Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности

Свойства и функции документа.

Как и всякий объект, документ обладает свойствами, т. е отличительными качествами:

1)      Атрибутивность – наличие слагаемых, без которых он существовать не будет. Документ, как целостная система состоит из двух основных слагаемых: информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих представляет документ в не документ в устную речь или в вещь.

2)      Функциональность – его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени.

3)      Структурность документа. Документ имеет типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документа. Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те, или иные необходимые обществу функции. Функция документа это его общественная роль, социальное назначение. Документ объект выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, которые можно поделить на 3 группы.

1)      Главная. Это хранение и передача информации во времени и пространстве.

2)      Общие функции документа. Они характерны для всех документов, независимо от их типа и вида. А) информационная функция – способность документа удовлетворять потребности общества в информации, служить источником информации. Присуща всем документам. Б) Коммуникативная функция – способность документа быть информативным средством передачи, общения. В них можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов. Это документы, ориентированные в определенном направлении или сверху вниз (законы, указы, постановления, инструкции) или снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы). Документы двухстороннего действия, взаимосвязанные между собой (договорные документы, личная переписка). В) Кумулятивная функция -  это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущих поколений.

3)      Специальные функции документа. Присущи не всем, а определенным видам и типам документов. К ним относится. А) Управленческая – выполняется документами, которые созданы для цели управления (законы, положения, уставы, распоряжения, приказы). В управленческой функции документ выступает в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества. Б) Правовая функция – способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких – либо фактов. Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы). В) Функция учета – дают количественную характеристику информации. Ею обладают статистические и финансово – экономические документы. Г) Познавательная функция – способность документа, служить средством получения и передачи знаний для изучений процессов явлений природы и общества. Д) Мемориальная функция – способность документа, служить внешней памятью человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому.

Унифицированные системы документации.

Под унификацией понимают оптимальное сокращение числа элементов, объектов, составляющих какой – либо комплект или систему. Основная цель унификации управленческой документации это установление единообразия в составе и формах управленческих документов. Стандартизация – это форма юридического закрепления результатов унификации. Суть стандартизации заключается в возведении норм обязательных для применения оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, результаты разработки оформляются в виде государственных стандартов (гос.). Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированной системе документации. Гос. 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации, придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограме, создаваемом средствами вычислительной техники, основные положения» Гос.6.10.5-87 «Унифицированные системы документирования. Требования к оформлению формуляра – образца» Гос.р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Гос.р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартам, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

1)      Документ – это зафиксированное на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

2)      Юридическая сила документа – свойства официального документа, сообщающие ему, действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

3)      Заверенная копия документа. Копия документа, на которой в соответствие с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

4)      Документирование. Запись информации на различных носителях по установленным правилам.

5)      Система документации. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

6)      Организационно – распорядительный документ. Это вид письменного документа, в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов, а так же вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

7)      Реквизит документа. Обязательный элемент оформления официального документа.

8)      Оформление документа. Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

9)      Бланк документа. Набор реквизитов идентифицирующих автора официального письменного документа.

10)  Автор документа. Физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Всего в ГОСТе 140 документов.

ГОСТр 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Распространяется на организационно – распорядительные документы. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления. 30 реквизитов. В каждом конкретном документе реквизитов будет гораздо меньше. Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов. Состав реквизитов документов:

01 – государственный герб РФ

02 – герб субъекта РФ

03 – эмблема организации или товарный знак

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины, постановки на учет (ИНН/КПП)

07 – код формы документа

08 – наименование организации

09 – справочные данные об организации

10 – наименование вида документа

11 – дата документа
12 – регистрационный номер документа

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 – место составления или издания документа

15 – адресат

16 – гриф утверждения документа

17 – резолюция

18 – заголовок к тексту

19 – отметка о контроле

20 – текст документа

21 – отметка о наличии приложения

22 – подпись

23 – гриф согласования документа

24 – виза согласования документа

25 – оттиск печати

26 – отметка о заверении копии

27 – отметка об исполнителе

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 – отметка о поступлении документа в организацию

30 – идентификатор электронной копии документов

Требования к оформлению реквизитов документов.

1)      Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с федеральным конституционным законом «О государственном гербе РФ».

2)      Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

3)      Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организации в соответствии с уставом (Положение об организации).

4)      Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5)      Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляют в соответствие с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6)      Идентификационный номер налогоплательщика / код причины, постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7)      Код формы документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8)      Наименование организации являющейся автором документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенные, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование организации, субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ печатают на двух языках. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения указывают в том случае, если оно является автором документа и располагает ниже наименование организации.

9)      Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (№ факсов, счетов в банке, адреса e-mail)

10)  Наименование вида документа, составленного или изданного организацией должно быть определено уставом (положением об организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУП) 

11)  Датой документа является дата его подписания и утверждения. Дата протокола, дата заседания (принятия решения). Для автора – дата события. Документы, изданные двумя или более органами должны иметь одну (единую/дату). Дату документа оформляют арабскими цифрами, в последовательности день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой. Допускается словесно – цифровой способ даты. Например, 5 июля 2003 года. Например, 2003/06/05.

12)  Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации, индексом дела по номенклатуре дел.

13) Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер  и даты документа, на который должен быть ответ.

14) Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам наименования организации и справочные данные об организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно – территориального деления. Оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15) В качестве адресата могут быть организации их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу, инициалы указывают перед фамилией. Наименование организаций и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Если документ отправляют в несколько организаций, то следует указывать обобщенно.

                                                                Администрации районов Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита адресат по отношению к самой длинной строке. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документов. В состав реквизитов адресат может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Государственное учреждение

Всероссийский Научно – исследовательский институт

документоведения и архивного дела.

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Образцову О.П.

ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский район, Тульская область, 301264

16) Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа, должен состоять из слова УТВЕРЖАЮ (без кавычек). Наименование должности лица утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Располагается в правом верхнем углу.

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись; В.А.Степанов

15.06.2003

Допускается в реквизите гриф утверждения документа центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО. Наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 №4.

УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАН от 05.04.2003 №82.

17) Резолюция, написанная на документе, соответствующим должностным лицом включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручений, срок исполнения, подпись и дату.

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с ОА «Термика» к 05.10.2003