Документирование управленческой деятельности

                              Центросоюз Российской Федерации

Образовательное учреждение «Российский университет кооперации»

Реферат

по

Деловоиу общению

на тему:

«документирование управленческой деятельности».

студентки

II курса

факультета МЭО

специальности «реклама»

Пашковой Т. С.

Москва 2009 г.

Содержание

Глава 1

I.         Введение

II.       Юридическая сила документов. Состав реквизитов.

III.    Юридическая сила копий документов.

IV.   Требования к бланкам документов

V.      Подготовка и оформление основных видов документов

Глава 2

I.       Роль информации в управлении документами

II.    Технология работы с документами

III. Функциональные обязанности документоведа, его права, ответственность и условие работы.

IV. Заключение

Введение

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации: организационные документы; распорядительные документы; информационно - справочные документы. На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

Юридическая сила документов. Состав реквизитов.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

                  юридическую силу документов;

                  оперативное и качественное составление и исполнение документов;

                  организацию быстрого поиска документов;

                  более активное использование компьютера при составлении документов;

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “1 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Реквизит “3 - изображение наград” также не используется при разработке бланка фирмы.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

“Код организации” и “Код формы документа” располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.

              “Наименование министерства” и “Наименование предприятия” указывается в полном соответствии с правовыми актами.

              “Наименование структурного подразделения” – применяется только внутри предприятия.

              “Адресные данные предприятия” – используются только при переписке.

              “Название вида документа” – приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем.

              “Дата” – оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

              “Индекс” – регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

              “Ссылка на индекс и дату входящего документа” – проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма.

              “Место составления или издания” – указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.

              “Гриф ограничения доступа к документу” – указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы : “Для служебного пользования”, “Секретно” и т.п.

              “Адресат” – располагается в правом верхнем углу документа.

              “Гриф утверждения” – должен состоять из слова “УТВЕРЖДАЮ”, наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

              “Резолюция” – включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами “Адресат” и “Текст”.             

              “Заголовок к тексту” – содержит краткое содержание документа.

              “Отметка о контроле” – только тех документов, которые взяты на контроль.

              “Текст” – содержательная часть документа представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов:

              – краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

              – объективность и достоверность информации;

              – составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

              – структурирование текста  документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение.

              – широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

              “Отметка о наличии приложения” – указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения.

              “Подпись” – входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

              “Гриф согласования” – состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, наименование должности лица, с которым согласован документ.

              “Виза” – используют для внутреннего согласования документов.

              “Печать” – ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

              “Отметка о заверении копии” – проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись “Верно”, наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

              “Фамилия исполнителя и номер его телефона” – располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.

              “Отметка об исполнении документа и направлении его в дело” – для последующего хранения и использования в справочных целях.

              “Отметка о поступлении” – проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки.

Юридическая сила копий документов.

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов, например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).

Требования к бланкам документов

              Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

Подготовка и оформление основных видов документов

              Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

              Организационными документами являются :

              устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.

              Распорядительные документы регламентируют деятельность предприятия и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу.

              Распорядительными документами являются:

              приказ, распоряжение, указание, инструкция.

              Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.

              Информационно - справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

              Информационно - справочными документами являются:

              протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

Роль информации в управлении документами.

Информационная система – это комплекс взаимосвязанных технических устройств связи, объединенных в единое целое. С помощью информационных систем осуществляется управление производством, обменом, финансами, подготовкой кадров в учебных заведениях, научными исследованиями и т.д. Во всех экономически развитых странах фирмы эффективно применяют информационную систему управления (ИСУ). Это дает возможность руководителям быстрого взаимодействия между собой, ускоряет процесс выработки и принятия необходимых решений.

На отечественных предприятиях с помощью информационных систем решаются многие вопросы технической и технологической подготовки производства, конструкторские и нормативные расчеты, экономические обоснования, планирование и учет. Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности предприятия, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры по оценке деятельности предприятия.

Информационная система управления – это постоянно действующая система взаимосвязи людей, технических средств и методических приемов, предназначенная для сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации для использования ее распорядителями с целью совершенствования планирования, претворения в жизнь и контроля мероприятий, осуществляемых организацией.

ИСУ обычно включает следующие подсистемы: внутренней отчетности, сбора внешней информации, анализа информации.