Хранение дел в государственном архиве

      Однако  документы постоянного и долговременного  сроков хранения (по личному составу) в большинстве организаций пока еще традиционно оформляются  и хранятся в бумажной форме.

      Автоматизированные  технологии и здесь позволяют  существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному  хранению – составление описей дел, актов на выделение дел к уничтожению. Для автоматизации этих операций необходимо указание в регистрационной карточке исполненного документа номера дела, в которое помещен бумажный документ (либо копия – для исходящих документов, когда подлинник отправляется по почте).

      По  окончании делопроизводственного  года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

      Архивные  правила предусматривают составление описей дел постоянного (приложение 3) и долговременного сроков хранения (приложение 4). Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

      В случае передачи документов на государственное  хранение по требованию архивных органов  на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

      В целом, хранение документов в электронной  форме позволяет не только кардинально  ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

      Таким образом, для того, чтобы обеспечить сохранность документов должны учитываться  требования к зданиям и помещениям архива, соблюдаться режимы хранения документов. От этого зависит создание страхового фонда (с целью сохранения ценной документации в случае утраты) и фонда пользования (с целью использования документальных комплексов).

 

Глава 4. порядок выдачи дел из хранилищ

      Дела  выдаются из хранилищ:

1. для использования работниками организации;
2. для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
3. во временное пользование для других организаций;
4. для проведения архивных работ с документами;
5. для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

      Дела  выдаются во временное пользование  из хранилищ на срок, не превышающий:

• 1 месяц для использования работниками организации;
• 1 месяц для использования документов в читальном зале;
• 3 месяца во временное пользование для других организаций;
• 6 месяцев для экспонирования документов.

      Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения  судебного решения.

      Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.

      Выдача  дел из хранилища оформляется следующими документами:

• заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и сотрудникам организации;
• актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов;
• заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов.

      Выдача  документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов (приложение 1):

• выдачи дел работникам организации;
• выдачи дел в читальный зал;
• выдачи дел во временное пользование другим организациям.

      Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все  прочие – до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно  хранить до проведения проверки наличия  и состояния дел.

      В архиве должна быть заедена книга  выдачи дел из хранилища, где фиксируются  все лица, которые когда-либо брали  архивные документы или дела на временное  пользование (приложение 3).

      Выдача  дел во временное пользование  в другие организации оформляется  актом, который составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдавшем дела.

      Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче во временное пользование другой организации.

      Дела  выдаются из хранилища для использования  и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.

      Перед выдачей дел из хранилищ проверяется  соответствие шифра и заголовка  дела на обложке шифру и заголовку  дела в описи; перед выдачей и  при возвращении дел в хранилище  проверяются нумерация листов и  состояние документов каждого выданного дела.

      Каждое  выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования.

      При выдаче дел из хранилища на место  выданного дела подкладывается карта-заместитель (приложение 2), в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

      Состояние дел, возвращаемых в архив после  использования, должно быть проверено  в присутствии лица, возвращающего документы.

      При обнаружении недостачи дел или  отдельных листов в них, а также  повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт  в двух экземплярах, один из которых  представляется исследователю читального зала или руководителю, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй – остается в архиве.

      При перемещении документов за пределами  архива должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.

      При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений. 

1. Общие требования к учету  документов

 

      Учет документов в государственном архиве – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

      Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

      Учет  документов в архиве организации  является одним из средств обеспечения  их сохранности и контроля за их наличием.

      Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том  числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также  страховые копии документов, копии  фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

      Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

      Учет  производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

      Архивный  шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения.

      Номер архивного фонда присваивается  государственным архивом после  оформления первого поступления  документов организации на постоянное хранение. 

2. Учет  дел и документов,

находящихся на депозитарном хранении 

      Дела  и документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к частной и иным формам собственности, находящиеся на депозитарном хранении, учитываются в основных и вспомогательных учетных документах архива организации.

      В книге учета поступления и выбытия документов указываются номер и дата акта приема-передачи дел, собственник документов и срок действия соглашения, например, «до 2005 года» (при временном хранении) или «депозит» (без указания срока хранения).

      В списке фондов к номеру фонда добавляется индекс «Д» («Депозит»), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах дел; в графе «Примечание» списка фондов также указываются собственник документов, дата подписания и срок действия соглашения.

      Если  на хранение поступает часть фонда, документы которого уже хранятся в архиве и включены в состав государственной части Архивного фонда Российской Федерации, то за фондом сохраняется ранее присвоенный ему номер с добавлением индекса «ДЧ» - «депозитарий частично».

      Соглашение, заключенное с собственником  документов, включается в дело фонда.

      При учете выбытия документов:

• если фонд выбыл полностью в связи с истечением срока его хранения в соответствии с соглашением, то номер его не может быть присвоен другому фонду;
• если собственнику возвращены документы, полностью составлявшие депозитарную часть фонда, в связи с истечением срока их хранения в соответствии с соглашением или по иным причинам, то индекс ДЧ в списке фондов и других учетных документах и архивных шифрах дел зачеркивается; в графу «Примечание» списка фондов вносятся соответствующие сведения.

      Количество  фондов и дел, находящихся на депозитарном хранении, указывается отдельной  строкой в итоговых записях книги  учета поступлений документов и  в списке фондов.

      В листе фонда при наличии в  фонде документов депозитарного  хранения количество их по фонду в целом указывается через дробь, например, 200/80Д.

      Таким образом, дела выдаются из хранилищ для  использования работниками, гражданами в читальном зале для научных и иных исследований, во временное пользование для других организаций, для проведения архивных работ с документами и страхового копирования, специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов. Для каждого из получателей устанавливается срок пользования делами (документами). Вместе с тем, проводится учет документов в государственном архиве, что является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.