Конспект лекция по "Делопроизводству"

Для литовсько-польської  доби (XIV-XVII ст.) характерні грамоти великих князів литовських і князів польських, акти сеймів, «Литовська метрика», «Коронна метрика», «Судебник» Казимира, Литовський статут, акти трибуналів, актові книги земських, міських судів, акти магдебургій (міські книги), акти й документи церковних інституцій, документи приватні (маєткові, фамільні) тощо.

Велике значення в цей  період мають джерела іноземного походження: документи міжнародно-правового  характеру, хроніки, літописи московські, польські, турецько-татарські, спогади західно-європейських мандрівників, листи, щоденники тощо.

Починаючи з часів Хмельниччини, зростає диференціація документальних джерел і збільшується їх загальна кількість. Державним характером гетьманської України визначається українське походження і зміст документів XVII — XVIII ст. Основними джерелами цієї доби є: міжнародні договори, конституції (перша в світі Конституція Пилипа Орлика — історична спадщина національного документоведення, прийнята 5 квітня 1710 р. на козацькій раді у м. Бендерах).

У 1810 — 1812 pp. відбулися наступні реформи діловодства. Зокрема, прийнята постанова «Загальна установа міністерств», яка передбачала єдність форми складання документів за наведеними зразками. Ділові папери складного змісту стали поділятися на частини. Справи, що вирішувалися департаментом, поділялися на три категорії: термінові, невідкладні, звичайні.

У XIX — XX ст. кількість документів, як рукописних, так і друкованих, безмірно зростає. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя; через те документи доводиться класифікувати.

У березні 1918 р. Рада народних комісарів прийняла постанову «Про форму бланків державних установ», якою встановила єдиний формуляр ділового документа. Пізніше було зроблено спробу створення стандартів на окремі види документів.

У 20—30 роках у нашій державі була зроблена спроба створення стандартів на окремі види документів. Однак вони більше стосувалися форми документів і не впливали суттєво на техніку діловодства.

У 1969 — 1970 роках було розроблено і затверджено серію загальних  союзних стандартів управлінської  документації. З 1972 року в СРСР почали діяти єдині правила підготовки та форм документів і єдині правила  роботи з документами.

У 1984 — 1986 роках сформувалася цілісна система документаційного забезпечення, що відповідала тодішнім вимогам ділового російського мовлення і стилю складання офіційних документів.

З прийняттям незалежності України були введені в дію  державні стандарти з оформлення документів. Зокрема, у жовтні 2003 р. введено новий стандарт — ДСТУ 4163 — 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої  документації», за яким нині створюється  документація управлінської діяльності.  

 

 

Тема 2. ДОКУМЕНТУВАННЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ 

 

1. Поняття про  документування управлінської діяльності. Основні положення документування  управлінської діяльності

2. Організаційно-розпорядча  документація як провідна в  управлінській діяльності.

3. Офіційно-діловий  стиль - стиль ділових паперів.  Підстилі офіційно-ділового стилю. Особливості офіційно-ділового стилю

4. Текст як основний  елемент документа. Вимоги до  тексту документа. Структура тексту  документа. Виокремлення деяких  частин тексту документа. 

 

 

 

Докумєнтаційне забезпечення управління — важлива складова діяльності будь-якої установи, організації, підприємства. Ведення діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного фактора. Тому нині надзвичайно важливим є удосконалення системи діловодства.

Документаційна діяльність організації охоплює всі процеси з підготовки, складання, погодження та оформлення документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого напряму роботи в будь-якій галузі.

Досить важливим для управлінської  діяльності є юридичне значення документів, тому що вони є формою вираження  права.

Кожен практичний працівник  праводілової сфери постійно працює з різними документами і складає їх. Робота з документами входить до функціональних обов'язків як керівників, так і підлеглих працівників. 

 

 

  

 

1. Поняття про  документування управлінської діяльності. Основні положення документування  управлінської діяльності 

 

 

 

Документування  управлінської діяльності — це сукупність дій, що здійснюються органами управління щодо створення та використання документів. Воно створюється за Типовою інструкцією з діловодства, яка визначає порядок ведення загального діловодства. Діловодство, що містить таємну інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Підставою для створення  документів у праводіловій сфері є потреба засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи  можуть виконувати різні дії: вони підтверджують  чи фіксують факти, події, зв'язок; інформують, дозволяють чи забороняють здійснювати різні дії. Незалежно від характеру інформації, яка в них міститься, спрямовані на регулювання й упорядкування відповідних суспільних відносин. Офіційність управлінських документів підтверджується відповідними підписами, печатками, бланками тощо.

Багатоманітність управлінської  діяльності, єдність та взаємозв'язок, притаманні управлінню форми і методи керівництва, а також види зворотного впливу об'єктів управління на функції  суб'єктів — усе це відображається у документах, за допомогою яких реалізуються певні рішення.

Управлінські документи  мають такі особливості:

1) створюються і використовуються  органами управління відповідно  до встановленої компетенції і поставлених завдань;

2)  є засобом закріплення функцій органів управління;

3)  містять, як правило, інформацію правового і довідкового характеру, що відображає природу виконавчої та розпорядчої діяльності;

4)  процес їх створення, форма та зміст регулюються правовими нормами, що надає їм загального значення та обов'язкового виконання.

Документування управлінської  діяльності охоплює всі процеси, інформація про які фіксується на різних носіях і оформлена за встановленими  правилами, необхідними для здійснення управлінських дій.

Склад управлінських документів визначається компетенцією й функціями  організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків  з іншими організаціями. Єдність  правил документування управлінських  дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи  документаційного забезпечення управління та уніфікованих систем документації.

Уніфіковані системи  документації — це комплекс взаємопов'язаних документів, які створені за єдиними правилами та вимогами, містять інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності. Вони призначені для використання як з допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки документації.

Управлінські документи  за найменуванням, формою та складом  реквізитів повинні відповідати уніфікованій системі документації. Відповідно до чинного законодавства та компетенції органи управління створюють такі розпорядчі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, вказівки, інструкції тощо.

Рішення, постанови і накази видають в усіх випадках, якщо необхідно  прийняти нормативний чи індивідуальний акт щодо основних питань компетенції  організації. Розпорядження і вказівки видаються з оперативних питань і для організації виконання  постанов, рішень, наказів.

Спільні розпорядчі документи  організацій, що видають однакові за формою документи (накази, постанови) видаються  у відповідній формі спільного  рішення, які мають правову вагу розпорядчого документа в кожній організації, яка приймає цей документ.

Доведення до відома підвідомчих  організацій, структурних підрозділів  документів вищих органів влади  чи документів інших організацій  здійснюється за формою, встановленою автором документа. Якщо спосіб не вказано, організація вирішує це питання самостійно. Протокольні рішення колегіальних органів можуть доводитись до відома виконавців у формі, встановленій положенням про ці органи.

Розпорядчий документ може бути відмінено чи змінено розпорядчим  документом самої організації чи вищої. Дія розпорядчого документа  може бути призупинена відповідними компетентними органами.

Проекти документів, що зачіпають  інтереси інших організацій, повинні  попередньо погоджуватися з цими організаціями. У разі непогодження до проекту додаються зауваження чи формулюється його сутність.

Хід обговорення питань і  рішень, що приймаються на засіданнях колегіальних органів, зборах, нарадах  заноситься до протоколів, які ведуться на основі записів ходу засідань, стенограм, звукозапису. Якщо хід засідання  стенографується, текст стенограми розшифровується, опечатується, засвідчується і зберігається разом з протоколом.

У межах своєї компетенції  організації всіх рівнів управління можуть направляти листи при здійсненні оперативних зв'язків з вищими галузевими та функціональними органами, підвідомчими та іншими організаціями й окремими громадянами. Листи повинні складатись у тому випадку, коли нема можливості чи є складним обмін інформацією без документа. При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв'язок факсом чи телефоном.

Організації, установи на основі положень про них та інших актів, які визначають їх компетенцію, видають  й інші документи (плани, звіти, статути, положення, правила тощо), проекти яких мають бути погодженими з виконавцями, керівниками зацікавлених структурних підрозділів чи організацій.

Внутрішнє погодження проекту  документа має проводитись у  такій послідовності:

•    з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами і за необхідності з громадськими організаціями;

•    з працівниками, які відповідають за дозвіл функціональних питань;

•    з фінансовим підрозділом чи головним бухгалтером;

•    з юридичною службою;

•    зі службою документаційного забезпечення;

•    з колегіальними органами.

Управлінський документ підписується чи затверджується керівником структури  чи його заступником відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами. Два чи більше підписів ставляться в тому разі, якщо за зміст документа відповідають кілька посадових осіб.

Документи грошового, матеріального  чи кредитного характеру, що є основою для отримання чи видачі грошей, товарно-матеріальних цінностей, підписують керівник організації і головний бухгалтер. Спільні документи декількох організацій підписують керівники всіх організацій.

Документи, складені комісією, підписують усі члени комісії. Рішення  колегіальних органів підписують голова і секретар. Розпорядження, які видає  керівник колегіального органу в єдиноначальному порядку, мають один підпис.

Право підпису розпорядчих  документів у формі вказівок чи розпоряджень може надаватись заступникові керівника, головному інженеру, керівникам структурних  підрозділів.

Затверджені документи (інструкції, положення, статути тощо) підписує посадова особа, яка відповідає за їх підготовку. Протокол підписують головуючий на засіданні  колегіального органу і секретар.

Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового чи аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо їх питання не виходить за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією. 

 

2. Організаційно-розпорядча  документація як провідна в  управлінській діяльності. 

 

В управлінській діяльності провідну роль відіграє організаційно-розпорядча документація. Вона призначена для  оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм організацій і підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності.

Порядок створення, оформлення та застосування основних груп організаційно-розпорядчих  документів регламентується нормативними актами, що надає їм правового характеру.

Загальна і найбільш характерна властивість усіх документів полягає  в тому, що вони є джерелом або  носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації  будь-якої установи, служать підставою  для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

Основна ознака, яка дає  можливість виокремити розпорядчі документи  в особливу групу — юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують  процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові  відносини і створюються у  випадках, передбачених нормативними актами.

Підставами для створення  розпорядчих документів є:

—  закони Верховної Ради України, укази Президента України;

—  постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;