Документирование управленческой деятельности

 

Документирование  управленческой деятельности 

Вариант №3

План

1. Нормативно-правовая база делопроизводства.
2. Оформление протокола.

 

   1) Делопроизводство представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе.

   Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. 

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

- конституцию РФ;

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических  лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.

Уголовный кодекс установил уголовную ответственность  за неправомерные действия с документами  и информацией.  

- международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом); 

-законодательные  акты Российской Федерации в  сфере информатизации и документации. (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов.

Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон  РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», «Об оказании услуг почтовой связи» содержат совокупность частных норм, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности), определяется порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов. 

-указы и  распоряжения Президента Российской  Федерации, постановления и распоряжения  Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне; 

-правовые  акты федеральных органов исполнительной  власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера; 

-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства; 

-правовые  акты нормативного и инструктивного  характера, методические документы  по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; 

-государственные  стандарты на документацию;

-унифицированные  системы организационно-распорядительной документации;

-общероссийские  классификаторы технико-экономической  и социальной информации; 

-государственная  система документационного обеспечения управления, Основные положения, общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ); Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.  

-нормативные  документы по организации управленческого  труда и охране труда;

-нормативные  документы по организации архивного  хранения документов;

-законодательные  акты субъектов Российской Федерации  и правовые акты, принимаемые  органами исполнительной власти  субъектов Российской Федерации. 

       Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.  

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.  

Правительство Российской Федерации, федеральные  органы исполнительной власти несут  ответственность за организацию  документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.  

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных  и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.  

Типология, языковое и композиционное представление  деловых бумаг закреплены следующими основными документами:  

1. Государственным  стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми.

Кроме того, в  стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и ряде других видов документации.

2. Типовой  инструкцией по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536). Положения Типовой инструкции устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

3. Постановлением  Государственного комитета Российской  Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении  унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Оформление  текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на Государственных стандартах по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской документации (ЕСКД). 

2) Протокол — документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т. д.) поставленных вопросов и принятых решений.  

Протокол составляется на основании записей, произведенных  во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, — предпочтительнее. В кратких опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Первая страница протокола оформляется, как правило, на общем бланке организации формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.  

   Текст протокола состоит из вводной  и основной части: Во вводной части  приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка Дня.

   Присутствовали - список присутствовавших или отсылка  к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

   Повестка  дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому  пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля. 

   Основная  часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

   Все реквизиты и их части, кроме пунктов  повестки дня, разделов СЛУШАЛИ —  ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ, печатают от левого поля формуляра.

   Основное  содержание докладов и выступлений  помещается в тексте протокола или  прилагается к нему; в последнем  случае делается в тексте сноска "Текст  выступления прилагается".

Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). 

Протокол  подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой  протокола является дата заседания. 

В необходимых  случаях практикуется оформление выписок  из протокола.

Для протоколов совещаний, касающихся сугубо внутренних вопросов работы организации или  ее подразделений, возможно оформление документов на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом в угловом варианте исполнения. 

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола  формата А4 шрифтом № 14 и имеют  следующие реквизиты: 

Наименование  документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру. 

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего  реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру. 

Место проведения заседания, совещания (при  необходимости) указывается при  оформлении протоколов совещания в  том случае, если оно происходило  не на обычном месте. Выравнивается  по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой. 

Дата  и номер протокола. Дата оформляется  словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола  печатается арабскими цифрами и  состоит из знака "№" и порядкового номера протокола. 

Основная  часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его  наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно размером шрифта № 15 и  подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.