При расчете необходимой численности  работников обычно сначала определяют общую годовую трудоемкость, которая  вычисляется по следующей формуле (2.1):

где  Т_о – общая годовая трудоемкость работ;

    Т_н – годовая трудоемкость нормируемых работ;

    Т_нн – годовая трудоемкость ненормированных работ.

При этом годовую трудоемкость нормируемых работ можно рассчитать следующими способами:

• через нормы времени:

где V_i – объем работ i -го вида, выполняемый за год;

    Н_врi – норма времени на выполнение i -й работы.

• через нормы выработки:

где Н_вырi – норма выработки в единицах измерения на одного специалиста.

Годовая трудоемкость ненормируемых работ  определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ  по формуле:

где Н_ннj – трудоемкость ненормируемой j-й работы;

    V_j – объем работы j-го вида, выполняемый за год.

После определения общей годовой трудоемкости работ можно определить численность персонала по следующей формуле:

где Ч – численность персонала;

    Т_о – общая годовая трудоемкость работ;

    Ф_н  – нормативный фонд рабочего времени на одного работника за год (условно принимается равным 2000 часов или 259 рабочих дней 7 );

    К_н – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством: основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся и т.п. Данный коэффициент определяется по формуле:

      Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени.

      Расчет  численности персонала службы документационного  обеспечения управления рекомендуется  проводить по категории ее сотрудников. В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в службе ДОУ можно выделить 3 категории сотрудников по характеру труда, а именно:

• руководители;
• специалисты;
• другие служащие (или технические исполнители).

      К категории руководителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся  следующие должности:

• заведующий архивом;
• заведующий канцелярией;
• заведующий копировально-множительным бюро;
• заведующая машинописным бюро;
• заведующий экспедицией.

      На  практике в службе ДОУ используются и иные должности руководителей: управляющий делами, заведующий общим  отделом, заведующий протокольным отделом, начальник (руководитель) секретариата, заведующий центром подготовки документов, заведующий отделом писем и др. Как правило, наименование должности руководителя зависит от структуры службы делопроизводства. По существующим нормам управляемости количество руководителей не должно превышать 20% от общего количества делопроизводственного персонала. 8

К категории  специалистов в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие  должности:

• документовед;
• инспектор по контролю за исполнением поручений.

      На  практике к категории специалистов относятся такие должности, как: помощник (референт, секретарь-референт) руководителя организации, секретарь коллегии, инспектор, методист, специалист 1-й категории, специалист 2-й категории. 9

      К категории технических исполнителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:

• архивариус;
• делопроизводитель;
• машинистка;
• секретарь-машинистка;
• секретарь незрячего специалиста;
• секретарь руководителя;
• секретарь-стенографистка;
• стенографистка;
• экспедитор.

      На  сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

1. Управление  делами;

2. Канцелярия;

3. Общий  отдел;

4. Секретарь. 

      Управление  делами создаётся в министерствах  и ведомствах как структура, в  которой выполняется работа с  документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:
• приемная;
• секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
• секретариат коллегии;
• протокольное бюро.

В функции  секретариата входит:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) - это центр совершенствования ДОУ, методический центр.

К его  функциям относятся:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
• разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:

• экспедицию;
• бюро переписки;
• бюро учета и регистрации документов;
• компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем.

5. Центральный архив.
6. Инспекция.

      Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.
2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива. 
3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляющая контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:
• подготовка обращений к рассмотрению руководством;
• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;
• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
• организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.
5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.
6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.
7. Архив организации – осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

      Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

      В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

      Протокольная  группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
• анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;
• подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;
• организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

      Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

      Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах – общее собрание членов кооператива.

 

Раздел 3 Практические задания

Гарантийное письмо

 

      Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться  могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем". Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.