Архивоведение

Сведения о положении  лиц находящихся а местах лишения  свободы за совершение тяжких уголовных преступлений.

Ведомости на выдачу заработной платы преподавательскому составу РЭТК за январь-июнь 2008г.

Сводки о совершенных  преступлениях на территории Пролетарского  района г. Ростова-на-Дону за 2008г.

Самым сложным при  составлении заголовков является определения  характера дела по составлению документов. Иногда в деле собраны  разные виды документов, и необходимо, в первую очередь,   определить вид дела: материалы, дело, переписка.

Понятие материалы применяются тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не  связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержания. Например: 

Материалы коллегии ГУВД об организации патрульно-постовой службы в г. Ростове-на-Дону в 2008г. ( положение о ППС, протоколы совещаний, докладные записки).

Понятие материалы применяются и в тех случаях, когда  обозначают документы - приложения к какому -либо документу.

Например:

Протоколы заседания  педагогического совета РЭТК по назначении повышенной стипендии студентам ПД (подлинники) и материалы к ним (представления).

При описании материалов после указания всех элементов  заголовка  в круглых скобках по значимости перечисляются  основные виды документов, включенных в дело.

Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указывается только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса последовательностью делопроизводственного  рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по  рассмотрению споров дела. Например:

Дело о праве наследования движимого и недвижимого имущества Придурковатова  В.М. между наследниками.

Следственное дело о  преступлениях совершенных  членами  царского  правительства России в 1917г. Из: Описания документов и дел, хранящихся в государственном архиве России. Т.1. С.87.

Понятие переписка применяется к комплексу документов,  являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе  взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например: Переписка с ФСБ, Генеральной прокуратурой, МВД России о реабилитации лиц репрессированных в период с 1937 по 1939г.

Для личной переписки уместно указать и автора. Например:  Переписка Дома Романовых с королевой Великобритании.

После того как определен  характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок  формирования документов в дела. Они  являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли  документы разных авторов, разных корреспондентов, разного  содержания и т.д.

Основными условиями образования  обобщенных заголовков являются,

во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например:

 В деле содержится переписка с Ворошиловским ОВД об организации мероприятий по борьбе с ДТП и переписка по профилактики ДТП.

Правильно обобщенный заголовок будет звучать так:

Переписка с Ворошиловским ОВД  об организации мероприятий по профилактики и по борьбе с ДТП.

Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии  большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и  географических понятий возможна  замена ряда понятий одним родовым понятием. Например:

В деле содержаться протоколы заседаний  коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и протоколы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других  университетов за 2008г. Документы подлинные и копии.

Правильно составленный заголовок  будет звучать так:

Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и ученых советов  университета за 2008г. Подлинники и копии.

В этом заголовке видовые понятия - вузы-были сведены к  однородному понятию. Сложнее обстоит дело с обобщением  содержания. При обобщении содержания излишне подобранный  заголовок все-таки лучше излишне схематичного. Следует избегать  заголовков типа «Разные бумаги по разным вопросам» (лучше  «общие материалы, переписка по организационным вопросам, материалы к руководству» и т.д.)

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело  состоит из легко выделяемых групп документов или было  сформировано без всякого учета признаков заведения дела. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую - обобщенный.

Сложный заголовок составляется путем  сочетания:

1) простых  заголовков, например:

Протоколы совещания  при Управлении делами СНК СССР по  вопросу постановки секретного делопроизводства за 1932г. ( подлинники) и акты обследования секретного делопроизводства в аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927-1936гг.;

2) простого и обобщенного  заголовков, например:

Протоколы заседания  Министерства здравоохранения СССР за 1938 год (подлинники), переписка с иностранными ученными,   фирмами и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной  информацией;

3) обобщенных заголовков, например:

Протоколы заседаний  избирательных комиссий округов г. Москвы за ноябрь-декабрь 1997г. (копии), переписка с избирательными  комиссиями о проведении выборов в Городскую Думу.

Для однородных дел в  целях облегчения и достижения единства (унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки.

В типовые заголовки  входят элементы, присущие большой  группе однородных дел: виды документов или дел и авторов, виды документов или дел и корреспондентов, виды документов или дел и содержание и т.д., например:

Протоколы заседаний  коллегии Министерства … за …год. Подлинники, копии.

К этой типовой части  надо будет только добавить конкретное  название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документа.

Для облегчения работы над документами фонда составляется перечень типовых заголовков.

Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки  не  всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотации.

Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее  выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.

Таким образом, аннотируются документы, которые могут  служить  предметом самостоятельного поиска.

Аннотация составляется в трех вариантах:

1) аннотация, представляющая  собой заголовок отдельного документа, например:

Письмо С. Королева о  конструировании космических ракет. Л. 27-39;

2) аннотация, составляющаяся  на несколько однородных документов, например:

Воззвания о проведения всеобщего субботника. Л. 17-23.

3) аннотация, содержащая  краткое описание содержания  документа, например:

В списке семей на первоочередное получение жилой площади, содержаться  сведения о составе семей. Л.57

В конце аннотации обязательно указываются ном ера листов документов, на которые составлена аннотация.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.

Ценность документационной информации. Степень подробности научного описания документов и дел зависит от ценности  документной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные  исторические источники, описываются максимально подробно, с аннотированием отдельных документов. На особо ценные,  уникальные дела составляется внутренняя документная опись.

Один из подходов к  решению был  разработан в 1960-1970-е  гг., когда было введено категорирование  фондов учреждений, т.е. разделение  их на категории (1,2,3) в зависимости от места учреждения- фондообразователя в системе государственного управления.

1-я категория - высшие  и центральные органы власти, управления, суды и др.;

2-я категория - учреждения  среднего звена (краевые, областные,  губернские и др.);

3-я категория - местные низовые учреждения (районные, волосные, сельские, поселковые и др.).

К фондам 1-й категории  составлялись наиболее подробные справочники.

 

Тема 4

Комплектование  и экспертиза ценности документов.

Комплектование Архивного  фонда РФ.

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Под профилем архива следует понимать установленный для  архива состав документов, который определяется признаками  классификации документов Архивного фонда РФ.

Главной целью комплектования является наиболее полная  концентрация документов, относящихся к профилю  каждого архива.

Работа по комплектованию архивов  состоит из нескольких этапов:

- установление профиля  архива;

- определение источников  комплектования;

- определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;

- организация комплектования.

Определение источников комплектования.

Источники комплектования - это учреждения или лица,  непосредственно передающие документы в государственные или  ведомственные архивы.

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения.

Критерии определения  источников комплектования  государственных архивов:

для учреждений:

- значение учреждений  в системе органов власти и  управления, в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.);

- полнота отражения  деятельности учреждения в документах  вышестоящих организаций;

- соответствие документов  учреждения профилю  государственного архива;

- для документов личного происхождения:

- значение творческой и общественной деятельности фондообразователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей;

- история фонда, т.е.  степень сохранности личного  фонда,  наличие собранных фондообразователем ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса;

- взаимосвязь фонда  с другими  комплексами документов (  наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей).

Источниками комплектования государственных архивов являются организации в деятельности которых  образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).

1. Критерий:

Функционально-целевое  назначение учреждения.

Пояснение - выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах.

2. Критерий:

Масштаб деятельности.

Пояснение - Многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников.

3. Критерий:

Вид организации

Пояснение - Сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера,  наличие  уникальных или наиболее типичных структур.

4. Критерий:

Полнота отражения  информации

Пояснение - Степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций.

Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации - партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерии определения источников комплектования в отношении этой категории фондообразователей только  разрабатываются.

Передача дел на хранение в ведомственный архив.

После оперативной работы с документами дела структурных  подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела. Оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел  необходимо проверить:

- правильность формирования  и оформления дел;

- соответствие количества  дел постоянного и долговременного  хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирование дела предполагает установление соответствия между заголовком на его обложки и содержанием дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках,  которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвергаться структурном подразделении полному оформлению. Это значит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы  дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается  общее количество листов;  обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного  подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особоценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя  опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его  индекс и номера листов дела, на которых находится документ.

Сопоставление количества дел в номенклатуре и  в описи - очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного  и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.