Архивоведение

- все дела объединенного  фонда или каждого, входящего  в   объединенный фонд учреждения.

Следует помнить, что  количество дел, внесенных в одну опись,  не должно превышать самого  большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

Опись отражает систему  организации документов фонда и  закрепляет классификацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из  следующих элементов:

- порядкового номера;

- делопроизводственного  индекса (номера дела по номенклатуре  или старого инвентарного номера);

- заголовка дела и  в ряде случаев аннотации документа;

- крайних дат документов в деле (число, месяц, год);

- количества листов  в деле;

- примечаний.

Каждому из элементов  статьи, выполняющему определенную  функцию, соответствует своя графа в листе описи. 

Графа 1 - “Порядковый  номер» - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения  дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении количественного состава дел описи делается  соответствующая запись в конце описи (« Итоговые записи»).

Графа 2 - “Делопроизводственный  номер» - это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве.

Графа 3 - “Заголовок дела» - отражает информационную  функцию  описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений, составленном госархивом. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их  упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотации располагается  на расстоянии двух сантиметров от левого края графы.

Графа 4 - «Крайние даты» - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование  месяца, как правило, пишется  прописью. При обозначении даты сначала указываются число, затем месяц и год. Если крайние даты включают 1 год, то для их  написания в графе отводится 3 строчки, а если крайние даты включают 2 года, то - 4 строчки.

Последняя строка даты должна совпадать с последней строкой  заголовка.

Графа 5 - “Количество  листов» - дает представление об  объеме единиц хранения. Обычно листы нумеруются в правом  верхнем углу.

Тема 6.

Государственный учет документов  Архивного фонда Российской Федерации.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. таким образом. Учет складывается из следующих этапов:

- подсчет количества  документов в архиве;

- регистрация сведений  о количестве документов во  «внутренних» учетных документах архива;

- заполнение на их  основе документов центрального  государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;

- составление в органах  управления архивным делом сводных  документов центрального государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный  государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих  принципов:

- централизации учета - регламентация взаимодействия федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части А РФ;

- унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

- динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно  отражено в учетных формах;

- полноты и достоверности государственного учета - документы, давно уничтоженные, а также, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Единицей учета  Архивного фонда РФ называется единица измерения количество документов.

Единицами учета Архивного  фонда РФ являются:

- архивный фонд (а также  приравненная к нему архивная коллекция);

- единица хранения;

- отдельный обособленный  документ.

Государственному учету  подлежат следующие документы:

- государственных архивов  (федеральных, центральных, краевых,  областных, городских, районных);

- государственных музеев  и библиотек;

- научных и научно-отраслевых  архивов российской академии  наук, а также других ведомств;

- структурных подразделений  организаций, хранящих документы  (ведомственных архивов);

- негосударственных архивов  юридических и физических лиц,  отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с федеральной архивной службой.

Современные правила  учета базируются на Регламенте  государственного учета документов Архивного фонда РФ,  зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997г. Регламент  установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующие поступление, выбытие, количество.  Состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы  делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах. Органах управления архивным  делом субъектов РФ и Росархиве.

Составление учетных  документов в архиве.

Внутренние учетные  документы.

Это документы служащие основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены  небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то  никакой сводной статистики получить не удастся.

Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений правильно раскрывает динамику роста архивных фондов за  определенный отрезок времени.

В книгу поступлений  в хронологической последовательности  заносятся все поступления независимо от того, является  поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователей, в таком случае следует указать их обоих.

Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы.

Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.

Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного  знакомства с документами поступления.

Список фондов представляет перечень наименований  архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по  мере поступления.

Указывается официально принятое название учреждения- фондообразователя  и официально принятое сокращенное  название.

Если название фондообразователя  менялось, то указывается его последнее  наименование. Главная цель списка фондов - закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить.

При выбытии фонда  из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду. Так как прежний номер мог войти в научный оборот.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его  переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений  состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов.

Лист фондов состоит  из трех основных разделов:

1) сведения о переименовании  фондообразователя;

2) сведения о местонахождении  фонда и его номере;

3) сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Сведения о движении документов приводятся отдельно для  описанных и неописанных документов ( россыпи).

При учете россыпи  может быть указано количество дел, документов или листов;

- при учете описанных материалов - только  количество единиц хранения.

По листу фонда присваивается  номер каждой описи. Если  материалы  какой-либо описи выбывают из архива. То ее номер не  присваивается другой описи.

Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда - комплекс документов, отражающих историю  архивного фонда.

В дело фонда включается историческая справка о о фондообразователе;

- схема систематизации дел фонда;

- рабочая инструкция  по  обработке фонда;

- акты о приеме документов;

- акты о выделении  документов к уничтожению;

- акты проверки наличия  и состояния документов;

- акты о неисправимом  повреждении документов;

- копии характеристик  фонда, составленные для путеводителя;

- справка об использовании  материалов фонда и др.

Таким образом, из дела фонда  можно получить следующие сведения:

- о дате создания  учреждения;

- подчиненности;

- функциях;

- реорганизации;

- условиях хранения  материалов;

- видах научно-технической обработки материалов.

Каждому делу фонда присваивается  номер фонда и его  название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

Документы централизованного  государственного учета.

Документы  централизованного  государственного учета на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

Основным документом централизованного учета в государственном  архиве и архиве учреждения  является паспорт архива  организации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД).в него включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.

Паспорт государственного архива на 1 января каждого года содержит значительно большее число показателей и состоит из следующих разделов, которые показывают его состав и объем:

- архивные материалы;

- страховой фонд копий;

- научно-справочный аппарат;

- условия хранения.

Карточка фонда служит основой для создания фондового каталога субъектов Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной архивной службы. Она содержит данные из листа фонда.

Карточки фонда составляются только в государственных архивах  и архивах Российской академии наук. В архивах учреждений и  архивах отраслевых фондов они не составляются.

Сведения об изменении в составе и объеме фондов составляются в  государственных архивах на 1 января каждого года. Они содержат  данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год и предназначены для внесения изменений в карточки фондов фондовых каталогов субъектов Федерации и Центрального фондового каталога. Для этого они присылаются в органах управления архивным делом субъектов Федерации и Росархив.

В государственном архиве на основе поступивших паспортов  архивов  организации составляются сведения о состоянии хранения документов организации - источников комплектования на 1 декабря каждого года. Они включают данные о количестве источников  комплектования:

- всего по профилю  архива;

- негосударственных организаций;

- государственных организаций, 

А также о наличии  в архивах учреждений номенклатурных дел, инструкций по делопроизводству, помещений и штатов.

Профессиональное  «заболевание»  архивистов  - «учетофобия»

Тема 7

Система научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации.

Система научно-справочного  аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимно вязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях  эффективного использования.

Классификация архивной документации.

Документная информация - это сведения,  различные данные, содержащиеся в документах.

Архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека,  получили название носителей первичной документальной информации.

Различные сообщения  о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информации.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную  информацию, и сами документы, несущие  первичную  документальную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документальную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные  справочники  существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные  справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступавшие на постоянное хранение делопроизводственные карточки, карточки и перечни документов, выявленных для публикации).