Классификация документов и дел в архиве

 

Областное государственное  автономное образовательное учреждение

Среднего  профессионального образования

Иркутский колледж  экономики сервиса и туризма

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая  работа

По  дисциплине: Архивоведение

 

На  тему: Классификация документов и  дел в архиве

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка гр. ДОУ-324

Малых Н.В.

Проверил:

преподаватель Тигунцева Л.И.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Иркутск,2011

Оглавление:

Введение…………………………………………………………………………...3

Определение фондовой принадлежности документов,

образование фонда……………………………………………………………..…4

Определение хронологических границ фонда и  крайних дат документов фонда…………………………………………………………………………...…..6

Образование объединенных фондов……………………………………………..7

Образование коллекции……………………………………………………...…9

Классификация документов в пределах фонда………………………………..10

Признаки  группировки дел………………………………………………….......11

Заключение……………………………………………………………………….16

Список использованной литературы…………………………………………...17

Приложение………………………………………………………………………18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Под классификацией документов в пределах ведомственного архива понимается их группировка по фондам и коллекциям.

Практическое  осуществление классификации документов по фондам и коллекциям называется фондированием. Фондирование состоит  из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования фондов. Ведомственный архив проводит фондирование документов по согласованию и под  непосредственным методическим руководством государственного архива, в который  передаются хранящиеся в нем документы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Определение фондовой принадлежности документов, образование фонда

 

Определение фондовой принадлежности документов заключается  в отнесении их к фонду соответствующей  организации и проводится на основе изучения документов организации и  определения их принадлежности к  составу документации данной организации - фондообразователя.

При определении  фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее:

 

- входящие  документы относятся к фонду  той организации, которой они  получены; их фондовая принадлежность  определяется по адресату, оттиску  регистрационного штампа, содержанию  документов, отражающему функции  и вопросы деятельности организации,  по резолюциям и пометам о  направлении документов на исполнение;

 

- копии (отпуски) исходящих документов относятся к фонду той организации, которая является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов;

 

- документы  внутреннего обращения относятся  к фонду той организации, которой  они составлены; фондовая принадлежность  их, как правило, определяется  по названию организации, которое  указано в документе, по подписи  автора.

Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзной, ДОСААФ, Общества Красного Креста и Красного Полумесяца и др.) составляют один фонд.

Дела, производство которых велось последовательно  в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством. При ликвидации организации с передачей ее функций другой организации законченные делопроизводством дела включаются в состав фонда ликвидированной организации, а незаконченные делопроизводством - в состав фонда организации - преемника;

 

- личные  дела, если они передавались из  одной организации в другую  в связи с переводом сотрудников,  включаются в фонд получившей  их организации.

 

В случае обнаружения ошибочно включенных в  фонд документов они должны быть выделены и присоединены к тому фонду (тем  фондам), к которому (которым) они  относятся.

 

Один  и тот же фонд организации составляют документы:

 

- до и  после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за  собой коренного изменения ее  деятельности, а выразилась в  расширении или сужении ее  задач и компетенции;

 

- до и  после изменения территориальных  границ ее деятельности, подчиненности,  структуры, штатов, печати и т.п.;

 

- до и  после полного или частичного  изменения в результате реорганизации,  присвоения ей почетного имени,  награждения орденом, изменения  административно - территориального  деления, перемещения из одного  района в другой и т.д.;

 

- временно  прекратившей свою деятельность  организации, а затем восстановленной  с теми же функциями.

 

Разные  фонды составляют материалы:

 

- союзного  министерства (комитета, главного управления) и созданного на его базе  в результате реорганизации (преобразования) республиканского министерства;

 

- республиканского  министерства (комитета) и созданного  на его базе союзного министерства;

 

- центрального  органа государственной власти  и государственного управления  автономной республики и союзной  республики, если последняя создана в результате преобразования автономной республики в союзную;

 

- центрального  органа государственной власти  и государственного управления  союзной и автономной республики, если последняя создана в результате преобразования союзной республики в автономную.

 

Фонд  является основной классификационной  и учетной единицей документов ведомственного архива и дроблению не подлежит.

Каждому фонду (коллекции), поступившему в ведомственный  архив, присваивается название и  номер.

Название  фонда соответствует официальному названию фондообразователя.

 

 

Определение хронологических границ фонда и  крайних дат документов фонда

 

Хронологическими  границами фонда являются:

 

- фонда организации  - официальные даты образования  и ликвидации организации;

 

- объединенного  фонда - даты образования и  ликвидации наиболее ранней и  наиболее поздней по времени  деятельности организаций, документы  которых вошли в состав фонда;

 

- коллекции  - даты самого раннего и позднего  документа в составе коллекции.

 

Крайними  датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и завершающего этапов деятельности организации или если в фонд организации были в свое время переданы не завершенные делопроизводством дела организации - предшественника и т.д.

 

 

Образование объединенных фондов

 

Объединенные  фонды могут быть сформированы из документов:

 

- однородных  по целевому назначению и функциям  одноименных организаций;

 

Пример. Всесоюзные строительно - монтажные тресты, машинно - тракторные станции.

 

 

 

- руководящего  органа и подчиненных ему организаций;

 

Пример. Министерство и его всесоюзные промышленные объединения (главные управления) или Управление строительства Нурекской ГЭС и подчиненные ему организации.

 

- организаций,  связанных между собой объектом  деятельности;

 

Пример. Московская железная дорога (управление, дистанции и др. организации).

 

- органов  государственной власти и государственного  управления и состоящих при  них организаций;

 

Пример. Облисполком и его отделы.

 

- последовательно  сменявших друг друга организаций,  если функции предшественников  полностью или частично передавались  их преемникам;

 

Пример. Министерства и комитеты по заготовкам сельскохозяйственных продуктов.

 

Образование объединенных фондов включает в себя перешифровку дел (изменение номеров  фондов, описей), пересоставление учетных документов, размещение документов объединенного фонда в одном месте хранилища, а при необходимости и пересистематизацию дел и пересоставление описей.

 

Название  объединенного фонда может состоять из:

 

- обобщенного  названия включенных в него  фондов;

 

Пример. Научно - исследовательские учреждения ветеринарной санитарии.

 

- названия  руководящей организации и обобщенного  названия подчиненных ей организаций;

 

Пример. Министерство медицинской промышленности СССР и его главные управления.

Конкретные  названия всех организаций, документы  которых вошли в объединенный фонд, приводятся в учетных документах.

 

Образование коллекции

Коллекция может поступить в ведомственный  архив в виде уже сложившихся  комплексов документов или образовываться в архиве из отдельных, разрозненных документов или сложившихся групп  документов с целью создания благоприятных  условий для их всестороннего  использования.

Если  документы когда-то поступившей  или образованной коллекции без  ущерба для использования можно  распределить по соответствующим фондам, то коллекция может быть расформирована.

В названии коллекции отражается признак (признаки) объединения документов, а в случае необходимости - ее составитель (организация, в том числе - ведомственный архив).

Создание  коллекций, а также их расформирование  проводится ведомственным архивом  только по согласованию с государственным  архивом.

 

 

Классификация документов в пределах фонда (систематизация дел фонда)

 

. Под классификацией  документов в пределах фонда  понимается их группировка и  расположение в фонде.

 

За единицу  классификации и учетную единицу  управленческой документации в пределах фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически  обособленный отдельный документ или  совокупность документов, заключенных  в отдельную обложку.

Практическое  осуществление классификации документов (дел) в пределах фонда называется их систематизацией.

Систематизация  дел фонда проводится в ведомственном  архиве при подготовке дел к передаче на государственное хранение.

 

Примечание. Систематизация дел фонда проводится и в делопроизводстве организации при составлении номенклатуры дел, и при подготовке дел к передаче в ведомственный архив.

Систематизация  дел в пределах архивного фонда  осуществляется на основе разработанной  и согласованной с соответствующим  государственным архивом схемы  систематизации дел фонда <*>.

 

 

В дальнейшем употребляется принятый в архивной практике термин "Схема систематизации фонда".

 

Схема систематизации архивного фонда

 

Схема систематизации архивного фонда является основанием для внутренней организации архивного  фонда и закрепляется описью дел  фонда.

 

В зависимости  от признака группировки дел схема  систематизации архивного фонда  может отражать структуру фондообразователя, функции его деятельности, виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах фонда.

 

Признаки  группировки дел

 

Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с  учетом следующих классификационных  признаков:

 

- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

 

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

 

- функционального,  отраслевого, тематического, предметно  - вопросного;