Архивоведение

- внешний вид документа  (форма передачи содержания, удостоверения  и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).

Критерий подлинности документов имеет важное значение, так  как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе  документов на государственное хранение. При определении  подлинности документа устанавливает что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

Если подлинники имеют особо государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1-2 экземпляр копий остаются на постоянном хранении. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.

При оценке такого критерия, как внешний вид документа, художественные,  палеографические, языковые и другие особенности не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений 1920-х гг., поскольку эти документы, как правило. Находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены.  Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. Если в поврежденных документах возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются.

Особенности проведения экспертизы ценности документов личного  происхождения.

При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала  определяют ценность фонда, а затем проводится оценка  документов. Документы личного происхождения отражают не только  факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного  опыта и специфики эмоционального восприятия мира.

С учетом специфики документов личного происхождения  критерии  экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:

1) критерии ценности  фондов личного происхождения;

2) критерии ценности  документов личного происхождения.

К группе критериев ценности фондов личного  происхождения относятся:

- значение творческой  и общественной деятельности  фондообразователя;

- история фонда и его состав;

- взаимосвязь фонда  с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже  имеющимися в государственных архивах документами, могут  подтверждать и дополнять их).

К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:

- значение творческой  и общественной деятельности автора документа;

- значимость содержания  документа, его информационная, художественная  и научная ценность;

- внешние признаки  документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

- взаимосвязь с другими  документами (может носить характер  повторяемости информации).

Экспертиза ценности документов по перечням.

Для установления комплекса  документов постоянного хранения, определения  конкретных сроков хранения о отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных  учреждениях, организациях и на предприятиях ,а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

Перечни документов - это систематизированные списки  документов, учреждений, организаций и предприятий, содержащие  нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на госхранение обязателен. Перечни документов являются ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.

Современная система перечней документов.

В данной системе традиционно  различают два типа перечней документов:

1) с указанием сроков  хранения;

2) подлежащих постоянному  хранению.

Перечни документов с указанием сроков  хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей  системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородных типовых документов, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Создание типовых пер  организациях и на предприятиях формируются  дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений  функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Например, приказы руководства  по основной деятельности должны храниться постоянно, а документы по личному составу - 75 лет. Списки военнообязанных, уведомления о прибытии  командированных на работу, графики распределения отпусков и т.д. должны храниться только 1 год. Эти сроки распространяются на все без исключения предприятия и организации.

Для больших и сложных  фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как  не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень  представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Структура перечня.

Основная часть - описательные статьи - представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой  и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя :

- порядковый номер;

- наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, а для планов или отчетов - период планирования или отчетности и др;

-  сроки хранения  документов, дифференцированные по звеньям перечня;

- примечание, уточняющие сроки хранения документов. Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на каждой странице.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Так, например, срок хранения документов и дел, законченных в любом месяце 2007г., начинается с 1 января 2008г.

Для документов по личному  составу, срок хранения которых равен «75 лет » по Типовому перечню документов 1989г. Исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека, обозначенного в перечне буквой «в», к моменту окончания  дела. Продолжительность хранения таких документов после окончания дела делопроизводством   должно равняться разности, т.е.»75 лет -в». Например, личное дело студента, оконченное  делопроизводством в связи с завершением обучения в институте в год, когда ему исполнилось 22 года, должно храниться в архиве вуза 53 года (75 - 22 = 53).

Отметка «ЭПК» на конкретных видах документов с временными сроками хранения означает, что часть  такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна  передаваться на государственное хранение по истечении указанного срока. Сроки  хранения документов  обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается «До минования надобности», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения  документов («После снятия с учета», «По истечению срока действия  договора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п.).

Справочный  аппарат  помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы  справочного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, формы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части   номенклатуры и т.п.).

Указания по применению перечня  обычно состоят из нескольких разделов:

- общее положения;

- структура и порядок  применения перечня;

- организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение.

Список сокращений чаще всего составляют к большим по объему перечням.

В указателе видов документов в алфавитной последовательности перечисляются все виды документов, включенных в описательные статьи, с указанием номеров статей.

Способы группировки  учреждений в схеме перечня.

В связи с тем, что  типовые перечни включают в себя наименования документов,  образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых министерствами и ведомствами в процессе своей деятельности, в основе классификации схем этих перечней лежит функционально-отраслевой принцип. Типовой перечень  включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от  уровня в системе управления и ведомственной принадлежности:

- руководство,

- контроль,

- кадры и т.п.

Разделы обычно имеют  подразделы по более узким вопросам.

Для того чтобы избежать поступления в госархив одних и тех же документов, от разных учреждений, в перечнях предусмотрена группировка учреждений по звеньям управления, что позволяет отразить различное значение одних и тех же документов в зависимости от масштаба деятельности учреждения -фондообразователя и характера взаимоотношений различных учреждений, входящих в систему одного ведомства.

Ведомственных перечнях все учреждения, организации и  предприятия группируются в звенья в соответствии с выполненными  ими  функциями или в соответствии с уровнем управления.

Звеном перечня является группа учреждений одного уровня управления.

Группировка учреждений по звеньям ведомственной системы  позволяет установить и круг учреждений, являющихся или не являющихся источниками комплектования госархивов.

Группировка учреждений по звеньям системы помогает выявить, какие документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие из них  хранятся постоянно, а какие подвергаются уничтожению во всех видах учреждений, какие документы и сколько лет хранятся в зависимость от их принадлежности к разным уровням системы. Одинаковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки. 

 

 

Тема 5.

Составление описи  документов архивного фонда.

Архивная опись - это архивный  справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Архивная опись выполняет  три важнейших функции:

1 - информационную (раскрывает  состав и содержание документов), 

2 - Учетную (обеспечивает учет дел),

3 - Классификационную  (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Информационная  функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав  документов и содержание единицы хранения. Архивная опись,  законченная и правильно оформленная, дает представление о  составе и содержании документов фонта в целом.

Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов,  контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие  порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску  необходимой исследователям информации.

Классификационная функция описи закрепляет и отражает  наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с  исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Архивная опись состоит  из двух частей:

1- собственно опись, т.е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи. Как правило, архивные описи составляются еще в учреждениях. Но и в государственных  архивах описи составляются при  усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при  переработке неудовлетворительно описанных документов.

После проведения классификации  дел (или карточек) фонда в  соответствии с разработочной для конкретного фонда  классификационной схемы составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть  составлены одна или несколько описей.

Отдельная самостоятельная  опись  может быть составлена:

- на все дела фонда,  если учреждение прекратило свое  существование;

- дела всех лет одной  структурной части, если она  прекратила свое существование;

- дела за один год  или несколько лет  деятельности  учреждения - фондообразователя, а также одной или нескольких  функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу,  научно-техническая документация, фотоальбомы,  творческая документация и т.д.) и других частей;