Документационное обеспечение деятельности Департамента социального развития ХМАО - Югры

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- документ для передачи  по каналу факсимильной связи  сдается с заявкой, подписанной начальником Департамента и хранится в течение года;

- ответственность за  содержание передаваемой информации  возлагается на исполнителя, подготовившего  документ к передаче, и начальника  Департамента;

- факсограмма на иностранном  языке отправляется при наличии  перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать  текст документа с пометкой  «Для служебного пользования»;

- подлежащий передаче  документ учитывается в журнале  исходящих документов. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы  учитываются в журнале регистрации  входящих документов с проставлением регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Контроль за использованием факсимильной техники, осуществляется заместителем начальника Департамента.

Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ. Результаты учета обобщаются и представляются начальнику Департамента. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в Департаменте системы учета документов. Учет количества документов проводится по Департаменту. Поступающие и  внутренние документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются начальнику Департамента в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно - их тираж.

Работа исполнителей с документами. Заместитель начальника Департамента обеспечивает доведение документов до исполнителей, контроль за своевременным и качественным исполнением документов по существу вопроса. При рассмотрении документов начальник Департамента выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Исполнение документа  предусматривает сбор и обработку  необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) начальником Департамента подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

При оперативном решении  вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает на документе отметки о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители  ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).

Ответственный исполнитель  персонально отвечает за полноту  и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Работа с  обращениями граждан. В Департаменте работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Законом ХМАО «О порядке рассмотрения обращений граждан в органах государственной власти и органах местного самоуправления».

Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.

Все предложения, заявления, письма и жалобы граждан, поступившие  в Департамент, рассматриваются  и регистрируются. Конверты к ним  сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес, дату отправления и получения. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера, даты и времени регистрации, ставится, как правило, в правом нижнем углу первого листа обращения или на свободном от текста месте. Если обращение поступило от коллектива граждан, то к порядковому номеру добавляется буква "к", которая отделяется косой чертой. После регистрации обращения граждан передаются начальнику Департамента. Устный прием граждан осуществляется в установленные дни и часы.

Обращения граждан, принятые на личном приеме, регистрируются в установленном порядке. В ходе приема на обращение может быть дан устный ответ, о чем делается отметка в регистрационной форме. Письменные обращения и устный прием граждан регистрируются в специальных регистрационных формах (журналах). Рассмотренное обращение гражданина с резолюцией начальника Отдела передается для внесения резолюции в регистрационную форму и передачи исполнителям. Запрещается направлять обращения граждан для рассмотрения тем должностным лицам, действие которых обжалуются. В случае, если в письменном обращении ставится вопрос, не относящийся к компетенции Департамента, оно направляется по принадлежности не позднее, чем в пятидневный срок. Если обращения граждан пересылаются в другие организации, то заявители ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента получения документа.

Все письменные обращения  граждан ставятся на контроль до полного  рассмотрения по существу. Письма граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается после разрешения поставленных в них вопросов и сообщения заявителя о принятых решениях. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает начальник Департамента.

Ответ заявителю может  быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в журнале. Исполненные обращения граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Департамента вместе с копией ответа, завизированной исполнителем.

Регистрация документов. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в Департамент документов путем проставления на них регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документах в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках или в журналах. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от граждан, а также внутренние и отправляемые независимо от способа их доставки, передачи или создания. Зарегистрированные документы рассматриваются начальником Департамента, затем после перенесения резолюции в регистрационные формы передаются исполнителям.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или  утверждения. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы, служебная переписка, обращения граждан.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится ответственным за делопроизводство в Департаменте.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в обычном  порядке.

Документы регистрируются в традиционных или электронных  карточках, журналах. Регистрационный  номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга. Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения проставляются, как правило, в правом нижнем углу первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации  (автора или корреспондента);

- наименование вида  документа;

- дата и регистрационный  номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель,  содержание поручения, автор,  дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости  от характера документа и задач  использования информации может  дополняться другими реквизитами. К ним относятся:

- внутренняя переадресация  документов по исполнителям;

- код по тематическому  классификатору, ключевые слова;

- количество листов  документа;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее  документ на контроль;

- промежуточные сроки  исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа  (проект, версия);

- вид передачи документа  (почтой, факсом и т.д.) и др.

Регистрация документов-ответов  осуществляется в соответствующих  РКФ. Документу-ответу присваивается  порядковый номер входящего документа, на который дается ответ.

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Департаменте создана поисковая система по документам. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники. При традиционной регистрации оформляются соответствующие РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки следующих классификационных справочников:

- классификатора вопросов  деятельности Департамента;

- классификатора видов  документов;

- классификатора корреспондентов;

- классификатора резолюций;

- классификатора исполнителей;

- классификатора результатов  исполнения документов;

- номенклатуры дел  и других в зависимости от  потребностей ввода и поиска документов и информации.

В автоматизированных поисковых  массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста. Поисковые системы обеспечивают поиск информации о деятельности Департамента, не отнесенной к государственной тайне, или служебной информации ограниченного распространения. Порядок получения пользователем информации определяет Департамент как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.

Порядок защиты и доступа  к служебной информации ограниченного распространения определяется Департаментом в пределах ее полномочий либо непосредственно собственником информации в соответствии с законодательством.

Контроль исполнения документов включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование начальника Департамента в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль в правом верхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) «Контроль». Контроль исполнения обеспечивает начальник Департамента и по его поручению – заместитель начальника Отдела, который осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов:

- Указы и распоряжения  Президента Российской Федерации;

- постановления и распоряжения  Правительства Российской Федерации,

- приказы и распоряжения  Губернатора ХМАО;

- постановления, распоряжения  и поручения Правительства ХМАО;

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- поступивших из органов  государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа органом исполнительной власти ХМАО;

- организаций и обращений  граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются начальником Департамента, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.