Организация и управление документооборотом в корпорации (на примере Уфимского филиала ОАО “УРСА Банк”)

Необходимо приступить к созданию архива для документов Компании.

Необходимо перейти  к автоматизированной системе делопроизводства.

Первоначально обработка  документов в ОАО «УРСА Банк»  осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества филиалов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.

Оценка традиционных технологий приводит к осознанию  необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение  современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания ОАО «УРСА Банк», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению  управления в виде электронных текстов  в корпоративной сети. Электронные  сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством  документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию  не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых  возможностей управления документооборотом  в целом в Компании, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также система автоматизации  делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники  в организацию делопроизводственного  обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Конституция Российской Федерации (в ред. От 25.07.2003). Принята всенародным голосованием 12.12.93.
2. «Налоговый Кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 г. №177-ФЗ  (принят ГД ФС РФ 19.07.2000 г.) в редакции от 28.02.2006 г.
3. «Гражданский Кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 26.01.1996г. №14-ФЗ (принят ГД ФС РФ 22.12.1995 г.) в редакции от 02.02.2006 г.
4. «Гражданский Кодекс Российской Федерации (часть третья)» от 26.11.2001 г. №146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 01.11.2001 г.) в редакции от 02.12.2004 г.
5. Федеральный закон от 10.07.2002 №86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)».
6. Федеральный закон от 23.12.2003 №185-ФЗ «О банках и банковской деятельности».
7. Федеральный закон от 29.07.2004г. №96-ФЗ «О выплатах Банка России по вкладам физических лиц в признанных банкротами банках, не участвующих в системе обязательного страхования вкладов физических лиц в банках РФ» (принят ГД ФС РФ 10.07.2004 г.).
8. Федеральный закон от 23.12.2003 г. № 177-ФЗ «О страховании вкладов физических лиц в банках Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 28.11.2003 г.) в редакции от 20.10.2005 г.
9. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». 20.02.95 г. // СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609.
10. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1-ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.
11. Постановление Правительства РФ от 28.12.2005 №819 «Об утверждении правил представления резидентами налоговым органам отчетов о движении  средств по счетам (вкладам) в банках за пределами территории РФ».
12. Инструкция Центрального банка Российской Федерации от 16.02.1998г. № 70-И «О делопроизводстве в учреждениях системы Банка России».
13. Положение Центрального Банка Российской Федерации от 26.06.1998 №39-П «О порядке начисления процентов по операциям, связанным с привлечением и размещением денежных средств банками, и отражения указанных операций по счетам бухгалтерского учёта» в редакции от 24.12.1998г.
14. Положение Центрального Банка от 01.04.2003 №222-П «О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в РФ».
15. Положение Центрального Банка Российской Федерации от 10.02.1992г. №14-3-20 «О сберегательных и депозитных сертификатах кредитных организаций».
16. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию. М., Экономика, 1988, 30 с.
17. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991, 75 с.
18. ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». М., Издательство стандартов, 1992.
19. Постановление Совета Министров - Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» 03.04.93 г. № 191.
20. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993, 77 с.
21. Положение об Архивном фонде РФ. Указ Президента РФ 17.12.94. № 552. 11.
22. Положение о Государственной архивной службе РФ. Указ Президента РФ 17.03.94 г. № 552.
23. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-02. М.: ИПК Издательство стандартов, 2002. - 123 с.
24. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). ВНИИДАД, 1996. - 87 с.
25. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М., 1998.
26. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. М., 2000.
27. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.
28. Устав ОАО «УРСА Банк» - М.: 2001 (машинопись)
29. Должностные инструкции сотрудников ОАО «УРСА Банк».
30. Распорядительные документы руководства ОАО «УРСА Банк»
31. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004. - 144 с.
32. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2005. №1. - 120 с.
33. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Банковское дело, 2004. №3. - 93 с.
34. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 2006. №1. - 76 с.
35. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. - 87 с.
36. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Банковское дело, 2005. №3. - 54 с.
37. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.- 184с.
38. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки  деятельности  служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Банковское дело, 2004. №2.- 164 с. 
39. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2.-91 с.
40. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2006. №2. - 53 с.
41. Делопроизводство: Справ. Пособие – 4-е изд., доп. – Омск: Фирма «ЛЕО», 2005. - 56 с.
42. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 2006. №3. - 34 с.
43. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2005. №3. - 70 с.
44. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело, 2004. №3. - 46 с.
45. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело, 2003. №4. - 39 с.
46. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Банковское дело, 2003. №3. - 45 с.
47. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство, 2003. №1. - 81 с.
48. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2006. № 3. - 62 с.
49. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел - Синтез», 2005. - 232 с.
50. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело, 2002. №3. - 146 с.
51. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело, 2003. №4. С. - 76 с.
52. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства.  Первый этап // Делопроизводство, 2005. №1. - 46 с.
53. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел - синтез» 2006. - 384 с.
54. Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления //Секретарское дело, 2005. №2. - 59 с.
55. Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело, 2004. №1. - 36 с.
56. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Банковское дело, 2002.  №4. - 85 с.
57. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в банковской сфере // Делопроизводство, 2005. №2. - 41 с.
58. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство, 2003. №1. - 90 с.
59. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2004, №1. С. - 57 с.
60. Шатина Н.В. Функции секретаря - помощника руководителя // Секретарское дело 2005. №4. - 68 с.
61. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2004. №1. - 74 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

___ОАО «УРСА Банк»_____ (наименование структурного  подразделения)	Утверждаю       Руководитель  структурного       подразделения  __п/п__А.Д.Белова        “__12___”_____11_______2007г.
АКТ  __12.11.2007__№ __235_ о выделении  к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании  Перечня  документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения от 08.08.2005 № 1603-У отобраны к уничтожению как не имеющие исторической ценности и утратившие практическое назначение документы ____________ОАО «УРСА Банк»___________

(наименование структурного  подразделения)

 

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	№№ описей	Индекс дела или №№ дел по описи	Кол-во дел, томов, частей	Срок хранения дела (тома, части и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Переписка по общим вопросам	12.01.2005 – 31.12.2005	1	32-02	1	1 год ст.41	--

 

ИТОГО _______1 (одно)_______________ дело за _2005_ год.

             (количество дел цифрами и прописью)

Экспертизу  ценности провела 

Инспектор                        ______п/п______         __В.Н.Петрова__

                                               (подпись)                        (И.О.Ф.)

 

 

Приложение 2

 

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ

Документов дела №___23-12___

№ п/п	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5
1	23.02.2005	Письмо «О проведении регламентных работ»	1-2	--
2	12.06.2005	Письмо «О внесении изменений  в приказ»	3-28	--
3	01.11.2005	Письмо «О переносе срока  исполнения распоряжения»	29-33	--

Итого_______________3 (три)_______________документа

                 (цифрами и прописью)

 

 

 

Наименование должности  лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                              п/п        Инспектор  В.Н.Петрова

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

 

 

                                          Лист-заверитель дела N_27-01_

 

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ______100 (сто)______ листов

                                                                             (цифрами и прописью)

 

 

в том числе: литерные листы_______3__________________________________________________

пропущенные номера:____________нет_____________________________

 

Особенности физического  состояния и   формирования	Номера листов
1	2
Дело в удовлетворительном состоянии	1 - 100

 

 

 

 

 

 

 

 

Наименование должности  работника,

составившего лист-заверитель дела            п/п        Инспектор В.Н.Петрова

                                                                          

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 4

______ОАО «УРСА Банк»_____________

Наименование структурного подразделения

 

Номенклатура дел

 на ___2008_____ год

 

 

 

Ин-декс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хране-ния  дела (тома, части)	Номер статьи по перечню	Примеча-ние
1	2	3
09-01	Нормативные документы (инструкции, положения, указания)	1	ДЗН	ст.20
09-02	Руководящие документы, разработанные ОАО «УРСА Банк»	1	ДЗН	ст.20
09-03	Положение ОАО «УРСА  Банк»	1	Посто-янно	ст.29
09-04	Должностные инструкции работников банка	1	ДЗН	ст.31
09-05	Планы, отчеты, справки	1	5 лет	ст.670
09-06	Переписка по общим вопросам	1	3 года	ст.41

 

Руководитель структурного                          п/п

подразделения                                            подпись                А.Д.Белова

 

Инспектор структурного                                п/п

подразделения                                            подпись                 В.Н.Петрова

 

 

 

 

СОГЛАСОВАНО Заведующий  архивом _______п/п____ С.А.Иванова _____12 ноября________   2007 г.

 

Продолжение приложения 4

 

 

Итоговая запись о  категориях и количестве дел, заведенных в __2007___году в структурном подразделении

  

 

 

		В том числе переходящих
По срокам Хранения	Всего	законченных	незаконченных
1	2	3	4
Постоянного	2	1	1
Временного  (свыше 10 лет)	3	3	--
Временного (до 10 лет  включительно)	5	--	5
Со сроком хранения «До минования надобности»	4	--	4
ИТОГО:	14	4	10

 

Количество электронных  документов (баз данных)

----

 

 

 

 

Руководитель структурного                           п/п               

подразделения                                             Подпись                А.Д.Белова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 5

Организационная структура  Банка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 6

Пример требований международного стандарта ISO/IEC 13335-1 к структуре (иерархии) и содержанию внутренних документов ИБ организации

 

Иерархия политик

Корпоративная политика безопасности может состоять из принципов  безопасности и указаний для организации  в целом. Корпоративные политики безопасности должны отражать более широкие политики, включая те, которые касаются прав личности, требований и стандартов закона.

Политика информационной безопасности может содержать принципы и указания, относящиеся к защите информации, которая является чувствительной или важной для организации. Принципы, содержащиеся в политике информационной безопасности, извлекаются из принципов корпоративной политики безопасности и, таким образом, согласованы с ними.

Корпоративная политика безопасности информационных и коммуникационных технологий должна отражать существенные принципы безопасности информационных и коммуникационных технологий и указания, применимые к корпоративной политике безопасности и политике информационной безопасности, а также общие положения использования систем информационных и коммуникационных технологий внутри организации.

Политика безопасности систем информационных и коммуникационных технологий должна отражать принципы безопасности и указания, содержащиеся в корпоративной политике безопасности информационных и коммуникационных технологий. Она должна также содержать детали конкретных требований безопасности и защитных мер, подлежащих реализации, и процедур для правильного использования защитных мер с целью обеспечения адекватной безопасности. Во всех случаях важно, чтобы выбранный подход был эффективным по отношению к потребностям бизнеса организации.

Там, где это целесообразно, корпоративная политика безопасности информационных и коммуникационных технологий может быть включена в спектр политик - технических политик и политик менеджмента, которые все вместе образуют базис для корпоративной политики информационных и коммуникационных технологий. Эта политика должна включать некоторые убедительные слова о важности безопасности, особенно если безопасность необходима для согласования с этой политикой. На рисунке 2 показан пример возможного иерархического отношения политик. Независимо от документации и организационной структуры важно, чтобы учитывались различные положения описанных политик и поддерживалась согласованность между ними.