Хранение дел в государственном архиве

      Перед передачей документов реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и архиве, а также их научно-техническая обработка.

      Исходя  из вышеизложенного, мы видим, что дела постоянного, долговременного и по личному составу передаются в архив организации не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве. В свою очередь, архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация – фондообразователь является источником комплектования. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

глава 3. система мер обеспечения

сохранности документов 

1. Организация хранения документов

 

      Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

      Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

1. комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
2. комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

      Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния  при поступлении документов в  архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива. 

2. Требования  к зданиям и  помещениям архива

 

      Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

      При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

      Экспертиза  проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

      Не  допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям  помещений, а также помещений  здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

      К помещениям основного назначения архива относятся:

1. хранилища для хранения документов;
2. помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
3. помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
4. рабочие комнаты сотрудников архива.

      Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

      Хранилища должны размещаться в изолированных  помещениях.

      Помещения хранилищ должны быть безопасными в  пожарном отношении, гарантированы  от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

      Хранение  в помещениях без окон допускается  при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-х кратный воздухообмен в час.

      Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные  розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь  резиновую изоляцию шнуров. Общие  и поэтажные рубильники располагают  вне помещений хранилищ.

      Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

      В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов. 

3. Режимы  хранения документов

 

      Документы должные храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

      Световой  режим. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

      Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

      Естественное  освещение в хранилищах допускается  рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов  светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для  защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.

      Для искусственного освещения применяют  лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

      Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м  от пола – 20-50 лк (люкс), на рабочих столах – 100 лк (люкс).

      Температурно-влажностный режим. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов:

1. для бумажных документов – температура 17-19 ^оС, относительная влажность воздуха 50-55%;
2. для пленочных материалов – черно-белых (15 ^оС и 40-55%) и цветных (2-5 ^оС и 40-55%);
3. для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – 15-20 ^оС и 50-65%.

      Резкие  колебания температуры и влажности  в хранилищах не допускается. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

      Температурно-влажностный  режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения  параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях – один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – два раза в неделю, при нарушениях режима хранения – ежедневно.

      Контрольно-измерительные  приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе  на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания  приборов фиксируются в регистрационном  журнале.

      Санитарно-гигиенический  режим. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

      В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая  образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

      Открывающиеся в теплое время года окна, а также  вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует  защищать сетками с диаметром  ячеек не более 0,5 мм.

      В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

      В помещениях хранилищ необходимо проводить  систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).

      Два раза в год (в начале и по окончании  отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

      При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции  и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

      При проведении уборок или санитарных обработок  вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

      Охранный  режим. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях – другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

      Охранные  режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный  залы, лаборатории и т.п.). 

4. Проверка  наличия и состояния  документов

 

      Проверка  наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся  по учетным документам, выявления  документов, подлежащих реставрации  и профилактической обработке.

      В ходе проверки осуществляется:

1. установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
2. выявление и устранение недостатков в учете документов;
3. выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
4. выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

      Проверка  наличия и состояния проводится не реже, чем один раз в 5 лет, а  также перед передачей их на государственное  хранение.

      Единовременные  проверки наличия и состояния  документов проводятся в архиве: