Документационное обеспечение деятельности Департамента социального развития ХМАО - Югры

 

Глава II. Документационное обеспечение деятельности Департамента социального развития

ХМАО - Югры

2.1. Виды и  классификация документов

 

Государственная политика социальной защиты населения, в том числе распространяемая на малочисленные народы Севера, реализуется Департаментом социального развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (ДСР Югры), который является исполнительным органом государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. Департамент осуществляет функции по реализации единой государственной политики и нормативному правовому регулированию, оказанию государственных услуг в сфере социального развития, включая социальную защиту малочисленных народов Севера. Документооборот по вопросам социальной защиты малочисленных народов Севера регламентируется и формируется исходя из общепринятых правил. Каких-то особых правил к этим документам не применяется, поэтому они рассматриваются в общем массиве документов в русле реализации законов и программ, указанных в главе 1.

Под классификацией документов мы понимаем их деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов - необходимое условие работы любой современной организации, она позволяет унифицировать документооборот и способствовать представлению его в электронном виде в рамках концепции электронного правительства.

В Департаменте социальной защиты ХМАО документы классифицированы по содержанию, степень сложности, месту составления, сроку исполнения, происхождению, юридическая силе и назначению.

По содержанию документы Департамента разделены на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу, переписку с территориями.

По наименованию документы классифицированы как положения, приказы, инструкции, справки, протоколы, запросы.

По видам документы классифицированы как типовые (бланки), и индивидуальные. Типовые документы разработаны как органами исполнительной власти Тюменской области, так и органами исполнительной власти ХМАО для своих подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы также как правило разработаны указанными органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются в Департаменте и его отделах и предназначены для внутреннего пользования. Таким образом, в Департаменте обращаются внутренние и внешние документы. Внутренние - документы, создаваемые Департаментом для решения своих вопросов (например, кадровых) и не выходящие за пределы Департамента. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция Департамента, переписка с вышестоящими и подчиненными органами.

По срокам исполнения в Департаменте принято делить документы на срочные и обычные. Показателем этого признака является срок исполнения документа²³, который устанавливается федеральным или региональным законом или подзаконными, в т.ч. внутренними актами.

По происхождению документы Департамента делятся на служебные и официально - личные. К первой группе относятся документы, созданные в Департаменте, его отделах и территориальных подразделениях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц (ответы, поздравления и т.п.).

Секретное делопроизводство в Департаменте не ведется.

Как правило, документооборот  в Департаменте осуществляется в  подлинниках документов, однако для  служебных целей изготавливаются  и надлежаще заверяются и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная.

Документация  Департамента. При подготовке документов сотрудникам Департамента рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times ET и Times New Roman Cyr размером N 12, 13, 14, 15 для набора основного текста и на 1 - 2 пункта меньше - для дополнительного (таблицы, подписи под рисунками, примечания), Times DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 межстрочных интервала.

При подготовке документов с помощью печатающих устройств  средств ЭВТ основное требование к шрифтам и их размерам заключается  в том, чтобы они были хорошо читаемыми.

В документах, объемом  две и более страницы, вторая и  последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине нижнего поля листа в интервале 10 - 15 мм его нижней границы без букв и знаков препинаний. При подготовке документов с помощью печатающих устройств средств ЭВТ основное требование к шрифтам и их размерам заключается в том, чтобы они были хорошо читаемыми.

В Департаменте действуют  следующие Правила оформления документов

Бланки документов. Документы Департамента, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются  на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма администрации ХМАО оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»²⁴. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются не на бланке, а на стандартных листах бумаги.

В Департаменте применяются  следующие бланки: бланк приказа  начальника Департамента, бланк письма, бланк протокола. Бланки документов используются строго по назначению. Введение в обращение по мере необходимости новых видов бланков документов осуществляется по приказу начальника Департамента.

Оформление  реквизитов документов. При подготовке организационно-распорядительных документов работники Департамента обязаны соблюдать следующие правила оформления реквизитов.

Изображение герба ХМАО помещается на бланках документов в соответствии с действующим законодательством ХМАО.

Наименование Департамента указывается в точном соответствии с Положением об Департаменте. Наименование Департамента печатают на государственных языках ХМАО – ханты-мансийском и русском на одном уровне. (Наименование на ханты-мансийском языке располагают:

- слева - при горизонтальном  расположении;

- сверху при вертикальном  расположении).

Справочные данные об администрации ХМАО включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты.

Наименование  вида документа соответствует компетенции Департамента, содержанию документируемого управленческого действия.

Датой документа является:

- дата его подписания (распорядительные документы, письма);

- события, зафиксированного в документе (протокол, акт);

- дата утверждения  – для утверждаемого документа  (план, инструкция, положение, отчет).

Дата документа проставляется  должностным лицом, подписывающим  или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только название месяца и год.

Все служебные отметки  на документе, связанные с его  прохождением и исполнением датируются и подписываются. Способ написания  даты зависит от характера документа: в нормативных правовых документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2012 г.), в остальных случаях - цифровой в последовательности: день, месяц, год (29.04.2012).

Индекс документа состоит из порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, указывающих место его исполнения (составления) и хранения. Основу индексации составляют условные обозначения номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Составные части индекса отделяются. Так, например, индекс 12/156, или 156/12, входящего документа включает:

- 12 - номер соответствующего  дела по номенклатуре;

- 156 - порядковый номер  документа, присвоенный ему при  регистрации.

Индексами обращений  граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: например – А - 38.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Адресование документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже: «Министерство здравоохранения и социального развития ХМАО.

Отдел информационных технологий». При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном: «Министерство здравоохранения и социального развития ХМАО. Отдел правового обеспечения. Ведущему специалисту А. И. Петрову». При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата: «Генеральному директору ООО «Север» А.А. Петрову. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то они указываются обобщенно: «Главам  сельских поселений… района». При этом текст документа не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.

Утверждение документа. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя слова «УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ» (без кавычек и двоеточия), наименование должности (включая наименование организации) лица, утверждающего документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения:

При утверждении документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном  уровне. При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться распорядительным актом начальника отдела. Наименование акта в этом случае пишется в творительном падеже. Слова «УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ» согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа.

Резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата. Этот реквизит пишется на отдельном листе, приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

                                   Иванову И.И.

                                   Петрову П.П.

                                    Прошу подготовить проект письма  к 21.02.2012 г.

                                    Личная подпись

                           11.01.2012 г. 

В случаях, когда поручение  дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают словом «Контроль» и наносят специальным штампом на контролируемых документах. Отметка располагается на верхнем поле документа, в правом углу. Текст документа составляют на одном из государственных языков ХМАО в соответствии с законодательством Российской Федерации и ХМАО. Текст документа содержит достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты документов оформляют  в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.