Архивоведение

В географическом каталоге документальная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических  объектов (названий страны, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). Основой классификации может быть также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или тематической последовательности.

Название каталога будет  определяться в зависимости от того, что положено в основу его деления:

- если в основе делений  каталога взяты темы, то каталог  по виду тематический (предметно-тематический), если предмет, - то предметный, если отрасли человеческих знаний или деятельности, - то  систематический и т.д.

Выявление и отбор  документной информации для каталогизации.

В архивном фонде для  каталогизации определяются следующие  группы документов:

- организационно-распорядительные. Планово-отчетные и другие основные документы учреждения- фондообразователя;

- руководящие документы  вышестоящих органов, непосредственно относящихся к учреждению - фондообразователю;

- документы подведомственных  учреждений, присланные для контроля, обобщения. анализа;

- печатные издания,  относящиеся к деятельности учреждения- фондообразователя;

- копии предложений.  Проектов постановлений, актов  проверки и другие документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации.

При каталогизации особое внимание должно уделяться важным событиям, фактам и явлениям, отражающим эпоху, определенный исторический период, событие или характер отдельной  местности, региона и т.д.

Отобранная для каталогизации  документная информация описывается  на каталожных карточках дифференцированно, т.е. путем применения различных приемов описания:

- подокументного;

- поединичного;

- группового.

При подокументном описании на карточку выносится информация одного документа или части сложного, многоаспектного документа (протоколы, доклады).

При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, но при условии. Что она касается одного вопроса  или события.

При групповом описании на карточку  заносится информация группы документов 9одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопроса, события, места и времени.

Как видно из этого  ряда, три приема охватывают пять объектов описания (по возрастающей):

- часть документа;

- документ;

- группа документов;

- дело;

- группа дел.

Описание документной  информации на каталожных карточках.

Этот процесс представляет собой не что иное как фиксирование вторичной документной информации на каталожной  карточке. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов. Отдельные группы элементов каталожной карточки несут в себе следующие сведения:

- классификационные (рубрика,  подрубщика, дата и место  события);

- информационные (содержание  документов);

- поисковые (название  фонда, № фонда, № описи, № дела, листа);

- внешние (язык документа  и способ воспроизведения);

- контрольные (должность  и подпись составителя, дата составления карточки).

При описании классификации сведений следует учесть, что такие элементы, как «Рубрика», «Подрубрика» и «Индекс»  целесообразно заполнять именно в указанной последовательности и в последнюю очередь после заполнения информационных, поисковых, внешних и контрольных сведений. Элементы «Дата события» и «Место события» содержат дату и место описываемых событий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных сведений необходимо еще раз изучить документальную информацию на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое понятие выносится в «Рубрику». Затем определяется детализация этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта  информация выносится в «Подрубрику».

Именно «Рубрика» и  «Подрубрика» служат основой для  проведения индексирования карточек.

При описании информационных сведений в первую очередь  описывается вопрос, содержание документа, затем - вид документа или вид дела. Автор, адресат, корреспондент. Формальный признак - указание подлинности - указывается в отдельных случаях.

Основным методом описания  информационных сведений  является вопросное описание, когда на одной карточке дается только  один вопрос. Независимо от того, где он освещен: в части документа, в одном документе, группе документов, деле или группе дел.

Следует учесть, что в  ходе заполнения карточек при описании переписки обязательно указывается автор, а затем - корреспондент.

При описании поисковых сведений элементы «Название фонда», «№ фонда», «№ описи», «№ дела» заполняются в полном соответствии с данными описи. Но если карточка составлена на группу дел, то указываются все номера этих дел.

Элемент «Листа» указывает  номер страницы или количество листов документов, информация из которых  была  вынесена на карточку. Если карточка составлена на дело, то указывается общее количество листов в деле.

При описании внешних сведений элемент «Язык документа» заполняется только в том случае, когда документ написан на другом языке, нежеле основной массив документов данного  архивного фонда.

Элемент «Способ воспроизведения» также заполняется в редких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме.

При описании контрольных сведений элементы «Должность и подпись составителя» и «Дата составления карточки» заполняются обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно указать «учащийся …»).

  Индексирование каталожных карточек.

После отбора и описания документной информации на каталожных карточках можно приступить к их индексированию.

Индексирование - это процесс выбора или составления индексов по схеме и их проставление на каталожных карточках.

Индекс - это условное обозначение, элемент языка, букв, цифр и условных знаков.

Одно условное обозначение  или их совокупность  присваиваются  соответствующим классификационным делением схемы  классификации документальной информации и проставляются на каталожных карточках.

Назначение индекса - передача содержание информации, которая  зафиксирована в документах, закрепить  место делений в классификационной  схеме и отразить связь между  этими делениями.

Система индексов - это система построение индексов с учетом методики, определенных правил, другими словами, это перевод с естественного языка на искусственный язык букв,  символов, правил.

Символы индексов бывают нескольких видов:

- буквенные;

- цифровые;

- смешанные (комбинированные).

Цифровые индексы в  свою очередь подразделяются:

- на нумерационные;

- серийные;

- десятичные.

Нумерационная система индексов - это простой ряд чисел от 0 до бесконечности, т.е. порядковая (валовая) индексация, принимаемая при наличии только одного уровня делений в схеме.

Она не способна выразить зависимость, отношение понятий, т.е. логику построения, а поэтому применяется при алфавитной структуре.

При алфавитном расположении понятий служит таблица общих определителей языка СЕК:

1. Абазинский

2. Абхазский

3. Аварский

4. Австралийские языки.  Папуасские. Тасманийские.

При серийной системе индексов для деления в схеме отводится определенный ряд цифр: от 0 до99, от 100 до 999 и т.д. Она применяется часто, так как позволяет вводить новые ступени делений. Основным недостатком этой системы является то, что она нечетко отражает и закрепляет структуру схемы.

 

6.4.7. Систематизация  карточки и ведение каталога.

Заиндексированные карточки необходимо систематизировать для  включения в каталог.

Систематизация карточек проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр, например:

ГО Суд. Прокуратура.

Г1 Охрана общественного  порядка и взаимоотношений между  члена-   ' ми общества.

П 20 Паспортная система.

Г1 25 Пожарная охрана.

П 25 (01.31) Реорганизация  пожарной охраны.

В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу — от высшего к низшему, от общего к частному. Например, группы карточек, образованные по географическому признаку, располагаются по указанному принципу, а равнозначные — по алфавиту географических наименований. Группы карточек, образованные по хронологическому признаку, располагаются по дате событий и далее по датам документов.

Для взаимосвязи как  отдельных делений систематического каталога, так и всего каталога с архивными справочниками используют отсылочные карточки. В отсылочных карточках графы «Индекс», «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном порядке, а в графе «Содержание» после информации из документов указываются: «см. также» и индекс соответствующего деления в ] каталоге или в другом архивном справочнике.

Одним из источников пополнения системы каталогов архива могут  быть имеющиеся в архивах тематические и предметно-тематические картотеки по документам фондов, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов в справочных целях.

Самостоятельно существующие картотеки должны быть связаны с системой каталогов путем отсылок.

6.5. Архивные  путеводители

Путеводитель  — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива(ов), краткий справочник по фондам архива(ов), тематический путеводитель по фондам архива(ов).

Путеводитель  по архивам {архиву) — вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов¹. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ.

Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты.

Путеводитель  по фондам архива — вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

Тематический  путеводитель по фондам архива(ов) — вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива(ов), в которой заключена информация по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Путеводитель, краткий  справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива(ов).

Подробно рассмотрим методику создания подобного рода архивных справочников на примере путеводителя по фондам архива.

Любой путеводитель состоит  из двух частей: характеристик фондов (документов) и справочного аппарата.

6.5,1. Характеристики фондов в путеводителе

Основной частью в  путеводителе является характеристика фонда — это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения — основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характеристик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива. Так, для архивов, хранящих фонды досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, например:

1.   Фонды досоветского  периода.

2.  Фонды советских,  современных учреждений, организаций и предприятий.

Характеристики  фондов досоветского периода могут располагаться по следующей схеме:

высшие и местные  органы государственного управления;

органы административно-полицейского управления и подчиненные им учреждения и организации;

органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им учреждения; хозяйственно-экономические организации и предприятия;

культурно-просветительские органы и подчиненные им учреждения;

органы суда и прокуратуры;

органы сословно-городского и земского самоуправления;

учреждения религиозного культа;

общественные организации;

фонды личного происхождения  и архивные коллекции.

Характеристики  фондов советского и современного периодов могут располагаться по такой схеме:

высшие и местные  органы государственного управления;

органы народного и  государственного контроля;

органы управления промышленностью, сельским хозяйством и другими отраслями экономики и подведомственные им учреждения, организации, предприятия;

органы управления народным образованием, здравоохранением, научной и другими отраслями социально-культурного строительства; подведомственные им учреждения и организации;

органы правосудия, арбитража  и прокурорского надзора;

общественные организации;

фонды личного происхождения  и архивные коллекции.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики могут объединяться по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. Внутри этих групп возможно расположение характеристик по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий и т. д.