Документационное обеспечение деятельности Департамента социального развития ХМАО - Югры

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой  исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной  даты исполнения, имеющие в тексте  пометку «Срочно» - в 3-дневный  срок; имеющие пометку «Оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.

Дата исполнения указывается  в резолюции начальника Отдела и  фиксируется в РКФ. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя начальника Департамента, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует начальника Отдела для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие  органы или начальник Департамента - автор документа. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае временной нетрудоспособности, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с начальником Департамента все контролируемые документы. При пересылке документа на исполнение в другую организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения делается соответствующая отметка в журнале. После исполнения в нем делается отметка с указанием даты и содержания исполнения.

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

- задания последующих  лет - не реже одного раза  в год; 

- задания последующих  месяцев текущего года - не реже  одного раза в месяц; 

- задания текущего  месяца - каждые 10 и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются  в РКФ. Снятие документа с контроля осуществляет начальник Департамента или, по его поручению, его заместитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, в которую входят:

- краткие сведения  об исполнении или ссылка на  документ (дата и номер), свидетельствующий  об исполнении;

- отметка «В дело»,  номер дела, в котором будет  храниться документ;

- дата;

- подпись исполнителя или начальника Департамента.

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. На документе и в РКФ проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Заместитель начальника Департамента не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Департаменте и подведомственной сети, который представляет начальнику Департамента.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в государственный архив ХМАО (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и Департамента Тюменской области по делам архивов, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Департамента.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Составление номенклатуры дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Департаменте с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел Департамента составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом, подписывается начальником Департамента. Номенклатура дел составляется при методической помощи архивной службы. Номенклатура дел Департамента до подписания начальником согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК). Номенклатура дел пересоставляется не реже одного раза в 5 лет при условии отсутствия изменений в структуре и функциях Департамента. После утверждения и согласования номенклатуры дел работники Департамента получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел хранится постоянно у ответственного за делопроизводство, второй используется в работе, третий - в архиве округа. Четвертый экземпляр представляется в Правительство, Комитет по делам народов Севера и архивного дела.

Номенклатура дел ежегодно уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Департамента. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы Департамента. В номенклатуру дел не включаются периодические издания, брошюры, справочники, бюллетени и т.п.

Графы номенклатуры дел  заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Департаменте порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 05, где 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит  из элементов, располагаемых в следующей  последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата или период, к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.):

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и  по какому вопросу она ведется. В  заголовках дел, содержащих переписку  с однородными корреспондентами, последние не указываются, а дается их общее видовое название: «Переписка с муниципальными образованиями о состоянии о выплате ЕДВ за 2011 год». В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

При обозначении в  заголовках дел административно-территориальных  единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название: «Переписка с главами администраций сельских поселений по вопросам их деятельности в социальной защите населения». Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело предположительно будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и каждый том нумеруется. При необходимости заголовок какого-либо тома (части) может быть уточнен и дополнен согласно содержанию документов в деле. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале перечисляются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» проставляются: отметка о том, что дело не было сформировано; о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.); о выделении дела к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дела; о передаче дела в другое структурное подразделение для продолжения и т.д.

Если в течение года в Департаменте возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для таких вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Формирование  и оформление дел. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в Департаменте, как правило, децентрализованно. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства работнику, ответственному за ведение делопроизводства в Департаменте, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным формированием дел осуществляет заместитель начальника Департамента. При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

- помещать в дело  только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело  документы одного календарного  года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать  в дела документы постоянного  и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела систематизируются  в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, республиканских законов, актов Правительства Российской Федерации, актов Губернатора ХМАО, актов Правительства ХМАО.

Все документы отчетного  и информационного характера  по исполнению актов Губернатора  ХМАО или Правительства ХМАО, находящиеся  на контроле, формируются и подшиваются в дело вместе с соответствующим актом. Если специальное дело не формировалось, то отчетные документы подшиваются в дело с перепиской по вопросам основной деятельности Департамента за текущий год.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами начальника Департамента, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколу (в случае формирования самостоятельного дела) систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах  располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел государственных  гражданских служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с проставлением на них индекса дела предыдущего года.

Все дела подлежат оформлению. Оформление дела включает в себя подшивку дела, нумерацию листов, составление заверительного листа и оформление обложки. Оформление дел производится работниками при методической помощи и под контролем архива. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку или переплет дела.