Гарантийные письма всегда подписываются двумя  лицами: руководителем организации  и главным бухгалтером. Гарантийные  письма также удостоверяются печатью организации.

      Гарантийное письмо оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами гарантийного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.

      Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

      В организацию поступило гарантийное  письмо (рис.3.1). Необходимо выявить ошибки. 
 
 
 
 
 

Рис. 3.1

      Как указывалось выше, среди обязательных реквизитов гарантийного письма должны быть указаны справочные данные организации и отметка об исполнителе, чего в данном письме не указано. Так же неверно расположен заголовок к тексту. В соответствии с продольным и угловым расположением реквизитов заголовок к тексту должен располагаться в левом углу после реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату». Ниже представлен вариант правильно оформленного гарантийного письма (рис. 3.2).

Рис. 3.2 
 

Анализ  составления и оформления номенклатуры дел конкретной организации

 

      В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия создают и получают большое количество документов, которые после использования формируются в дела.

      Номенклатура  дел представляет собой систематизированный  перечень заводимых в организации  дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. Она составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

      Различают три вида номенклатуры дел:

• Типовая – составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.
• Примерная номенклатура дел – устанавливает примерный состав дел для заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, но разных по структуре с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
• Конкретная (индивидуальная) номенклатура дел организации.

      Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения вышестоящих организаций. Конкретная же составляется службой ДОУ организации на основе номенклатур дел структурных подразделений.

      При существовании типовой или примерной  номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:  

      

• в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные  ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;
• в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

      Номенклатура  дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

      Форма номенклатуры дел организации приводится в приложении 7 (см. прил. А) Основных правил работы архивов организаций, форма номенклатуры дел структурного подразделения – в приложении 8 (см. прил. Б).

      Номенклатура  дел организации оформляется  на общем бланке организации.

      Номенклатура  дел организации визируется руководителем  архива организации или лицом, ответственным  за архив организации, подписывается  руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

      Номенклатура  дел организации на предстоящий  календарный год составляется в  последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

      Номенклатура  дел должна согласовываться с  архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения  функций и структуры организации  разрабатывается новая номенклатура дел.

      Номенклатура  дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел  следует руководствоваться:

• уставом или положением об организации,
• положениями о структурных подразделениях,
• штатным расписанием,
• номенклатурой дел организации за прошлый год,
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
• регистрационными формами,
• ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
• типовыми и примерными номенклатурами дел.

      В номенклатуре дел предусматриваются  заголовки дел для группировки  документов, отражающие все документируемые  участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел  организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

      Номенклатура  дел составляется по следующей унифицированной  форме (см. таб. 2.1):  
 
 

      Таблица 3.1

      Форма составления номенклатуры дел

      Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное  расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

      Графы номенклатуры дел организации, ее структурных  подразделений заполняются следующим  образом:

• в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);
• в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;
• в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;
• в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации;
• в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

      По  окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел  заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

      Форма итоговой записи к номенклатуре дел  организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций.

      При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

 

Заключение

 

      Обобщая материалы данной работы можно сделать  следующие выводы.

      Делопроизводство  является неотъемлемой частью управления предприятием. Принятие управленческих решений зависит от имеющейся информации, которая должна быть правильно, верно оформлена в виде документов. Для этого существуют необходимые законы, правила и требования к оформлению документов, различного типа.

      Рассмотрев  понятия информации и документа, была выявлена их связь. Документ является зафиксированной на определенном носителе информация. Роль документа в управленческой деятельности также важна. Именно документ позволяет принимать какие-либо решения, определять работу в организации, а также содержит в себе информацию об организации.

      Здесь была подробно рассмотрена служба документационного обеспечения, ее состав, структура, функции, задачи. Был приведен пример оформления гарантийного письма организации, с выявлениями ошибок, и их исправление. Также был определен порядок хранения документов, и разработка номенклатуры дел.

      В конце хотелось бы сказать:

      В работу с документами в организации  в той или иной степени втянуты  все работники, независимо от того, к какой категории они относятся  – к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами.

    От  технологии организации работы с  документами и от качества создаваемых  документов зависит не только оперативность  и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление.

 

Список нормативно-правовых документов и использованной литературы

 
      

1. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство "Март", 2006. 
2. Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. Издательство "Питер", 2006. 
3. Борискин В.В., Поликарпова Н.М. Документационный системный комплекс организации: учебно-методическое пособие. Издательство "Ось-89, 2006.
4. Внешнеэкономическая деятельность: сборник нормативных документов. Издательство "Гросс Медиа", 2006.
5. Данилина В. В., Луканина М. В., Минаева Л. В. и др. Связи с общественностью. Составление документов. Теория и практика. Издательство "Аспект-Пресс", 2006. 
6. Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: доклады и сообщения на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2005 г. Росархив. ВНИИДАД. - М., 2006. 
7. Ефремова О. С. Журналы по охране труда: форма и правила ведения. Издательство "Альфа-Пресс", 2007.
8. Жеребенкова А. В. Делопроизводство в бухгалтерии. Издательство "МЦФЭР", 2006.
9. Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: практическое пособие. Издательство "Омега-Л", 2007.
10. Климова М.А. Документы и документооборот в бухгалтерском учете. Издательство "Налоговый вестник", 2006 
11. Кузнецов И. Н., авт. -сост. Деловое письмо: учебно-справочное пособие. Издательство "Издательский дом Дашков и К", 2007.
12. Мигель И. Н. Документирование управленческой деятельности: курс лекций. Издательство "Флинта", 2006.
13. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. Издательство "Академия", 2006.
14. Рогожин М. Ю. Делопроизводство. Издательство "ИндексМедиа", 2006.
15. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству + CD. Издательство "Питер", 2007.
16. Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство "Омега-Л", 2007.
17. Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие. Издательство "Омега-Л", 2007.
18. Стенюков М. В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению. Издательство "ПРИОР", 2007.
19. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. Издательство "ПРИОР", 2007.
20. Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член "Гильдии Управляющих Документацией" и ARMA International Современные проблемы делопроизводства, документооборота и архивного дела (список публикаций).