Содержание

1. Единая государственная система делопроизводства              3-16

2. Виды редакторской правки                                                     17-21

3. Сроковый контроль                                                                  22-29 

                                                          
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

 

      Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осу-ществлении процесса управления. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Документ - мате-риальный носитель информации.

Документы имеют юридическую силу и служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия.

Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно - историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.

От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы аппа-рата, использование информации в будущем 

      В 1964г. в Московском государственном историко-архивном институте был открыт факультет государственного делопроизвод-ства. В 1966г. создается Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, принимается Единая государственная система делопроизводства - ЕГСД, в рамках которой определены  все нормативы ведения документации. ЕГСД установила порядок работы с документами, определила их унификацию и стандартизацию.

      Реферат написан на основе изучения специальной литературы. В нем нашли отражение нормы и положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), государ-ственные стандарты на системы документации, методические реко-мендации по их применению. 
 
 

Единая государственная система делопроизводства

      Сегодня в РФ действует ряд общегосударственных норма-тивов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

- обеспечение юридической силы документа;

- организацию длительного хранения документов и последующего их использования;

- рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование. 

Создание современной нормативной базы документального обеспечения управления относится к началу 70-х гг. ХХв. В 1973г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

В 1973 году основные положения "Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД)" были утверждены Государственным комитетом Совмина СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в практической работе. ЕГСД представлял собой научно-методический, упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к службам делопроизводства в учреждениях и их порядок работы. Положения ЕГСД дополнялись Унифицированной системой организационно-распорядительной документации и подкреплялись ГОСТами, перечень которых был указан в приложении. На базе ЕГСД практически во всех республиках СССР были утверждены республиканские инструкции по делопроизводству. Необходимо также отметить, что ЕГСД была рассчитана на ручные методы работы с документами, кроме того, основные положение ЕГСД касались только организационно-распорядительной документации, оставляя за пределами своего влияния остальные системы документации. Формально, основные положения ЕГСД не являлись юридически обязательными для применения, не имели статуса общегосударственного норматива, так как система не была утверждена, а лишь была рекомендована к использованию специальным решением Госкомитета СССР по науке и технике.

      Определенную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы). Первые стандарты на организационно-распорядительную документацию были разработаны в 1972 году - ГОСТ 6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр - образец". Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств. Все эти нормы были включены в отдельный раздел "Подготовка служебных документов" в ЕГСД. В 1990 г. они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 "Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным с введением ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Он был переработан в 1983 году.

Появившиеся на практике в 80-е гг. проблемы с внедрением ЕГСД были, в первую очередь, связаны с появлением новых информационных технологий, с появлением электронно-вычислительных машин различного класса.

В 80-х гг. с учетом сложившихся условий была подготовлена ее вторая редакция, получившая название "Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ)". Разработка этого документа была вызвана следующими причинами:

внедрением в практику управления, в процессы подготовки и обработки документов вычислительной техники, а затем и персональных компьютеров, что и повлекло за собой изменение ряда традиционных (ручных) делопроизводственных операций, а также необходимость упорядочения работы с машинограммами и т.д.

идей распространения основных положений ЕГСДОУ на документы всех систем документации, создаваемых и используемых в управленческой деятельности.

ЕГСДОУ - это документ, развивающий, уточняющий и дополняющий Основные положения Единой государственной системы делопроизводства в связи с изменениями, которые претерпело делопроизводство к этому периоду времени. На основе ЕГСДОУ был подготовлен новый нормативный документ "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", который одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.88 и утвержден приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33. До настоящего времени он остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране.

В 1991г. вышла Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - несколько сокращенный вариант ЕГСДОУ

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Устанавливаются нормативные требования в организации службы делопроизводства, в частности предусматриваются некоторые условия ее создания в управленческих структурах негосударственных форм собственности.

"Основные правилах работы ведомственных архивов", утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.85 № 263 установили -

основные требования для систематизации документов в текущем делопроизводстве;

принципы и критерии ценности документов, организация экспертизы ценности документов и порядок ее проведения;

правила подготовки и передачи дел на хранение в архив.

Еще один аспект регламентации работы с документами - их архивное хранение

Утвержденный 1989 году "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов", состоящий из двух частей, предназначался для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов.

В 1992 году по распоряжению Правительства Российской Федерации от 24.06.92 №1118-р руководителем Государственной архивной службы утверждена и зарегистрирована в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.08.93 № 321 "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации". Данная инструкция устанавливала общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственном аппарате с целью совершенствования документационного обеспечения управления на единой основе. В данном документе впервые нормативно были закреплены требования не только к оформлению реквизитов, но и к текстам конкретных видов документов (проектам указов Президента, приказам, указаниям, инструкциям, протоколам). В ней была расписана процедура регистрации документов, построения поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирования дел, составления описей, оперативного хранения дел и передачи их на архивное хранение. Необходимо отметить, что данная инструкция предназначалась в первую очередь для министерств и ведомств и носила рекомендательный характер для организаций и учреждений любых форм собственности при составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Данная инструкция отменена в 2000 году в связи с введением "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

В последние годы был принят ряд правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организа-циях частных форм собственности. Распоряжение  правительства РФ от 21.03.94 358-Р установило обязательность хранения документов по личному составу, в т.ч. контрактов 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Согласно ГОСТ 6.38 - 90 (Унифицированные системы докумен-тации. Система организационно-распорядительных документов) юридическая сила документа обеспечивается наличием определен-ного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа. В сфере работы с документами установление единообразной терми-нологии была решена задача с помощью разработанного в 1983г. ГОСТ 16487-83 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

      В 1988г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена введением ГОСТ 6.10.1-88 (Унифицированные системы документации. Основные положения).

      Основополагающими документами для современного дело-производства являются:

- ГОСТ Р 6.30-97 (Унифицированная система организационно-рас-порядительной документации. Требования к оформлению докумен-тов);

- Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20.02.95 № 24 ФЗ.

      Помимо стандартов и федеральных законов, существует еще и альбом унифицированных форм  первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом России.

      В настоящее время систему органов государственного управления делопроизводством составляют:

      Госстандарт - орган, на который возложена ответственность за стандартизацию и унификацию документов. ГОСТ разрабатывается на каждый документ в отдельности.

      Главархив - орган, который ведет работу по рационализации делопроизводства и организационно-распорядительной докумен-тации в стране (ОРД). Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства в целом и по отдельным аспектам работы с документами.

      Главархив и Госстандарт - основные ведомства, которые регулируют управление документацией во Всероссийском масштабе