Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Формирование  и хранение дел в делопроизводстве 
 

Содержание 

Введение 

1. Нормативные документы 

2. Систематизация  и учет документов в организации  (номенклатура дел) 

2.1 Индекс  дела 

2.2 Заголовок  дела 

2.3 Количество  единиц хранения 

2.4 Сроки  хранения дел 

2.5 Примечание 

3. Формирование  и оформление дел 

4. Организация  оперативного хранения документов 

5. Формирование  и хранение дел с конфиденциальными  документами 

Заключение 

Список  литературы 

Приложения 

Введение 

Практически ни одна технологическая функция  управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием  решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения. 

В организации  любой организационно-правовой формы  собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком  документов, быстро найти требуемый  документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. 

Целью написания данной курсовой работы является рассмотрение процесса формирования и  хранения дел в делопроизводстве. 

Задачи  курсовой работы - рассмотрение вопросов: 

систематизации  и учета документов в организации 

формирования  и оформление дел 

организация хранения документов в делопроизводстве 

1. Нормативные  документы 

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами  на документы, нормативно - методическими  документами Федеральной архивной службы России. Росархив РФ разработал систему хранения документов делопроизводстве организации и в ведомственном архиве, нормативные сроки хранения документов. "Основные правила работы архивов организаций" от 06.02.2002 являются одним из основных нормативных документов, закрепляющие систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов. В этот нормативный документ включены требования к номенклатурам дел, включая порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общий принцип формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей. 

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур  дел и формирование дел. Чтобы  правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными  сроками хранения. Нормативным документом, закрепляющим сроки хранения, является "Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения". Перечень регламентирует работу центральных и ведомственных  архивов, а также архивов организаций. Перечень предназначен в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих документов, то есть общих для всех или большинства организаций. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или не поступают. Для осуществления делопроизводства в организации можно использовать, как руководство "Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти". 

2. Систематизация  и учет документов в организации  (номенклатура дел) 

Система хранения документов в каждой организации  строиться на основе номенклатуры дел (Приложение 1), локального нормативного документа, предназначенного для организации  хранения документов, учета дел, заведенных в каждом календарном году, установления сроков их хранения. 

Согласно  официальному определению, "Номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке". [1] 

Основная  цель номенклатуры дел - обеспечение  порядка в процессе подшивки документов в дела (т.е. формирование дел). Но помимо основной цели, номенклатура дел предназначена  еще и для проведения экспертизы ценности документов перед их отбором  на архивное хранение. Этот документ является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив. Номенклатура дел служит также для учета дел временного (до 10 лет) хранения документов в архиве. 

Номенклатура  дел составляется службой ДОУ  на 1 января каждого календарного года, согласовывается с ЭПК (экспертно-проверочной  комиссией) государственного архива, ЭК предприятия и утверждается руководителем организации. При составлении номенклатуры дел руководствуются положениями об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов, с указаниями сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. При этом изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание. [2] 

В организации  составляются номенклатуры дел отдельных  подразделений и сводная номенклатура дел организации. Номенклатура дел  структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года службой  ДОУ или ответственным за делопроизводство сотрудником подразделения, согласовывается  с архивом и экспертной комиссией, подписывается руководителем подразделения  и представляется в службу ДОУ  организации. Вновь созданное подразделение  обязано в месячный срок разработать  номенклатуру дел и представить  ее в службу ДОУ. Сводная номенклатура дел составляется сотрудниками службы ДОУ организации на основании  номенклатур дел структурных  подразделений, подписывается руководителем  службы ДОУ, согласовывается с центральной  экспертной комиссией организации, с экспертной проверочной комиссией  архива, в который передаются на хранение, и утверждается руководителем  организации. Согласовывается номенклатура дел с архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений  в организации[3]. 

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки  из соответствующих ее разделов для  использования в работе. 

Номенклатура  дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется  на общем бланке организации. Номенклатура дел должна быть оформлена в соответствии с существующими в нормативно-методических документах Росархива правилами. В заголовочной части размещают следующие реквизиты: 

Наименование  организации 

Наименование  вида документа (номенклатура дел) 

Дата 

Номер 

Место разработки 

Срок  действия 

Гриф  утверждения (располагается справа) 

Оформляя  в бланке реквизит "Номер", необходимо помнить, что здесь проставляется  порядковый номер номенклатуры начиная от создания первой номенклатуры дел в организации, а в кратком заголовке указывается год, в течение которого будет действовать номенклатура дел. [4] 

Например, разработана номенклатура дел на 2006 год. В этом случае в кратком  заголовке следует писать: "На 2006 г." 

Если  первая номенклатура была создана в 1995 году, в бланке указывается порядковый номер последней номенклатуры дел: "№ 12". 

Номенклатура  состоит из разделов. Наименование раздела зависит от того, какой  принцип взят за основу построения номенклатуры дел. 

Если  в организации есть структурные  подразделения, номенклатура строится по структурному принципу. В этом случае названиями разделов номенклатуры дел  организации являются названия структурных  подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в  соответствии с утвержденной структурой организации (штатному расписанию). 

Если  структурных подразделений нет, номенклатура дел строится по функциональному  или производственному принципу, когда разделами будут служить основные направления деятельности организации, обозначенные в ее Уставе. 

Например: "организационно-распорядительная деятельность", " управление персоналом", "планово-отчетная деятельность", "финансовая деятельность", "маркетинг" и т.д. 

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки  работы организации. Периодические  издания в номенклатуру дел не включаются. 

Наименования  дел в номенклатуре располагаются  в определенной последовательности - по степени важности группируемых документов и вопросов. Номенклатура дел должна охватывать весь объем  документов, создающихся в деятельности организации. 

Текст номенклатуры дел оформляется в  виде таблицы. 

Каждый  раздел включает пять граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов  или частей дела, сроки хранения дела и примечание. 

 

2.1 Индекс  дела 

Каждое  дело, заголовок которого включается в номенклатуру, имеет свой индекс. Индекс дела пишется в 1-ой графе  номенклатуры дел. 

"Индекс  дела; номер дела: Цифровое и/или  буквенно-цифровое обозначение дела  в номенклатуре дел организации,  наносимое на его обложку"[5] 

Если  номенклатура дел строится по структурному принципу, индекс дела состоит из индекса  структурного подразделения и порядкового  номера дела в пределах подразделения. 

Например: 08-12,где 08 - обозначение структурного подразделения (бухгалтерия), 

12 - порядковый  номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с налоговой инспекцией) 

Если  структурное подразделение в  свою очередь имеет внутренние структурные  подразделения, в индекс дела включается обозначение внутреннего структурного подразделения. 

Например: 03-02-18 

где 03 - обозначение структурного подразделения (конструкторский отдел), 

02 - обозначение  структурного подразделения внутри  конструкторского отдела (бюро тех.  документации), 

18 - порядковый  номер заголовка дела по номенклатуре (служебные записки на доработку  изделий) 

Если  номенклатура дел строится по функциональному  принципу, наименованием раздела  служит название функции, направление  деятельности, выполняемой организацией.