Документационное обеспечение деятельности Департамента социального развития ХМАО - Югры

В документах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного  числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).В документах, устанавливающих права и обязанности Департамента (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах используются следующие формы изложения:

- от первого лица  множественного числа («просим  направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица  единственного числа («считаю  необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица  единственного числа («не возражает», «считает возможным»).

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: «Приложение: на 8 л. в 3 экз.». Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложения: 1. Справка  о... на 3 л. в 2 экз.

                         2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

- Приложение: письмо Комитета по делам народов Севера ХМАО от 05.06.2011 г. N 02- 6/172  и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе  адреса, то отметку о его наличии  оформляют следующим образом: «Приложение: на 3 л. в 5 экз.» только в первый адрес. Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Подпись документа. Документы, направляемые в органы государственной власти ХМАО, подписываются начальником Департамента или, по его поручению, заместителем начальника Департамента. Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются начальником Департамента или его заместителем в соответствии с полномочиями. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия.

Если начальник Департамента, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия (исправления вносятся машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц, подписывающих документ, а их обязанности в соответствии с  распределением.

Согласование  документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его законодательству Российской Федерации и ХМАО, правовым актам ХМАО и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем). Документы, содержащие поручения работникам Департамента, должны быть завизированы ими. Виза состоит из должности, личной подписи, инициалов и фамилии, даты и проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа. На проекте нормативного правового акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Внешнее согласование проекта  документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, и оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа и включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек и двоеточий), наименование должности (включая наименование организации) лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Грифы согласования могут  располагаться на отдельном листе  согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается», которая располагается в левом нижнем углу.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с Губернатором и  Правительством ХМАО;

- с должностными лицами  городов и сельских поселений;

- с руководителями  организаций, интересы которых  затрагиваются в документе;

- с органами государственной  власти ХМАО, интересы которых  затрагивает содержание документа;

- при необходимости  – с органами, осуществляющими  государственный надведомственный  контроль (надзор) в определенной  области (экологической, пожарной  и т.п.), с общественными организациями.

Печать. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанных с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы  он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. В некоторых документах предусматривается специальное место для проставления печати, обычно отмеченное буквами "МП", в которых печать ставится без захвата наименования должности и подписи. Недопустимо проставление печати на свободном поле документа.

Отметка об исполнителе  документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона. На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке указываются фамилия, имя, отчество и номер телефона основного исполнителя.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

- ссылку на дату  и номер документа, свидетельствующего  о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;

- слова «В дело»,  номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или заместителем начальника Отдела, в котором исполнен документ.

Отметка о  поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату (при необходимости - часы и минуты) поступления и помещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа поступившего документа.

Идентификатор электронной  копии документа (колонтитул) может  включать в себя имя файла, код оператора и другие поисковые данные и проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа шрифтом кегля N 8.

Остановимся на основных видах документов, участвующих в  документообороте Департамента.

Приказ - правовой акт, издаваемый начальником Департамента в соответствии с его полномочиями для решения производственных или связанных с персоналом задач. Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом кегля N 13. Текст приказа может состоять из двух частей: вводной и распорядительной. В вводной части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.п. Если приказ издается во исполнение или на основании другого документа, то в вводной части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Вводная часть приказа завершается словом «приказываю» с двоеточием, которое печатается строчными буквами вразрядку.

Распорядительная часть  должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия одного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяют, отменяют или дополняют ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен указать наименование отменяемого документа (пункта документа), его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...». Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, инициалов и фамилии. Визы включают должности визирующих, личные подписи, инициалы и фамилии, дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа. Приказы подписываются начальником Департамента, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы Департамента или коллегиального органа Департамента.

Инструкция излагает порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения.

Положения, инструкции и правила применяются как самостоятельные правовые акты, подписываемые начальником Департамента. Утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания приказа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, инструкций и правил находится в ведении начальника Департамента. Тексты проектов положения, инструкции, правил печатаются на общих бланках Департамента и излагаются от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовки к текстам  положения, инструкции, правил отвечают на вопрос «О чем?». Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностной регламент главного специалиста). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения, инструкции, правил может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими. Обязательными реквизитами положения, инструкции, правил являются: гриф утверждения, наименование Департамента, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст.

Протокол составляется на основании записей, произведенных в ходе совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Документы к обсуждению представляются работниками Департамента, на которых возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения заседания коллегиального органа. Справки подписываются исполнителями. Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников Департамента, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть оформлен не позднее трех дней после заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются ответственным за подготовку.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело вместе с протоколом о принятых решениях. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

- Председатель или  председательствующий.

- Секретарь.

- Присутствовали: перечень  присутствующих или число присутствующих  и ссылка на прилагаемый список.

- ПОВЕСТКА ДНЯ: (вопросы  повестки дня и докладчики  по каждому вопросу). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой, а его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Под наименованием вопроса повестки дня указываются инициалы и фамилия докладчика, которые печатаются через один межстрочный интервал.

Основная часть протокола  состоит из разделов, соответствующих  пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (решили).