Документирование деятельности коллегиальных органов

Ïðåäëàãàåìûå ìåðû, íàïðàâëåííûå íà ñîâåðøåíñòâîâàíèå äåÿòåëüíîñòè, äîëæíû èìåòü, êàê ïðàâèëî, êîìïëåêñíûé õàðàêòåð;

2.3.2. ïðîåêòû ðåøåíèÿ êîëëåãèè è ïðèêàçà, åãî îáúÿâëÿþùåãî, ïðîõîäÿò ñîãëàñîâàíèå â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå.

Ïðîåêòû äîêóìåíòîâ, ïðèíèìàåìûå ïóòåì îïðîñà ÷ëåíîâ êîëëåãèè áåç ñîçûâà çàñåäàíèé, ñîãëàñîâûâàþò è âèçèðóþò âñå ÷ëåíû êîëëåãèè.

2.4. Âñå ìàòåðèàëû ïðîõîäÿò ñîãëàñîâàíèå è âèçèðóþòñÿ ëèöîì, îòâåòñòâåííûì çà ïîäãîòîâêó âîïðîñà, ðóêîâîäèòåëåì ïîäðàçäåëåíèÿ-èñïîëíèòåëÿ, è çàìåñòèòåëåì ðóêîâîäèòåëÿ Óïðàâëåíèÿ, îñóùåñòâëÿþùèì ðóêîâîäñòâî ñîîòâåòñòâóþùèì íàïðàâëåíèåì äåÿòåëüíîñòè.

Ïîìèìî ýòîãî ïðîåêòû ðåøåíèÿ êîëëåãèè è ïðèêàçà, åãî îáúÿâëÿþùåãî, âèçèðóþòñÿ è ðóêîâîäèòåëÿìè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé Óïðàâëåíèÿ, êîòîðûå ïðèíèìàëè ó÷àñòèå â èõ ïîäãîòîâêå è èíòåðåñû êîòîðûõ çàòðîíóòû.

2.5. Ñîãëàñîâàííûå â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå ìàòåðèàëû ïðåäñòàâëÿþòñÿ â ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå Óïðàâëåíèÿ, îñóùåñòâëÿþùåå ôóíêöèè îðãàíèçàöèîííî-êîíòðîëüíîãî îáåñïå÷åíèÿ, â ñîîòâåòñòâèè ñî ñðîêàìè, îïðåäåëåííûìè â ïëàíå ìåðîïðèÿòèé ïî ïîäãîòîâêå çàñåäàíèÿ êîëëåãèè, íî íå ìåíåå ÷åì çà 14 äíåé äî çàïëàíèðîâàííîé äàòû ïðîâåäåíèÿ çàñåäàíèÿ êîëëåãèè, íà êîòîðîì ïðåäïîëàãàåòñÿ ðàññìîòðåíèå âîïðîñà.

2.6. Ìàòåðèàëû, ïîäãîòîâëåííûå ñ íàðóøåíèåì ïðåäúÿâëÿåìûõ ê íèì òðåáîâàíèé èëè ïðåäñòàâëåííûå íå â ïîëíîì îáúåìå, íå ïðèíèìàþòñÿ.

Ïîëó÷åííûå ìàòåðèàëû ìîãóò áûòü âîçâðàùåíû ïîäðàçäåëåíèÿì-èñïîëíèòåëÿì íà äîðàáîòêó äëÿ óñòðàíåíèÿ íåäîñòàòêîâ.

10.  ñëó÷àå åñëè ìàòåðèàëû êîëëåãèè ïî êàêèì-ëèáî ïðè÷èíàì íå ìîãóò áûòü ïðåäñòàâëåíû â óêàçàííûé ñðîê èëè åñëè, ïî ìíåíèþ ëèöà, îòâåòñòâåííîãî çà ïîäãîòîâêó âîïðîñà, îòñóòñòâóåò íåîáõîäèìîñòü åãî ðàññìîòðåíèÿ, îá ýòîì ïèñüìåííî äîêëàäûâàåòñÿ ïðåäñåäàòåëþ êîëëåãèè.

51

2.8. Íåäîñòàòî÷íî ïðîðàáîòàííûå âîïðîñû ïî óêàçàíèþ ïðåäñåäàòåëÿ êîëëåãèè èëè ïî ðåøåíèþ êîëëåãèè ñíèìàþòñÿ ñ îáñóæäåíèÿ, ìàòåðèàëû âîçâðàùàþòñÿ èñïîëíèòåëÿì íà äîðàáîòêó.

2.9. Îòâåòñòâåííîñòü çà êà÷åñòâî ðàçðàáîòêè, ñâîåâðåìåííîñòü ïðåäñòàâëåíèÿ ïðîåêòîâ ìàòåðèàëîâ ê çàñåäàíèÿì êîëëåãèè è äîñòîâåðíîñòü ñîäåðæàùèõñÿ â íèõ ñâåäåíèé íåñóò ðóêîâîäèòåëè ïîäðàçäåëåíèé-èñïîëíèòåëåé è ëèöà, îòâå÷àþùèå çà ïîäãîòîâêó âîïðîñà.

2.10. Äëÿ èçó÷åíèÿ âîïðîñîâ, ïîäëåæàùèõ ðàññìîòðåíèþ íà çàñåäàíèè êîëëåãèè, ïîäãîòîâêè èëè äîðàáîòêè ïðîåêòîâ ðåøåíèé êîëëåãèè è äðóãèõ ìàòåðèàëîâ, à òàêæå äëÿ ïðîâåðêè èñïîëíåíèÿ ïðèíÿòûõ ðåøåíèé ìîãóò ñîçäàâàòüñÿ âðåìåííûå êîìèññèè è ðàáî÷èå ãðóïïû. Î ðåçóëüòàòàõ èõ äåÿòåëüíîñòè äîêëàäûâàåòñÿ íà çàñåäàíèè êîëëåãèè. ×ëåíû âðåìåííûõ êîìèññèé è ðàáî÷èõ ãðóïï, èìåþùèå îñîáîå ìíåíèå, âïðàâå äîâåñòè åãî äî ñâåäåíèÿ ÷ëåíîâ êîëëåãèè èëè åå ïðåäñåäàòåëÿ.

III. Ïîðÿäîê ïîäãîòîâêè è ïðîâåäåíèÿ çàñåäàíèé êîëëåãèè

3.1. Ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå Óïðàâëåíèÿ, îñóùåñòâëÿþùåå ôóíêöèè îðãàíèçàöèîííî-êîíòðîëüíîãî îáåñïå÷åíèÿ, â ñîîòâåòñòâèè ñ ïëàíîì ðàáîòû êîëëåãèè è ïðè íàëè÷èè ïîäãîòîâëåííûõ ìàòåðèàëîâ ôîðìèðóåò ïðîåêò ïîâåñòêè äíÿ è ñïèñîê ó÷àñòíèêîâ çàñåäàíèÿ äëÿ äîêëàäà ïðåäñåäàòåëþ êîëëåãèè.

3.2. Ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå Óïðàâëåíèÿ, îñóùåñòâëÿþùåå ôóíêöèè îðãàíèçàöèîííî-êîíòðîëüíîãî îáåñïå÷åíèÿ, ïðè ïîëó÷åíèè ìàòåðèàëîâ ê î÷åðåäíîìó çàñåäàíèþ îðãàíèçóåò èõ òèðàæèðîâàíèå è ðàññûëêó ÷ëåíàì êîëëåãèè, à òàêæå â çàèíòåðåñîâàííûå ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ Óïðàâëåíèÿ. Íàïðàâëåíèå ìàòåðèàëîâ äðóãèì àäðåñàòàì îñóùåñòâëÿåòñÿ ïî ñîãëàñîâàíèþ ñ ïðåäñåäàòåëåì êîëëåãèè.

3.3. Âîïðîñ îá ó÷àñòèè â çàñåäàíèÿõ êîëëåãèè ðóêîâîäèòåëåé ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé Óïðàâëåíèÿ, ïðåäñòàâèòåëåé îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè è ñóáúåêòà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, îðãàíîâ ìåñòíîãî ñàìîóïðàâëåíèÿ, îáùåñòâåííûõ îáúåäèíåíèé è ñðåäñòâ ìàññîâîé èíôîðìàöèè, íàó÷íûõ ðàáîòíèêîâ è ñïåöèàëèñòîâ ðåøàåòñÿ â êàæäîì êîíêðåòíîì ñëó÷àå ïðåäñåäàòåëåì êîëëåãèè:

3.3.1. îïîâåùåíèå ïðèãëàøàåìûõ íà çàñåäàíèÿ êîëëåãèè îðãàíèçóåò ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå Óïðàâëåíèÿ, îñóùåñòâëÿþùåãî ôóíêöèè îðãàíèçàöèîííî-êîíòðîëüíîãî îáåñïå÷åíèÿ, ñîãëàñíî ñïèñêó, óòâåðæäåííîìó ïðåäñåäàòåëåì êîëëåãèè;

3.3.2. ïðèãëàøåíèå ïðåäñòàâèòåëåé îáùåñòâåííûõ îáúåäèíåíèé è ñðåäñòâ ìàññîâîé èíôîðìàöèè îñóùåñòâëÿåòñÿ ñîòðóäíèêîì Óïðàâëåíèÿ, îñóùåñòâëÿþùèì ôóíêöèè âçàèìîäåéñòâèÿ ñî ñðåäñòâàìè ìàññîâîé èíôîðìàöèè;

3.3.3. çàìåíà ëèö èç ÷èñëà ðàáîòíèêîâ Óïðàâëåíèÿ, ïðèãëàøåííûõ íà çàñåäàíèå êîëëåãèè, äîïóñêàåòñÿ ïî ñîãëàñîâàíèþ ñ ïðåäñåäàòåëåì êîëëåãèè.

3.4. Ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå Óïðàâëåíèÿ, îñóùåñòâëÿþùåãî ôóíêöèè îðãàíèçàöèîííî-êîíòðîëüíîãî îáåñïå÷åíèÿ, îïîâåùàåò ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ Óïðàâëåíèÿ, ïðèíèìàþùèå ó÷àñòèå â ïîäãîòîâêå è ïðîâåäåíèè çàñåäàíèÿ êîëëåãèè, î äàòå è âðåìåíè çàñåäàíèÿ êîëëåãèè, îðãàíèçóåò èõ âçàèìîäåéñòâèå, êîîðäèíèðóåò è êîíòðîëèðóåò èõ ðàáîòó ïî ïîäãîòîâêå çàëà, çâóêîçàïèñè, óñèëåíèþ ðå÷è, âèäåî- è ôîòîñúåìêå, ðàçìåùåíèþ ïðåäñòàâèòåëåé ñðåäñòâ ìàññîâîé èíôîðìàöèè.

3.5. Ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå Óïðàâëåíèÿ, îñóùåñòâëÿþùåãî ôóíêöèè îðãàíèçàöèîííî-êîíòðîëüíîãî îáåñïå÷åíèÿ, ïåðåä çàñåäàíèÿìè îðãàíèçóåò ðåãèñòðàöèþ èõ ó÷àñòíèêîâ.

Ïî îêîí÷àíèè ðåãèñòðàöèè ðóêîâîäèòåëü ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ Óïðàâëåíèÿ, îñóùåñòâëÿþùåãî ôóíêöèè îðãàíèçàöèîííî-êîíòðîëüíîãî îáåñïå÷åíèÿ, äîêëàäûâàåò ïðåäñåäàòåëþ êîëëåãèè î ÿâêå ÷ëåíîâ êîëëåãèè è ïðèãëàøåííûõ ëèö.

3.6. Îðãàíèçàöèÿ è îñóùåñòâëåíèå ïðîïóñêíîãî ðåæèìà âîçëàãàåòñÿ íà ñîîòâåòñòâóþùåå ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå Óïðàâëåíèÿ.

11. Ïðèãëàøåííûå íà çàñåäàíèå êîëëåãèè ëèöà ïðèñóòñòâóþò ïðè îáñóæäåíèè âîïðîñîâ â ÷àñòè, èõ êàñàþùåéñÿ. Ñ ðàçðåøåíèÿ ïðåäñåäàòåëÿ êîëëåãèè îíè ìîãóò âûñòóïàòü â ïðåíèÿõ, âûñêàçûâàòü çàìå÷àíèÿ è ïðåäëîæåíèÿ, äàâàòü ñïðàâêè ïî ñóùåñòâó

       52

       îáñóæäàåìûõ âîïðîñîâ è ïðîåêòîâ ïîäãîòîâëåííûõ äîêóìåíòîâ.

3.8. Ïðåäñåäàòåëü êîëëåãèè îòêðûâàåò è çàêðûâàåò çàñåäàíèÿ, èíôîðìèðóåò ÷ëåíîâ êîëëåãèè î ëèöàõ, ïðèãëàøåííûõ íà çàñåäàíèå, îðãàíèçóåò îáñóæäåíèå âîïðîñîâ ïîâåñòêè äíÿ çàñåäàíèÿ êîëëåãèè (ïðåäñòàâëÿåò ñëîâî äëÿ âûñòóïëåíèé, ñëåäèò çà ñîáëþäåíèåì ðåãëàìåíòà, ñòàâèò íà ãîëîñîâàíèå ïðîåêòû ïîäãîòîâëåííûõ äîêóìåíòîâ, ïðåäëîæåíèÿ ïî ðàññìàòðèâàåìûì âîïðîñàì è îáúÿâëÿåò ðåçóëüòàò ãîëîñîâàíèÿ), îãëàøàåò çàïðîñû, ñïðàâêè, çàÿâëåíèÿ è ïðåäëîæåíèÿ.

3.9. Çàñåäàíèå êîëëåãèè íà÷èíàåòñÿ ñ óòî÷íåíèÿ è óòâåðæäåíèÿ ïîâåñòêè äíÿ è ïîðÿäêà åãî ïðîâåäåíèÿ.

3.10. Âðåìÿ äëÿ äîêëàäîâ óñòàíàâëèâàåòñÿ, êàê ïðàâèëî, â ïðåäåëàõ äî 20 ìèíóò, äëÿ âûñòóïëåíèé â ïðåíèÿõ - äî 7 ìèíóò, äëÿ ñîîáùåíèé è ñïðàâîê – äî 3 ìèíóò.  íåîáõîäèìûõ ñëó÷àÿõ ïðåäñåäàòåëü êîëëåãèè ìîæåò èçìåíèòü âðåìÿ äëÿ âûñòóïëåíèé.

3.11. Íà çàñåäàíèè êîëëåãèè äîëæíû áûòü ðàññìîòðåíû ïîñòóïèâøèå â õîäå îáñóæäåíèÿ âîïðîñîâ ïðèíöèïèàëüíûå çàìå÷àíèÿ è ïðåäëîæåíèÿ ÷ëåíîâ êîëëåãèè ïî ïðîåêòàì äîêóìåíòîâ. Ðåçóëüòàòû èõ îáñóæäåíèÿ ïî óêàçàíèþ ïðåäñåäàòåëüñòâóþùåãî îòðàæàþòñÿ â ïðîòîêîëå çàñåäàíèÿ.

3.12. Çâóêîçàïèñü, êèíî-, âèäåî- è ôîòîñúåìêà çàñåäàíèé êîëëåãèè îñóùåñòâëÿþòñÿ ïî ñîãëàñîâàíèþ ñ ïðåäñåäàòåëåì êîëëåãèè.

Îðãàíèçàöèÿ çâóêîçàïèñè, óñèëåíèÿ ðå÷è, êèíî-, âèäåî- è ôîòîñúåìêè âîçëàãàåòñÿ íà ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå Óïðàâëåíèÿ, îñóùåñòâëÿþùåå ôóíêöèè â ñôåðå èíôîðìàöèîííûõ òåõíîëîãèé.

Âåäåíèå ïðîòîêîëà çàñåäàíèÿ âîçëàãàåòñÿ íà îòâåòñòâåííîãî ñåêðåòàðÿ êîëëåãèè.

3.13. Òåêñòû äîêëàäîâ è âûñòóïëåíèé ïî îêîí÷àíèè çàñåäàíèé ñäàþòñÿ îòâåòñòâåííîìó ñåêðåòàðþ êîëëåãèè.

IV. Ïîðÿäîê ïðèíÿòèÿ ðåøåíèé êîëëåãèè

4.1. Çàñåäàíèå êîëëåãèè ñ÷èòàåòñÿ ïðàâîìî÷íûì, åñëè íà íåì ïðèñóòñòâóþò áîëåå ïîëîâèíû ÷ëåíîâ êîëëåãèè.

4.2. Ïî êàæäîìó îáñóæäàåìîìó âîïðîñó ïðèíèìàåòñÿ ðåøåíèå áîëüøèíñòâîì ãîëîñîâ îò ÷èñëà ïðèñóòñòâóþùèõ íà çàñåäàíèè ÷ëåíîâ êîëëåãèè.

4.3. Ðåøåíèå êîëëåãèè ïîäïèñûâàåòñÿ ïðåäñåäàòåëåì êîëëåãèè èëè ëèöîì, èñïîëíÿþùèì åãî îáÿçàííîñòè, è îáúÿâëÿåòñÿ ïðèêàçîì Óïðàâëåíèÿ.

4.4. Ðåøåíèÿ êîëëåãèè ïî îðãàíèçàöèîííûì, ïðîöåäóðíûì è êîíòðîëüíûì âîïðîñàì âíîñÿòñÿ â ïðîòîêîë çàñåäàíèÿ. Ñîäåðæàùèåñÿ â íèõ ïðåäïèñàíèÿ (ïîðó÷åíèÿ) ïîäëåæàò îáÿçàòåëüíîìó èñïîëíåíèþ â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå.

4.5.  îòäåëüíûõ ñëó÷àÿõ ðåøåíèÿ êîëëåãèè ïî íåîòëîæíûì âîïðîñàì ìîãóò ïðèíèìàòüñÿ ïóòåì îïðîñà.

4.6. Ðåøåíèÿ, ïðèíÿòûå íà ñîâìåñòíûõ çàñåäàíèÿõ êîëëåãèè Óïðàâëåíèÿ è êîëëåãèàëüíûõ îðãàíîâ äðóãèõ îðãàíîâ èñïîëíèòåëüíîé âëàñòè, îáúÿâëÿþòñÿ ñîâìåñòíûìè ïðèêàçàìè.

4.7. Ðàññìîòðåííûå è îäîáðåííûå êîëëåãèåé ïðîåêòû äîêóìåíòîâ (ïîëîæåíèÿ, èíñòðóêöèè, ïëàíû è èíûå äîêóìåíòû) óòâåðæäàþòñÿ è ââîäÿòñÿ â äåéñòâèå â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå.

V. Äîêóìåíòàëüíîå îôîðìëåíèå çàñåäàíèé êîëëåãèè

5.1. Ïî èòîãàì çàñåäàíèÿ êîëëåãèè ñîñòàâëÿåòñÿ êðàòêèé ïðîòîêîë (ïðèëîæåíèå 2 ê Ðåãëàìåíòó).

 ïðîòîêîëå óêàçûâàþòñÿ: åãî ïîðÿäêîâûé íîìåð, äàòà, ìåñòî ïðîâåäåíèÿ çàñåäàíèÿ, ïðåäñåäàòåëüñòâóþùèé, ïðèñóòñòâóþùèå ÷ëåíû êîëëåãèè, ôàìèëèè ïðèãëàøåííûõ è èõ äîëæíîñòè, ðàññìîòðåííûå âîïðîñû, ôàìèëèè äîêëàä÷èêîâ è âûñòóïèâøèõ, ðåøåíèÿ èëè êîíêðåòíûå ïîðó÷åíèÿ îðãàíèçàöèîííî - ðàñïîðÿäèòåëüíîãî õàðàêòåðà.

Âíåñåííûå â ïðîòîêîë ïîðó÷åíèÿ äîëæíû áûòü èçëîæåíû â êðàòêîé ôîðìå, ñ óêàçàíèåì äîëæíîñòíûõ ëèö, îòâåòñòâåííûõ çà èõ èñïîëíåíèå, ïîäðàçäåëåíèé-èñïîëíèòåëåé è ñðîêîâ âûïîëíåíèÿ.

12. Îôîðìëåíèå è ñîãëàñîâàíèå ïðîòîêîëîâ âîçëàãàåòñÿ íà îòâåòñòâåííîãî ñåêðåòàðÿ

                                                                         53

êîëëåãèè. Ïðîòîêîëû âèçèðóþòñÿ ðóêîâîäèòåëåì ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ Óïðàâëåíèÿ, îñóùåñòâëÿþùåãî ôóíêöèè îðãàíèçàöèîííî-êîíòðîëüíîãî îáåñïå÷åíèÿ, è ïðè íåîáõîäèìîñòè ñîãëàñîâûâàþòñÿ ñ äðóãèìè ÷ëåíàìè êîëëåãèè, ðóêîâîäèòåëÿìè çàèíòåðåñîâàííûõ ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé Óïðàâëåíèÿ.

 öåëÿõ ïîäãîòîâêè ïðîòîêîëîâ ìîãóò ïðèâëåêàòüñÿ çàèíòåðåñîâàííûå ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ Óïðàâëåíèÿ.