Архивоведение

К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Принципы построения системы НСА.

Основными принципами  построения системы НСА являются:

1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации  различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документацию на разных уровнях;

2) неповторяемость и  недублированность информации  различных   видов справочников;

3) преемственность НСА  ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы  сделать поиск более эффективным  и  избегать затрат труда архивиста  на дублирование информации.

Если описание и каталогизация  фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на  которых эту информацию можно найти.

Третий принцип очень  важен для организации поисковой  работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в  ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единичные  требования и единичные методы. Так, опись дел составляются еще  в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждается ЭПК государственного архива и хранения в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны  находится в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.

Структура системы  НСА.

 Система НСА структурно  подразделяется на вертикальные  и горизонтальные уровни.

Горизонтальный  уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:

- на справочники по учету;

- справочники по раскрытию  содержания документов (информационно-поисковые системы).

Вертикальный  уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

- АФ РФ в целом;

- сети архивов;

- архиву;

- фонду;

- делу или отдельному  документу.

В соответствии с таким  делением можно назвать наиболее  распространенные справочники и  справочные комплексы к архивным документам.

1. АФ РФ:

Центральный фондовый каталог  Росархив и  разрабатываемая ранее  на основе автоматизированная система НТИ;

- справочник «Государственные  архивы СССР». -Ч.1-2.-М.,1989;

- справочник «Документы  ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах». - М.,1991;

- указатель «Личные  архивные фонды в государственных хранилищах СССР». - Т 1-2.- М.,1063; Т.3.- М.,1980.

2. Группа архивов отдельного  региона:

- фондовый каталог  субъектов Российской Федерации  или  муниципального образования;

- путеводитель «Центральные  архивы Москвы».- Вып.1-3.-М.,1999; Вып.4 -М.,2000.

3. Архив:

- путеводитель или краткий справочник;

- книга поступлений;

- список фондов;

- листы фондов;

- описи;

- каталоги;

- тематические обзоры;

- указатели;

- паспорт архива.

4. Фонд:

- лист фонда;

- опись;

- обзор фонда;

- каталоги;

- указатели.

5. Отдельное дело или  отдельный документ:

- тематические путеводители;

- каталоги;

- указатели;

-обзоры фондовые и  тематические;

- внутренняя опись  дела;

- аннотация;

- завершительная надпись.

В практической работе все  справочники в результате их классификации  по уровням документов получили названия:

- межархивные (на уровне  АФ РФ и его части);

- внутриархивные и  межфондовые (на уровне фондов  или их частей);

- внутрифондовые (на уровне  фонда или его части).

Перспективы развития СНСА.

Разработка перспектив  дальнейшего оптимального развития системы НСА опирается на решение следующих проблем.

1. Оптиминизация системы  НСА АФ РФ в целом как  подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).

2. Оптиминизация отдельных  подсистем и элементов системы  НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив - фонд - дело - документ - это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация НСА каждого архива.

3. Всестороннее обеспечение  преемственности НСА  государственных  архивов и архивных учреждений.

4. Дальнейшее совершенствование методики создания  отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

Система НСА должна строится на основе единства методов учета  и описания документов и на едином нормативно- методическом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней:

1) удовлетворять все  потребности общества в ретроспективной  информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы;

2) ориентироваться в  основном на тематический поиск  информации;

3) быть универсальной,  т.е. охватывать всю совокупность  документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.),  независимо  от способа закрепления информации;

4) иметь единую методику  составления всех типов и видов   справочников;

5) отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников

6) развивать с учетом  дальнейших перспектив применения  новейших достижений науки и  техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований. Основу системы НСА должно составлять «двойное единство»:

- единство организации  документов, которое достигается   единством научно-методических основ  классификации документов (единственная  система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам);

- единство описания  документов, которое достигается  единством методики составления справочников.

В зависимости от информативности  архивные фонды  подразделяются на три категории. Под категориями архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов этого фонда. Так, к значимым, многоаспектным по содержании большим фондам, к которым часто обращаются исследователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубиной и детализацией сведений о содержании документов. Такие справочники создаются к фондам 1 категории.

Более упрощенный НСА  создается к фондам 2 и 3 категорий.

Тема 8.

Каталогизация архивных документов.

Архивный каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (тема, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документов информации. Это дает исследователю широкое возможности для поиска информации.

В отличие от архивной описи каталог:

во -первых, как правило, охватывает подавляющее большинство  фондов архива, потому что его структура  не зависит от  системы хранения документов, а отражает классификацию  документной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составляется на документах одного архивного фонда или его части;

во-вторых, гораздо подробнее  описи, так как может содержать  информацию не только  одной единицы  хранения. Но и части  документа, одного документа, группы документов, группы единиц хранения;

в-третьих, в отличие от описи не является учетным  справочником, т.е. он не служит для подсчета количества единиц хранения и документов; единичная его функция - информационный поиск;

в-четвертых, если каждая опись строится на основе  собственной  схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную  документальную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и  учетно-регистрационные карточки документов, карточки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти карточки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в ведомственный архив, архив учреждения, где вольются в каталог учреждения.

Особое значение имеют  карточки по личному составу, которые  в ведомственных, объединенных ведомственных  и межведомственных архивах помогают архивистам своевременно исполнять социально-правовые запросы граждан. 

В архиве учреждения путь делопроизводственных картотек не завершается. В идеале они должны поступать вместе с документами постоянного хранения в государственный архив. Картотеки по истории государственных учреждений активно используются информационно-справочными службами государственных архивов для  ответов на запросы граждан. Роме того, «особо выдающиеся» делопроизводственные карточки столетиями служат исследователям (например, картотека Департамента полиции в ГАРФ или картотека Сената в РГИА).

В государственном архиве необходимо создать стройную систему каталогов архива, а также в совершенстве овладеть методами  поиска информации с помощью архивного каталога.

Совокупность различных  каталогов составляет систему каталогов архива.

Сам процесс  подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов. который складывается из следующих видов работы:

- определение вида  каталога;

- разработка схемы  классификации документной информации в каталоге;

- выявление и отбор  документной информации для каталогизации;

- описание документной  информации на каталожных карточках;

- индексирование каталожных  карточек;

- систематизация карточек  и ведение каталога.

Определение вида каталога.

Определение вида каталога, создание которого предполагается, завести от состава и содержания документов, а также от наличия других видов каталогов.

При определении состава  каталогов конкретного государственного архива учитываются:

- ранг и профиль  архива;

- структура, состав  и содержание фондов архива;

- степень разработанности  фондов;

- интенсивность и задачи  использования документов;

- наличие и качественный  уровень других типов архивных справочников; 

- материально-технические  возможности архива.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов:

- логической структуры  и алфавитной структуры.

Если информация располагается  от общего к частному, т.е.сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

В свою очередь каталоги логической структуры по видам  подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологически, а каталоги алфавитной структуры - на предметные и их разновидности, именной и географический. В свою очередь каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными.

Для архивов федерального и регионального уровня основу системы  каталогов составляют систематический и именной каталоги.

Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической  деятельности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его  подразделам могут  быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

В тематическом каталоге документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубщикам, расположенным в логической последовательности.

Условиями самостоятельного существования  тематического  каталога в архиве, где ведется систематический  каталог, является группировка информации по признаку. Отсутствующему в систематическом каталоге.

В каталоге по истории учреждений документная информация  классифицируется по отраслям, затем - по подведомственности, а далее - по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в алфавитном порядке, внутри - по алфавиту их наименований.

В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (географических наименований). Затем систематизация проводится в логической и хронологической последовательности.

Если надо описать  документы с точки зрения их создания, то составляют хронологический каталог. В этом каталоге сведения о документах группируются по периодам времени, векам, годам, месяцам, числам.

Хронологический каталог  создается, как правило, там, где  хранятся древние рукописи. Описание рукописей в таком каталоге дается по времени их создания или по времени освещаемых событий. 

В именном каталоге информация классифицируется по алфавиту фамилии лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или другой последовательности.