящих  документов требуются следующие данные:

– порядковый номер документа, включающий номер дела;

– адресат (корреспондент);

– краткое содержание или заголовок;

– отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

– исполнитель;

– примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы  в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного  письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Порядок работы с исходящими документами ОАО «УРСА Банк»  приведен в приложении 8.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами  и определяется как «запись учетных  данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» [31,44].

Задачи регистрации не исчерпываются  только учетом документов. Так как  в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается  база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации  регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность  достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении  всех регистрационных операций в  одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система  предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Для ОАО «УРСА Банк», как для финансовой корпорации, характерна разветвленная структура, наличие  филиалов, находящихся на разной с  главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята  смешанная система, при которой  часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.

В ОАО «УРСА Банк»  регистрация входящих документов,  происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую  корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При  этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе  штампом в правом нижнем углу проставляется  дата поступления и номер по порядку [55,4].

Регистрация входящих документов ОАО «УРСА Банк» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

Таблица 7

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

Дата поступления	Вх. №	Дата и № док-та	Коррес-пондент/кто подписал	Заголовок	Исполни-тель
1	2	3	4	5	6

 

На исходящих документах Компании проставляется исходящий  регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается  в верхнем левом углу первого  листа и  состоит из порядкового  номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В Компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

Таблица 8

Регистрация исходящих  документов ОАО «УРСА Банк» ведется  в журнале, содержащем следующие  графы:

Дата док-та	Исход. №	Адресат	Краткое содержание   /кто подписал/	Исполнитель/кто принял/	Прим. кто принял документ
1	2	3	4	5	6

 В Компании регистрацией  внутренних документов занимаются  секретари структурных подразделений.  Все внутренние документы, поступающие  на имя Генерального директора,  а также приказы по основной  и административно-хозяйственной  деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании.       

Таблица 9

Журналы регистрации внутренних документов

Дата и номер поступления	Дата и номер док-та	Структурное подразделение	Вид док-та	Содер-жание	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

 

ОАО «УРСА Банк» имеет  в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов,  регистрируются  как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

При анализе регистрации  документов ОАО «УРСА Банк» была выявлена серьезная  ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации  в Компании является то, что в  нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2. об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

Организация контроля исполнения документов.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного  исполнения поручений, зафиксированных  в документах.

Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела по поручению руководства Компании.

В ОАО «УРСА Банк»  для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного  обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся  все документы требующие исполнения.