Документационное обеспечение деятельности Департамента социального развития ХМАО - Югры

Основная часть протокола  печатается через 1,0 межстрочных интервала.

За порядковым номером вопроса повестки дня пишется слово «Слушали», затем с новой строки - инициалы и фамилия докладчика (при необходимости указывается должность). Запись выступления начинается с указания инициалов и фамилии выступающего, затем кратко излагается суть выступления. Далее указывается принятое по этому вопросу постановление (решение). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается отметка «Текст выступления прилагается»). Постановление (решение) может печататься в тексте протокола полностью или оформляться отдельным документом (в этом случае также делается отметка «Постановление (решение) прилагается»). При необходимости в тексте протокола приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, фиксирующая только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. Протокол подписывается председателем заседания (председательствующим на заседании) и секретарем. Дата подписания протокола соответствует дате проведения заседания.

Протоколам присваиваются  порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний комиссий, протоколы производственных (оперативных) совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, проставляемых через косую черту.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях и  оформленных отдельным документом, состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Департамента.

Принятые решения доводятся  до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Департамента. Протокол печатается на стандартном бланке Департамента и имеет следующие реквизиты:

- наименование документа  «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

- вид заседания, совещания  отделяется от предыдущего реквизита  2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

- место проведения  заседания, совещания - указывается в том случае, если оно проходило не на постоянном месте, и печатается шрифтом меньше основного через 2 межстрочных интервала ниже реквизита «вид заседания, совещания» по центру;

- дату и номер протокола  печатают шрифтом меньше основного. 

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля на два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола располагается от правой границы текстового поля на одном уровне с датой. Подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности председателя (председательствующего), его личную подпись, инициалы и фамилию. Наименование должности печатается ниже слов «председатель (председательствующий)», после которого ставится запятая, от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи  располагается на уровне последней  строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Подпись секретаря отделяется от подписи председателя (председательствующего) 2 межстрочными интервалами. При подписании протокола заседания комиссии ее членами указываются их обязанности в составе комиссии.

Служебные письма Департамента по содержанию подразделяются на:

- ответы о выполнении  поручений Губернатора и Правительства  ХМАО;

- исполнения поручений Губернатора  и Правительства ХМАО по обращениям граждан, по вопросам, относящимся к компетенции Департамента;

- ответы на запросы различных  организаций и частных лиц;

- инициативные письма.

Срок подготовки ответа и инициативного  письма устанавливается резолюцией начальника Департамента. Служебное письмо печатается на стандартном бланке. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине нижнего поля листа арабскими цифрами. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.п.

Датой письма является дата его подписания. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах-ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса. Право подписи служебных писем устанавливается во внутренних организационных документах (должностных регламентах, распределении обязанностей, инструкциях) Департамента.

В целом, унификация документов, обеспеченная в Департаменте заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов. В целом, документация Департамента представляется стандартной для подразделений органов исполнительной власти субъектов Федерации и не содержит сколько-нибудь существенных особенностей.

2.2. Основные  этапы документооборота

Документооборот в Департаменте определяется регламентацией его организации. Движение документов в Департаменте с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки является документооборотом. Порядок прохождения документов и работа с ними в Департаменте регламентируются Инструкцией по делопроизводству, Положениями об Департаменте и должностными регламентами работников. При применении электронного документооборота в Департаменте разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Департамент. Доставка документов в Департамент осуществляется, как правило, почтовой, по телеграфу, по электронной почте, факсимильной связью, нарочным. С помощью почтовой связи в Департамент доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Прием, обработка  и распределение поступающих  документов. Документы, поступающие в Департамент на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная  обработка документов осуществляются заместителем начальника Департамента, а в его отсутствии специалистом отдела, на кого эта функция будет возложена приказом начальника Департамента. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

При вскрытии конвертов  проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, составляется акт в двух экземплярах, один их которых посылается отправителю, а второй приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне  последнего листа поврежденного  документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде». Упаковка и конверты от поступивших документов не уничтожаются, если в документах не указан обратный адрес отправителя, не проставлена дата отправки, если документ личный, но на упаковке или конверте это не указано, если получена доплатная корреспонденция.Пакеты с пометкой «Лично» учитываются по пакетному журналу, где фиксируется дата получения, откуда поступил, краткое содержание, кому передан документ, подпись лица, получившего документ.

Документы, адресованные начальнику Департамента, а также  без указания конкретного лица предварительно рассматриваются ответственным за обработку документов, затем направляются начальнику Департамента.

Поступившие документы  подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации (сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня; учебные программы, планы; рекламные извещения, плакаты; поздравительные письма; пригласительные билеты; печатные издания – книги, журналы, другие периодические издания и т.п.).

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

- требующих обязательного  рассмотрения начальником Департамента;

- направляемых непосредственно  ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно работнику Департамента. Рассмотренные начальником Департамента документы возвращаются ответственному лицу, которое вносит в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) содержание резолюции, а документ передает на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими лицами, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением  даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение начальнику Департамента и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем в журнале и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.

Поступающие оригиналы  документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

Обработка и передача отправляемых документов. Документы, отправляемые Департаментом, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. N 725 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2004 г. N 51).

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку. Они должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляются по указанию начальника Департамента, или лица, подписавшего документ.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в ней технических и программных средств.

Телеграммы, составляемые в Департаменте, отправляются в соответствии с Правилами предоставления услуг  телеграфной связи, утвержденными  постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. N 1108 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 19 января 2002 г. N 12). Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Порядок прохождения  внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых, а на этапе исполнения - поступающих документов. Оформленные документы передаются на подпись начальнику Департамента, а в его отсутствии его заместителю.

Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное  восприятие содержащейся в них информации.

Копии подписанных начальником Департамента распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются лицам, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Прием и обработка  документов, поступающих по каналам  электронной почты и факсимильной связи. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри администрации округа, так и между организациями, имеющими соответствующие технические и программные средства. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения. При наличии электронной почты документы обрабатываются и регистрируются автоматизированно. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу». При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи сотрудники Департамента руководствуются следующими требованиями: