Документационное обеспечение деятельности Департамента социального развития ХМАО - Югры

Обложка дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На ней указывают следующие реквизиты:

- наименование Департамента, индекс дела, заголовок дела, даты  дела (тома, части), количество листов  в деле, архивный шифр дела. Реквизиты,  проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование Департамента  указывается полностью в именительном  падеже;

- индексом дела является  цифровое обозначение дела по  номенклатуре дел;

- заголовок дела переносится  из номенклатуры дел Департамента, утвержденной ЭПК и начальником Департамента;

- даты дела - указываются  год(ы) заведения и окончания  дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих  из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов в деле. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

В целях обеспечения  сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и листов внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы дела, разделенного на тома (части), нумеруются по каждому тому (части) отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с их содержимым нумеруются: сначала конверт, а затем по порядку каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель, который подшивается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

На делах постоянного  хранения пишется: «Хранить постоянно». Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве только после включения этих дел в годовые разделы описей, утвержденных экспертно-проверочной методической комиссией (далее ЭПМК).

Для учета документов определенных категорий дел постоянного  и долговременного сроков (свыше 10 лет) хранения (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов в деле. Ее необходимость определяется инструкцией по делопроизводству в Департаменте. Внутренняя опись составляется на отдельных листах по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, датах, заголовках и номерах листов, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Если дело уже переплетено, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не систематизировать и не нумеровать, заверительные надписи не составляются.

Организация оперативного хранения документов. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Специалисты, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования.

Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится  карта-заместитель, в которой указывается индекс дела, дата его выдачи, фамилия, инициалы лица, получившего дело, дата возвращения дела. Предусматриваются графы для расписки в получении и возврате дела. Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника Департамента или его заместителя, курирующего ведение делопроизводства, по актам.

Изъятие документов из дел  постоянного хранения допускается  в исключительных случаях и производится с разрешения начальника Департамента с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Документы Департамента являются собственностью ХМАО и после  проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на хранение в архив. Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Департаменте образуется архив. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу лиц, ответственных за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Экспертиза  ценности документов. Составление описей. Экспертиза ценности документов - отбор документов на постоянное хранение или установление сроков их хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Росархив. ВНИИДАД. - М. 2000). Экспертиза ценности документов в Департаменте на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Департаменте создается ЭПК. Функции и права ЭПК, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым начальником Департамента. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства под непосредственным методическим руководством архива ХМАО. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

- отбор документов  постоянного и долговременного  (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

- отбор документов  с временными сроками хранения  и с пометкой «До минования  надобности», подлежащих дальнейшему  хранению в Департаменте;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для  постоянного хранения проводится на основании перечней документов с  указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПК Департамента.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи  дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел  к уничтожению. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения - в 4 экз;

- дела долговременного  (свыше 10 лет) хранения, дела по  личному составу, личные дела уволенных - в 2 экз.

Описи не составляются на дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Описи на дела постоянного  хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. Описи дел составляются по установленной форме и представляются вместе с делами в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве. Описательная статья описи дел Департамента имеет следующие элементы:

- порядковый номер  дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- даты дела (тома, части);

- количество листов  в деле (томе, части).

При составлении описи  дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится  в опись под самостоятельным  порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации  дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в  опись подряд дел с одинаковыми  заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах подробно вносятся в опись (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи «примечание»  используется для отметок о  приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.

В конце описи вслед  за последней описательной статьей  делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). Опись дел Департамента подписывается составителем с указанием его должности и утверждается начальником Департамента.

Опись дел Департамента составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в Департаменте.

Отбор документов и составление  акта о выделении их к уничтожению  производится после составления  сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭПК Департамента одновременно. Согласованные ЭПК акты о выделении документов к уничтожению утверждаются начальником Департамента только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПМК ХМАО. Дела, включенные в акт, уничтожаются после его утверждения начальником Департамента в соответствии с установленным порядком.

Подготовка и передача документов в архив. В архив передаются дела с исполненными документами  постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. Дела с исполненными документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в Департаменте. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в Департаменте и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальником Департамента.

При передаче дел Департаментом  в архив сотрудник архива проверяет  правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, их наличию. Все выявленные недостатки устраняются работниками Департамента.

Прием дел производится сотрудником архива в присутствии  работника Департамента. На обоих  экземплярах описи против каждого  дела проставляется отметка о  его наличии. В конце каждого экземпляра описи проставляются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и сотрудника Департамента, передавшего дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае ликвидации или  реорганизации Департамента сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в Департаменте, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

Порядок приема, передачи документов при смене должностных  лиц. При смене должностных лиц служебная документация по приказу начальника Департамента передается с отметкой в контрольно-регистрационных формах и номенклатуре дел. При смене начальника Департамента, сотрудника, ответственного за архив, документы текущего архива и архив передаются в обязательном порядке по акту приема-передачи.

 

Анализ основных этапов документооборота показал, что он в целом соответствует этапам документооборота в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Организация документов в делопроизводстве Департамента представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в государственный архив ХМАО. Документооборот Департамента включает в себя:

- прием, обработку и распределение документов, поступающих по каналам приема граждан, почты, электронной почты и факсимильной связи;

- регистрацию и учет количества документов;

- контроль исполнения документов;

- составление номенклатуры дел;

- формирование и оформление дел;

- организацию оперативного хранения документов;

- экспертизу ценности  документов;

- составление описей;