Конспект лекция по "Делопроизводству"

Зокрема, стаття 1 цього Закону під інформацією розуміє документовані  або публічно оголошені відомості  про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому  природному середовищі.

Мова інформації (ст. 11) визначається Законом про мови в УРСР та іншими законодавчими актами України у  цій галузі, міжнародними договорами та угодами, ратифікованими Україною.

Основними видами інформації є: статистична, адміністративна, правова, інформація про особу тощо.

Статистична інформація (ст. 19) — це офіційна документована державна інформація, яка дає кількісну характеристику масових явищ та процесів, що відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя.

Адміністративна інформація (ст. 19-1) — це офіційні документовані дані, що дають кількісну характеристику явищ та процесів, що відбуваються в економічній, соціальній, культурній та іншій сферах життя і збираються, використовуються, поширюються та зберігаються органами державної влади, юридичними особами відповідно до законодавства з метою виконання адміністративних обов'язків та завдань, що належать до їх компетенції.

Правова інформація (ст. 22) — це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про право, його систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення і боротьбу з ними та їх профілактику тощо.

Джерелами правової інформації є Конституція України, інші законодавчі  та підзаконні нормативно-правові акти, міжнародні договори та угоди, норми  і принципи міжнародного права, а  також ненормативні правові акти, повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи, інші джерела інформації з правових питань.

Інформація  про особу (ст. 23) — це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу.

Основними даними про особу  є: національність, освіта, сімейний стан, релігійність, стан здоров'я, домашня  адреса, дата і місце народження.

Стаття 27 «Документ в інформаційних  відносинах» пояснює: документ —  це передбачена законом матеріальна  форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Первинний документ — це документ, що містить у собі вихідну інформацію.

Вторинний — документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів;

3)  Закон України «Про державну таємницю» (1994 p.), зміни до якого внесені у 1999 p., регулює суспільні відносини, пов'язані з віднесенням інформації до державної таємниці, її засекречуванням та охороною з метою захисту життєво важливих інтересів України у сфері оборони, економіки, зовнішніх відносин, державної безпеки й охорони правопорядку;

4) Закон України  «Про звернення громадян» (1996р.) регулює питання практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права вносити в органи державної влади, об'єднання громадян відповідно до їх статусу пропозиції щодо поліпшення їх діяльності, викривати їх недоліки в роботі, оскаржувати дії посадових осіб, державних і громадських органів. Закон встановлює права громадян при розгляді їх заяв чи скарг; обов'язки органів державної влади, місцевого самоврядування, засобів масової інформації, керівників та інших посадових осіб щодо розгляду заяв або скарг;

5)  порядок ведення діловодства на підприємствах, в організаціях, установах визначається спеціальними нормативно-правовими актами, зокрема постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства» від 17 жовтня 1997 р. № 1153, де зумовлюється порядок складання документів, ведення справ, створення архіву для забезпечення зберігання найцінніших документів;

6)  постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 затверджено Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації.

Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в органах  державної влади і місцевого  самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в  засобах масової інформації ведеться окремо від інших видів діловодства  і покладається на спеціально призначених  для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату.

Порядок ведення діловодства  за зверненнями громадян, які містять  відомості, що становлять державну або  іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими  актами. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями  громадян несуть керівники організацій.

Усі пропозиції, заяви і  скарги, що надійшли до установи, повинні  прийматися та централізовано реєструватися  у день їх надходження на реєстраційно-контрольних  картах, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або  в журналах. Конверти (вирізки з  них) зберігаються разом із пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому  громадян ведеться на картках, у журналах або за допомогою електронно-обчислювальної техніки;

7) Уніфікована  система організаційно-розпорядчої  документації: Вимоги до оформлення  документів. ДСТУ 4163 — 2003 визначає сферу застосування, терміни та визначення понять, склад реквізитів, вимоги до змісту та розташування реквізитів документів, вимоги до бланків документів та їх оформлення;

8) наказ МВС  України № 1308 від 13 грудня 2003 р. «Про організацію архівної роботи в ОВС» зазначає, що документи, утворені у процесі діяльності ОВС, внутрішніх військах, навчальних закладах системи МВС України, мають наукову та історичну цінність і належать до складу Національного архівного фонду України, підлягають зберіганню в Державному архіві МВС України, його підрозділах;

9) наказ МВС  України № 55 від 20 січня 2004 р. «Про вимоги щодо оформлення документів у системі МВС України» зазначає, що з метою створення єдиної системи діловодства в органах внутрішніх справ, підрозділах, навчальних закладах, установах виконання покарань, на підприємствах і в організаціях системи МВС України затверджено зразки документів, за якими начальники ГУВС м. Києва, УВС на транспорті, міськрайлінорганів та підрозділів системи МВС України організовують вивчення її особовим складом та забезпечують неухильне виконання.

При складанні інструкції керуються Типовою інструкцією  з діловодства в міністерствах  і відомствах, опираючись на її структуру  й окремі загальні моменти, обов'язкові для будь-якої організації.

Інструкція з діловодства  встановлює склад реквізитів документів, вимоги до їх змісту і розташування, вимоги до бланків та оформлення документів, єдину систему документування й  організації роботи з документами  в установі, визначає основні правила  підготовки, оформлення, контролю виконання  й організації роботи з документами  в усіх структурних підрозділах  установи.

Правила і порядок роботи з документами, встановлені інструкцією, обов'язкові для всіх працівників  установи. Усі працівники установи несуть відповідальність за виконання  вимог інструкції, зберігання службових  документів і нерозголошення їх інформації.  

 

5. Процеси обсягу  документообігу та його вимоги  

 

Документообіг — це рух документів в установі, організації, структурі з часу їх створення чи отримання до завершення чи відправлення адресатові; це комплекс робіт з документами, створеними чи отриманими установами: прийняття, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формування справ, зберігання і використання документації, рух документів між інстанціями.

Основою документообігу є  його обсяг. У свою чергу обсяг документообігу — це кількість документів, що надійшли до організації, та документи, створені протягом певного часу. Обсяг документообігу — важливий показник, що використовується як критерій при вирішенні питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи щодо документів установ, структури служби, її штатного складу та інших питань.

Документи, що створюються  в установі, організації, підраховуються окремо від документів, які надходять  до установи, структури, організації  тощо.

При визначенні обсягу документообігу окремо підраховується кількість документів і окремо — кількість їх примірників, що записують через дробову риску, де чисельник — кількість документів, знаменник — кількість примірників.

Вимогами дотримання документообігу є:

а) проходження документів найшвидшим шляхом через найменшу кількість  інстанцій, що приведе до мінімуму переміщення  документів;

б)  розподіл документів між працівниками відповідно до їх функціональних обов'язків;

в) зумовленість переміщення  документів службовою необхідністю, вилученням зайвих, дублюючих інстанцій;

г)  одноманітність маршруту і складу технологічних операцій для деяких категорій документів, одноразовість виконання кожної операції.

Документообіг як технологічний  процес поділяється на кілька складових  частин — документопотоків:

1) потік документів, що  надійшли до установи (вхідний  документопотік);

2) потік документів, що  відправляються з установи (вихідний);

3) потік внутрішніх документів (внутрішній).

Кожен з потоків характеризується певним складом, кількістю документів та направленням. Кількість документів кожного потоку за певний період (місяць, квартал, 9 місяців, рік) становить обсяг  документообігу.

Річний обсяг документообігу є вихідною величиною для підрахунку чисельності працівників документаційної служби, вибору типів і кількості засобів механізації та автоматизації обробки інформації, визначення ступеня завантаження структурних підрозділів та окремих працівників.

Зіставлення обсягу документообігу за кілька років дає змогу своєчасно  виявити тенденцію його збільшення і виробити заходи щодо скорочення кількості документів.

Щоденному обліку підлягають усі без винятку документи (ті, що надійшли та ті, що були отримані при  обробці, внутнішні документи).

Загальний документообіг  у структурі підраховується за групами  і видами документів, реєстраційними формами, структурними підрозділами.

Обсяг документообігу в установі аналізується щоквартально, всі дані доповідаються керівництву для  прийняття управлінських рішень щодо вдосконалення роботи з документами.

Отже, документообіг та документування відіграють важливу роль у діловодстві. Зокрема, від правильної їх організації  залежить успіх діяльності органів  державної влади. 

 

6. 3 історії діловодства  України 

 

Як зазначено в Енциклопедії українознавства, потреба у складанні  документів викликала появу писемності як засобу фіксації і збереження державної  та приватної документації. Про збереження важливих історичних документів у давнину  розповідають літописи. Місцем збереження державно-правових актів та інших  документів були церкви, монастирі, які  водночас були архівами та бібліотеками. Найперші бібліотеки в Україні почали з'являтися в XIX ст., зокрема в Києво-Печерському монастирі та у храмі святої Софії. Це були збірки рукописів та рукописних книг, якими мали змогу користуватися духовні та світські особи.

Діловодство в установах  України до XVIII ст. велося згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Після скасування української  автономії у другій половині XVIII ст. з'являються документи російських установ. Серед них слід вирізнити «Генеральний регламент», затверджений Петром 128 лютого 1720 p., яким було закладено засади організаційного діловодства в державних установах, «Учреждение для управлення губернией» 1775 р. Катерини II, «Полное собрание законов Российской Империи»,«Общее учреждение министерств» 1811 р. У цих актах були встановлені основні принципи роботи з документами, які діють і сьогодні (наприклад, обов'язковий облік документів, реєстрація, контроль, формування справ, створення архіву установи тощо).

Від найдавніших часів  збереглися лише деякі документи, акти приватно-правового або державного значення переважно в монастирських та приватних архівах. Відсутність власної держави позначилася на долі найдавніших документальних матеріалів. Вони потрапили до архівосховищ та колекціонерів Москви, Петербурга, Відня, Варшави.

Лише утворення Української  держави в 1917 р. поклало початок  національному архівництву, коли у складі Головного управління у справі мистецтв і національної культури було утворено Архівно-бібліотечний відділ.

Документи (акти, хроніки, кодекси права, історичні описи тощо) відігравали життєво важливу роль у різні періоди історії України.

Так, для історії України (часи Київської держави Х-ХІII ст. та Галицько-Волинської держави ХІII-ХІVст.) основними джерелами є літописи, що збереглися у вигляді літописних кодексів (Іпатіївський кодекс (1425 p.), Лаврентіївський кодекс (1377 p.), актів (міжнародні договори, зокрема з Візантією), княжих грамот (грамоти галицько-волинських князів XVI ст.), правових кодексів («Руська правда», церковні устави) тощо.

«Руська правда» є найдавнішим  і найважливішим документом, що зберіг давні норми звичаєвого права (на жаль, оригінал цього документа не зберігся).