Документирование управленческой деятельности

 

 

Документирование управленческой деятельности     Контрольная работа       Документирование управленческой деятельности                                                Шарыпово 2013

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

План

 

1. Реквизиты содержательной части документа.
2. Правила оформления  реквизита «Наименование организации»
3. Составить на листе формата А4: акт приема-передачи документов на архивное хранение, приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реквизиты содержательной части документа.

Введение

             При подготовке и оформлении  документов необходимо соблюдать  правила, обеспечивающие юридическую  силу документов, оперативное и  качественное их исполнение и  поиск, возможность обработки  документов с помощью средств  вычислительной техники.

          В целях эффективного использования  средств вычислительной техники  устанавливаются единые правила  оформления документов и их  реквизитов, проводится унификация  форм документов, а также процессов  работы с документами.

         Документ  должен иметь следующие обязательные  реквизиты: наименование университета  – автора документа; название  вида документа, заголовок к  тексту, дату, регистрационный номер,  текст, визы, подпись, отметку  об исполнении документа и  направлении его в дело.

       При подготовке  документов на персональном компьютере  рекомендуется применять текстовый  редактор Word for Windows версии от 6.0 и  выше с использованием шрифтов  Times New Roman размером № 12 через 1,5 интервала.

 

 

 

 

 

1 Реквизиты содержательной части документа

Реквизит «Заголовок к тексту документа»

        Заголовок  к тексту документа должен  быть кратким, точно передавать  смысл текста.

       Заголовок  грамматически согласовывается  с наименованием вида документа,

Приказ о составе ученого совета Энергетического факультета, 
Письмо о приглашении на конференцию; 
Протокол заседания ученого совета; 
Должностная инструкция лаборанта; 
Положение о службе делопроизводства; 
Правила внутреннего распорядка; 
Акт проверки состояния дел; 
Справка  о контингенте студентов.

       К тексту  документов, оформленных на бланках  формата А5,  заголовок не составляется.

Реквизит «Текст документа»

          Содержательная часть документа  должна быть  представлена связным текстом, а при необходимости иметь форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Общие требования к тексту документов: 

• краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования; 
• объективность и достоверность информации; 
• составление по возможности простых, т.е.  содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними; 
• структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение; 
• использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

          При составлении документов используется  деловой стиль со специфическими  признаками: 

• нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения; 
• точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.); 
• краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.; 
• употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период …, направляем на рассмотрение и утверждение…, проверкой установлено, что …); 
• ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставлять кредит, а не выдавать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу); 
• использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать); 
• безличный характер изложения текста; 
• употребление специальных терминов; 
• использование сокращенных слов (СНГ, Москапремонт, зам., зав., г-н, кв.м. и др) 
• исключение  из текста архаизмов (сего года, при сем направляем); 
• исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать), и др.

       Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

       Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «таблица» и указывают ее порядковый номер (Без  знака №).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реквизит «Отметка о наличии приложения»

        Приложения  должны оформляться на стандартных  листах и  иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.)

           Если  в тексте документа дана ссылка на приложение с указанием его наименования, то приложение оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 2 экз.

         Если  приложения в тексте не названы,  то необходимо перечислить их  названия, количество листов и  экземпляров каждого. При наличии  нескольких приложений они нумеруются:

Приложение: 1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз. 
                        2. Смета расходов …           на 2 л. в 3 экз.

    Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

   На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер.

Например:

Приложение 1  К приказу ректора   от 08.10.2001  № 524

 

 

2 Правила оформления  реквизитов

 
            Государственный герб Российской  федерации. Его оформляют на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, часть 1, ст.5021). Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации. 
 
         Герб субъекта Российской Федерации. Оформляется в соответствии с правовыми актами того субъекта федерации, к которому относится организация. Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации. 
 
     Эмблема или товарный знак организации. Оформляется в соответствии с Уставом организации (или Положением об организации). Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации или на одном уровне с наименованием организации. 
 
           Код организации. Реквизит оформляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. 
 
           Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Реквизит оформляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 
 
         Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Реквизит оформляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 
 
      Код формы документа. Реквизит оформляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации. 
 
       Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации. Над наименованием организации надо указать сокращенное наименование вышестоящей организации, а при его отсутствии ее полное наименование. Если сама организация имеет сокращенное наименование, закрепленное в ее учредительных документах, но его надо указать в скобках под полным наименованием организации. Если автором документа является структурное подразделение организации или ее филиал, то его наименование приводят ниже наименования организации. 
 
       При использовании продольного бланка реквизит печатают во всю длину строки. При использовании углового бланка длина одной строки должна быть не более 73 мм, нельзя делать переносы слов. Многострочные наименования печатают через один интервал, между составными частями реквизита делают 2 интервала.  
            Справочные данные об организации. Реквизит в обязательном порядке содержит почтовый адрес и телефон организации, а также другие сведения (номера факса, расчетного счета, адрес электронной почты и т.п.) по усмотрению самой организации. Реквизит располагают аналогично наименованию организации, отступив от него 2 интервала. 
 
    Наименование вида документа. Этот реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации. Реквизит оформляют прописными буквами, располагают аналогично наименованию организации. 

 
            Дата. Реквизит оформляют цифровым способом в последовательности: день месяца, номер месяца, номер года. Например: 19.01.2010. Дату сразу печатают в актах, протоколах, в выписках из приказа и протокола. В остальных документах делают заготовку для даты  
( . .2010 или .01.2010), которую заполняют после подписания документов. 
 
             Словесно-цифровой способ оформления (19 января 2010 г.) в основном применяют в документах, содержащих сведения финансового характера. 
 
            Регистрационный номер. Его печатают на одной строке с датой. При использовании углового бланка и в письмах его располагают от 2-й позиции табуляции. При использовании продольного бланка (кроме бланка писем) – от7-й позиции. Реквизит может выглядеть как простой номер, сложный номер, номер с буквенным наращением. 
 
Например: 
 
№ 2 – простой номер; 
 
№ 05-02/100 – сложный номер; 
 
№ 25-к или лс – номер с буквенным наращением; 
 
№ 14/26 – номер документа, изданного двумя организациями. 
 
 
      Простой номер применяют во внутренних документах, их нумерация начинается с начала календарного года. 
 
     Сложный номер применяют для исходящих документов. Входящие в него цифры обозначают: 

•  
  05 – номер структурного подразделения, от имени которого оформлен документ;
•  
  02 – номер дела, в которое подшивают документ;
•  
  100 – номер документа по регистрационному журналу.

 
                 Если документ издается несколькими организациями, то его регистрационный номер содержат порядковые номера данного вида документа в каждой организации. 
 
          Регистрационный номер печатают сразу в выписках из приказов и протоколов. В остальных документах заранее печатают только знак номера, сам номер ставят от руки после подписания документа. 
 
        Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа. Данный реквизит печатают в ответных письмах. Данные для его заполнения берут из документа, на который дается ответ. Пример оформления: 
 
 
На № 02-05/32 от 10.01.2010 
    Если письмо не является ответным, реквизит не оформляют или оставляют незаполненным:             На № от 
      Место составления или издания документа. Реквизит оформляют в соответствии с административно-территориальным делением страны. Перед названием столицы и перед названиями городов, в наименовании которых входит частица «град» или «город», сокращение г. не указывают.  
      Если местом составления документа является областной центр, то в реквизите достаточно указать только его наименование. 
      Если местом составления документа является районный центр, то в реквизите указывают его наименование и наименование области, к которой он относится. 
       Если место составления документа не является районным или областным центром, то в реквизите указывают его наименование, а также наименование района и области. 
        Реквизит располагают аналогично наименованию организации, при использовании углового бланка длина одной строки реквизита не должна превышать 73 мм. При оформлении реквизита используют общепринятые сокращения: обл., р-н, г., д., п., п.г.т., с. 
        Адресат. Реквизит печатают от 4-й позиции табуляции. Документ может адресоваться учреждению, структурному подразделению учреждения, конкретному должностному лицу, частному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. 
      Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. 
      При адресовании документа руководителю учреждения адресат начинают с наименования должности, в которое включают наименование организации. 
      Если документ направляют в несколько однородных организаций, то их наименования следует указывать обобщенно. 
      Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список рассылки. 

      Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. 
      В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах: "Справочные данные об организации", "Адресат"): 

•  
  наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
•  
  наименование улицы, номер дома, номер квартиры;
•  
  наименование населенного пункта (города, поселка и т.п.);
•  
  наименование области, края, автономного округа (области), республики;
•  
  индекс.

      Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес: 
 
 
Всероссийский научно-исследовательский 
институт документоведения и архивного дела 
 
Б.Черкасский пер., д.5, Центр, Москва, 103012

   Аналогично поступают при адресовании должностному лицу. При адресовании физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:  

Калинину И.П. 
 
ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевского р-на, 
Тульской обл., 301264 
      Почтовый адрес не проставляют на документах, адресованных в правительственные органы или в однородные организации. 
      Гриф утверждения. Реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Дата утверждения сначала оформляется в виде заготовки, которую заполнят после подписания документа. Реквизит печатают от 5-й позиции табуляции. Например:  
 
УТВЕРЖДАЮ 
 
Наименование должности 
 
И.О.Фамилия 
 
. .2010 
       При утверждении документа постановлением, решением, приказом или протоколом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.   
       Резолюция. Резолюция содержит указания руководителя по исполнению документа. Она должна содержать фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату оформления. Оформляется рукописным способом на свободном месте между адресатом и текстом. 
        Заголовок к тексту. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Его рекомендуется оформлять с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем?». Исключения составляют акты и протоколы, где заголовок пишут в родительном падеже. Длина одной строки заголовка не должна превышать 73 мм. В заголовке нельзя делать переносов слов. Заголовок должен содержать не более четырех строк, между которыми делают один интервал. В конце заголовка не ставят точку. Если документ выполнен на формате А5, то заголовок в нем не пишут.  
          Текст. Этот реквизит является основным в документе. Он должен быть максимально точным, не допускающим различных толкований. По смыслу текст может делиться на главы, пункты, подпункты и т.д. Нумерацию отдельных частей теста осуществляют по правилам рубрикации. Текст, содержащий большое количестве цифровых данных, может быть оформлен в виде таблицы. 
       Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то реквизит оформляют следующим образом: 
 
 
Приложение: на 5 л. в 3 экз. 
 
 
или (если приложений несколько) 
 
 
Приложение: 1. На 4 л. в 3 экз. 
 
2. На 3 л. в 3 экз. 
        Если приложения не указаны в тексте, то в реквизите указывают название приложений и количество листов. 
      Если к документу прикладывают материал, имеющий приложения, то реквизит оформляют следующим образом: 
       Приложение: письмо Министерства связи РФ от 25.03.2005 № 6/5123 и приложение к нему, всего на 6 л. 
        Если документ направляется в несколько адресатов, а приложение не во все, реквизит оформляют следующим образом: 
        Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес. 
        Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. 
 
        Подпись. Документ подписывают руководящие работники предприятия или другие должностные лица в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством и правовыми актами. Реквизит состоит из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки. Наименование должности пишут от 0-й позиции табуляции, расшифровку подписи от 6-й позиции табуляции. Длинное наименование должности пишут в несколько строк через один интервал, длина одной строки должна быть не более 73 мм, расшифровку подписи в этом случае делают по последней строке. 
       Если документ оформлен на бланке, содержащем название организации, то указывается краткое наименование должности: 
Директор И.О.Фамилия 
        Если документ оформлен не на бланке, то название должности должно включать название организации: 
    Генеральный директор 
Московского 
машиностроительного завода И.О.Фамилия 
 
 
        Две и более подписи ставят в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц. Их подписи располагают одну под другой в соответствии с уровнем занимаемой должности. 
        Если документы подписывают должностные лица, имеющие должности одного уровня, первую подпись оформляют от 0-й позиции табуляции, вторую – от 5-й позиции табуляции. Расшифровки подписей в этом случае располагают на 1,5 интервала ниже, первую – от 2-й, а вторую – от 6-й позиции табуляции. 
     В документах, составленных комиссией, указывают не наименования должностей, а распределение обязанностей в составе комиссии. 
     Если должностное лицо, чья должность указана на документе, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности. При этом обязательно указывают фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Допускается внесение исправлений рукописным или машинописным способом. Не допускается подписывать документ, проставляя предлог "за" или косую черту перед наименованием должности. 
     Подпись нельзя отрывать от текста документа и переносить на другую страницу. Если на листе не хватает места для подписи, то на следующую страницу переносят как минимум две строки текста или отметку о наличии приложения (если она есть) и после этого оформляют подпись. 
      Гриф согласования. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его подписи, ее расшифровки и даты согласования. Длинное наименование должности пишут в несколько строк через один интервал, длина строки не более 73 мм.  
      При согласовании с двумя должностными лицами, имеющими должности одного уровня, первый гриф согласования оформляют от 0-й позиции табуляции, а второй от 5-й позиции табуляции. 
 
      Визы согласования. Реквизит содержит наименование должности лица, c которым согласовывали текст документа, его подпись, ее расшифровку и дату визирования. Если документ содержит несколько виз, то первую оформляют от 0-й позиции табуляции, а вторую от 5-й, третью визу оформляют аналогично первой и так далее. 
 
Пример оформления реквизита: 
 
 
      Начальник отдела кадров Главный бухгалтер 
 
И.О.Фамилия И.О.Фамилия 
 
 
. .2010 . .2010 
        Оттиск печати. При заверении документа или его копии печать ставят таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ: 
 
Наименование должности И.О.Фамилия 
 
М.П. 
         Отметка о заверении копии. Реквизит состоит из заверительной записи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его подписи, ее расшифровки и даты заверения, расшифровку подписи пишут от 6-й позиции табуляции. 
        На копии документа на верхнем поле от 7-й позиции табуляции пишут слово «Копия». Если копия выдается на руки заинтересованному лицу или посылается в другую организацию, то ее заверяют печатью. 
 
       Отметка об исполнителе документа. Реквизит оформляют в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Реквизит содержит инициалы и фамилию исполнителя и номер его служебного телефона. 
        Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Данный реквизит оформляют от руки. Пишут фразу «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ, затем указывают краткие сведения об исполнении документа, ставят подпись или указывают фамилию исполнителя и дату подшивки документа в дело. 
         Отметка о поступлении документа в организацию. Реквизит оформляют от руки или ставят специальный штамп. Реквизит содержит краткое наименование организации, входящий номер документа, дату его поступления. 
        Идентификатор электронной копии документа. Реквизит должен содержать имя файла, а также другие поисковые данные, необходимые для поиска документа, которые устанавливает сама организация.