Документирование управленческой деятельности

   Обозначение 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Теоретические вопросы 

   1.1. Классификация документов. 

   Для того, чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

   Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам  сходства и различия. Существуют различные  системы документирования.

   Системы документирования:

   - административная;

   - статистическая;

   - коммерческая и др.

   Предметом нашего изучения является административная система документирования.

   Административная  система документирования по видам  документов делится на:

   1. организационно-распределительную  (ОРД)-

   1.1. положения,

   1.2. уставы,

   1.3. инструкции,

   1.4. приказы,

   1.5. решения,

   1.6. протоколы;

   2. справочно-информационную -

   2.1. письма,

   2.2. телеграммы,

   2.3. телефонограммы,

   2.4. докладные записки,

   2.5. справки,

   2.6. акты;

   3. по личному составу -

   3.1. приказы,

   3.2. личные дела,

   3.3. заявления,

   3.4. трудовые книжки,

   3.5. характеристики,

   3.6. договоры и т.д.

   Цель  классификации документов:

   1. Повышение оперативности работы  аппарата управления и ответственности  исполнителей путем разграничения  функций структурных подразделений  и обязанностей исполнителей, четкого  распределения информации.

   2. Экономия труда за счет использования  информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

   Значение  классификации документов:

   - обеспечение их быстрого поиска  в текущем делопроизводстве;

   - повышение оперативности работы  с ними.

   Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.

   Основной  признак классификации - содержание документа. 
 
 
 

1.2. Требование к построению, изложению и оформлению таблиц. 

    Таблица – это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц изложены в разделе ГОСТ Р 1.5-92. ГОСТ посвящен построению стандартов, но изложенные в нем требования к таблицам распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе на организационно-распорядительную.

    ГОСТ  называет обязательные элементы таблицы  и порядок их графического расположения.

    Таблицы применяют для лучшей наглядности  и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей.

    При переносе части таблицы на ту же или другие страницы, название помещают только над первой частью таблицы.

    Цифровой  материал, как правило, оформляют в виде таблиц в соответствии с рисунком 1.

    Таблица __________ - _________________

    номер название таблицы 

     Рисунок 1

    Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами  сквозной нумерацией.

    Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.

    Если  в стандарте одна таблица, то она  должна быть обозначена «Таблица 1»  или «Таблица В.1», если таблица приведена  в приложении В.

    Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит  из номера раздела и порядкового  номера таблицы, разделенных точкой.

    На  все таблицы стандарта должны быть приведены ссылки в тексте стандарта; при ссылке писать «таблица» с указанием ее номера.

    Заголовки граф и строк таблицы следует  писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или  с прописной буквы, если они имеют  самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

    Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями.

    Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями  не допускается.

    Горизонтальные  и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование  таблицей.

    Заголовки граф, как правило, записывают параллельно  строкам таблицы. При необходимости, допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

    Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.

    Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые  дана на нее ссылка, или на следующей  странице, а при необходимости, в приложении к стандарту.

    Допускается помещать таблицы вдоль длинной  стороны листа стандарта. Если строки или графы таблицы выходят  за формат страницы, то таблицу делят  на части, помещая одну часть под  другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик.

    При делении таблицы на части допускается  ее головку или боковик заменять соответственно номерами граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами  графы и (или) строки первой части  таблицы.

    Боковик (графа для заголовков)

    В таблице имеются два уровня деления  текста: вертикальный - графы и горизонтальный -горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) - боковике - перечисляются объекты, данные о которых приводятся в  таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы, помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.

    Все таблицы в тексте за исключением  таблиц приложений нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами.

    Таблица может иметь заголовок, который  кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут "Продолжение таблицы..." или "Окончание таблицы...", повторяют ее головку, а при необходимости и заголовки строк.

    Заголовки граф и строк таблицы пишут  с прописной буквы, подзаголовки граф - строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы - если они имеют самостоятельное  значение

    В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже.

    ГОСТ  подробно описывает порядок обозначения  физических величин и их числового  значения, поэтому его следует  иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.

    Числовые  значения показателя должны проставляться  на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3. Положение. Определение, разделы. Краткая характеристика разделов текста положения об организации: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности. 

      Положение о предприятии (организации, учреждении) – это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в структуре ведомственного (территориального) управления, регулирующий порядок его повседневного функционирования, а также его подчиненности и взаимодействия с другими предприятиями (организациями, учреждениями) (в отдельных случаях – с их структурными подразделениями, должностными лицами).

      Фактически  положение о предприятии определяет правила, нормы и требования по всем вопросам, отнесенным к его компетенции, обязательные для выполнения его сотрудниками в процессе осуществления ими должностных обязанностей. Отметим, что действующие на сегодня руководящие документы по вопросам ДОУ не содержат норм и требований прямого действия, устанавливающих конкретный порядок и правила подготовки текста положения о предприятии. Вместе с тем, в сущности, аналогичные им нормы и требования изложены:

      а) в Типовой инструкции по делопроизводству;  
  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68). – М., 2001.