Организация и управление документооборотом в корпорации (на примере Уфимского филиала ОАО “УРСА Банк”)

     2. Единую регистрацию  всей исходящей корреспонденции  и внутренних документов организации; 

     3. Регистрацию движения  документов (документооборота) внутри  организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов [44,26];

     4. Списание документов  в дело в соответствии с  принятой в организации номенклатурой  дел; 

     5. Контроль своевременного  исполнения поручений, обращений  граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

     6. Поиск документов  и получение статистических отчетов  по документообороту организации; 

     7. Формирование реестров  отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать  в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные  на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Современные корпоративные СЭД  позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело"  или «Босс-референт») также позволит:

• централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;
• при переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI - разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;
• повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной  системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических  мероприятий, решающих большинство  перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников  предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации  и технологии документационного  обеспечения управления, ОАО «УРСА  Банк» были выявлены недостатки, которые  послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию  делопроизводства. Были разработаны документы по совершенствованию и оптимизации работы с документами:

• разработаны нормативные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, Положение об Общем отделе; Положение об экспертной комиссии;
• внесены предложения по оптимизации порядка регистрации документов;
• разработан список нерегистрируемой документации;
• предлагается усилить контроль за соблюдением правил оформления и подготовки документов;
• разработана должностная инструкция секретаря Генерального директора;
• составлена номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем;
• предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию;
• при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю;
• рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме;
• предлагается автоматизировать процесс документационного обеспечения управления;
• при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• правильно оформлять обложки дел - указывать все необходимые  реквизиты;
• при составлении описи дел необходимо проставлять подпись составителя с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы ОАО «УРСА Банк»;
• при внутренней переписке сотрудников Компании предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров;
• предлагается приступить к созданию архива для документов Компании.

3.3 Экономический  эффект от совершенствования  автоматизации документооборота  в ОАО «УРСА Банк»

Для количественной оценки эффективности внедрения системы  автоматизации документооборота ОАО «УРСА Банк» рассчитаем трудозатраты сотрудников, работающих над формированием бюджета предприятия.

Рассчитаем затраты  ЗАО «УРСА Банк» по заработной плате, приходящиеся на службу документационного обеспечения деятельности при осуществлении ею функций по организации документооборота.

Время, затрачиваемое  на организацию документооборота

12 (месяца) * 0,8 (коэффициент  затрат рабочего времени сотрудника  ФС на формирование бюджета  предприятия) = 9,6 (месяца)

Заработная плата, выплаченная  сотрудникам за работу по управлению документооборотом за год

250 000 рублей (среднемесячная  заработная плата всех сотрудников  управления) * (9,6) (время, затраченное  в год сотрудниками на осуществление  мероприятий по документообороту) = 2 400 000 рублей.

Непосредственное участие в управлении документооборотом корпорации принимают и все структурные подразделения ЗАО «УРСА Банк». Таких подразделений в ЗАО «УРСА Банк» 11. В каждом из них непосредственно документооборотом занимаются по 4 человека: руководитель подразделения и 3 исполнителя.

Средняя заработная плата  руководителя подразделения составляет 30 000 рублей в месяц, а исполнителя - 15 000 рублей, причем на работу, связанную с вопросами документооборота исполнитель затрачивает 60% своего рабочего времени в течение 12-ти месяцев и около 20% рабочего времени руководитель.

Рассчитаем затраты  ЗАО «УРСА Банк» по заработной плате, приходящиеся на структурные подразделения при осуществлении ими функции документооборота.

Время, затрачиваемое  работниками подразделений (руководитель, исполнитель) на документационное обеспечение деятельности:

(3 * 15 000) * 0, 6 = 27000 руб.

30 000 * 0,2 = 6000

(27000 + 6000) * 11 * 12 = 4 356 000 руб.

Итого, средства, выплачиваемые  в год ЗАО «УРСА Банк» своим  сотрудникам за работу, связанную с управлением документооборотом составляют 2 400 000 + 4 356 000 (работникам подразделений) = 6 756 000 рублей.

При усовершенствовании системы автоматизации документооборота  снизятся затраты времени сотрудников ЗАО «УРСА Банк» на работу с ней, а именно:

      а) коэффициент  затрат общего рабочего времени  сотрудников управления снизится на 0,3;

      б) коэффициент  затрат общего рабочего времени  работников подразделений по формированию бюджета подразделений снизится на 0,3;

      в) коэффициент  затрат общего рабочего времени работников подразделений по мероприятиям по бюджетному управлению снизится на 0,1.

Произведем расчет с  новыми коэффициентами для определения  экономического эффекта от усовершенствования системы автоматизации документооборота ЗАО «УРСА Банк».

12 * 0,5  = 6 (месяца)

Заработная плата, выплаченная  сотрудникам за работу по управлению документооборотом за год

250 000 рублей (среднемесячная  заработная плата всех сотрудников  управления) * (6) (время, затраченное  в год сотрудниками на осуществление мероприятий по документообороту) = 1 500 000 рублей.

Рассчитаем затраты  ЗАО «УРСА Банк» по заработной плате, приходящиеся на структурные подразделения при осуществлении ими функции документооборота.

Время, затрачиваемое  работниками подразделений (руководитель, исполнитель) на формирование бюджета подразделения

(3 * 15 000) * 0, 3 = 13500 руб.

30 000 * 0,1 = 3000

(13500 + 3000) * 11 * 12 = 2 178 000 руб.

Итого, средства, выплачиваемые  в год ЗАО «УРСА Банк» своим  сотрудникам за работу, связанную с управлением документооборотом после внедрения проекта составляют 1 500 000  + 2 178 000  =3 678 000 рублей.

Рассчитаем единовременные затраты на разработку проекта:

Количество сотрудников, занимающихся разработкой - 2

Их общая среднемесячная заработная плата, согласно штатному расписанию -50000 рублей.

Время, которое данная группа затратила на разработку проекта  совершенствования системы автоматизации  документооборота - 2 месяца

Итого единовременных некапитальных  затрат на разработку проекта бюджетного управления ЗАО «УРСА Банк» - 100000 рублей

Результаты расчетов сведем в таблицу 11

 

 

 

Таблица 11

Расчет экономического эффекта от совершенствования системы  документооборота

Показатель	До усовершенствования	После усовершенствования системы документооборота
Коэффициент затрат рабочего времени на документооборот	0,8	0,5
Время, затрачиваемое  сотрудниками службы на формирование планового бюджета (мес.)	9,6	6
Заработная плата, выплаченная  сотрудникам на управление документооборотом руб/год.	2 400 000	1 500 000
Коэффициент затрат рабочего времени подразделений ЗАО «УРСА Банк» на документооборот	0,6	0,3
Коэффициент затрат рабочего времени руководителей подразделений	0,2	0,1
Заработная плата, выплаченная  подразделениям на документооборот	4 356 000	2 178 000
Экономический эффект долл/год (С0-С1)		2 178 000
Единовременные затраты (К)		100 000
Эффективность затрат		21,78
Срок окупаемости (лет)		0,045 г. (16 дней) 0.045 г. (16 дней)

Анализируя данные расчетов, можно сделать вывод о том, что данный проект является эффективным.

 

Заключение

 

Основной целью написания  данной дипломной работы является анализ организации и технологии документационного  обеспечения управления ОАО «УРСА  Банк» и внесение предложений  по оптимизации документационного обеспечения управления.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию  организации делопроизводственного  обслуживания Компании:

Следует разработать  все необходимые нормативные  документы: инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря Генерального директора.

Внесены изменения в  следующие этапы делопроизводства:

а) первичная обработка  поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

б) регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию  только в компьютерной форме);

в) формирование и оформление дел  (необходимо все документы  сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела ОАО «УРСА Банк»);

г) при составлении  описи дел необходимо проставлять  подпись секретаря с указанием  должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы ОАО «УРСА Банк».

Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.

Необходимо составить  номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем.

Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

Необходимо сократить  количество внутренних документов (при  внутренней переписке сотрудников  Компании предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров).