Архивоведение

- хронологический - по  датам документов.

При разработке схемы  классификации следует запомнить, что:

- необходимо использовать  только основные признаки;

- из всей совокупности  основных признаков берут только  два;

- одним из двух выбранных  признаков, как правило, должен быть хронологический;

- выбранные признаки  в схеме классификации  могут  меняться местами.

Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочетание таких признаков, как структурный и хронологический, образуют два варианта схемы классификации:

- хронологически-структурный  или структурно-хронологический.  При стабильной структуре учреждений за весь период существования  целесообразно разработать структурно-хронологическую схему. В соответствии с этой схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям. Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если структура фондообразователя изменялась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп - по структурным подразделениям.

Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно  применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела  сначала группируют по годам, а внутри хронологических групп - по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя. При классификации по отрасле-хронологической схеме дела группируются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп - по  хронологии.

Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хронологически-номинальную схему систематизации.

Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для  коллекции  применяются тематически-хронологическая или  хронологически-тематическая схемы.

Для объединенного архивного фонда при классификации дел  сначала производится группировка дел по фондам, входящим в  объединенный архивный фонд.

Для фондов личного происхождения схемы  классификации  документов определяются составом фондообразователей  (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и   объемом документов фонда. Так, для деятелей культуры в РГАЛИ разработали типовую схему классификации документов фондов личного происхождения:

1) рукописи фондообразователя;

2) записные книжки  фондообразователя;

3) письма фондообразователя;

4) дарственные надписи  разным лицам;

5) письма фондообразователя;

6) дарственные надписи  разных лиц фондообразователю;

7) материалы к биографии  фондообразователя;

8) материалы имущественно-хозяйственного  и бытового характера;

9) материалы,  собранные  фондообразователем для своих  работ и по интересующим его темам;

10) материалы о фондообразователе;

11) изобразительные материалы;

12)  материалы членов  семьи фондообразователя;

13) материалы разных  лиц, отложившиеся в фонде;

14) коллекции.

Для документов представителей науки, управления, производства и других возможна  аналогичная классификация дел в пределах личного фонда. В схеме классификации для других фондов могут отсутствовать какие - либо из перечисленных разделов, но возможно наличие других, непредусмотренных этой примерной схемой разделов, отражающих специфику документов и деятельность самого фондообразователя.

Сложность классификации  в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все  признаки и располагать дела в системном порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводственных форм.

Для дальнейшей классификации  используются  графическая или  текстовые классификационные схемы.

В графической схеме изображаются графически (кружочками, ромбиками, квадратами и др.) и текстуально поясняются все  признаки группировки документов, начиная от высших групп, созданных на основании ведущих классификационных признаков, и кончая  самыми низшими группами, созданными с учетом всех, в том числе и второстепенных признаков классификации. Здесь же в схеме указываются и порядок расположения дел в пределах самых мелких групп. Графические схемы классификации документов встречаются крайне редко.

Наибольшее распространение  в отечественных архивах получили текстовые классификационные схемы. В текстовой схеме классификации документов архивного фонда последовательно  перечисляются все разделы, подразделы и более мелкие деления в  которых должны быть сгруппированы дела фонда. Порядок  расположения дел в пределах самых низших делений означается  перечислением заголовков дел.

Распределение дел в соответствии со схемой классификации может проводится двумя способами:

1 - непосредственной группировки  и расположения дел в соответствии со схемой классификации или

2 - карточным способом.

При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим более мелким делением в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном  способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.

Карточный способ классификации  документов наиболее удобен в тех  случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.

Тема 3

Описание документов и дел в архивах учреждения и государственных архивах.

 Описание  документов и дел в архивах  учреждения и государственных архивах.

Для того чтобы первичную  информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документальная информация архивов - описание.

Описание - это  раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов.

Описание дел заключается  в выявлении информационных характеристик  и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел  или карточках.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.

В архивах учреждения и государственных архивах описание  производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные.

При обработке значительного  комплекса документов описание в  архивах производится на карточках, что помогает не только  оперативно исправить неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел архивного фонда.

На обложках и карточках  указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

Информационные характеристики документов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются:

- название учреждений  с указанием вышестоящего ведомства;

- название структурной  части (функции, отрасли);

- индекс дела по  номенклатуре;

- заголовок дела;

- аннотация;

- крайние даты документов  дела;

- количество листов;

- архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием  фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием  ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

Если наименование учреждения менялось или дело из одного  учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается  последнее наименование.

Название структурной  части помогает быстро и правильно  провести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело  структуры, то указываются  функции  или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материала.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой  описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов - это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов,  содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут  начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат:

- составления, подписание, исходящей или входящий регистрации. 

В качестве крайних дат  документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних - дата составления или подписания документов.

Особое внимание следует  обратить на датировку декретов и  законов, планов и отчетов, книг и копий документов.

Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними датами  являются даты подписание или утверждения. Если они не датированы, то дата определяется моментом опубликования или вступления  документа в силу.

Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на  которые или за  которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.

Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.

Для копий документов крайними датами являются даты их изготовления, а не даты оригинала.

На практике встречаются  случаи, когда дело было начато в  одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично  для  судебных дел. В этих случаях  указывают 3 даты:

Дата заведения в  первом учреждении;

Дата поступления в  другое учреждение;

Дата окончания дела во втором учреждении.

Первые две даты в  таких случаях обозначаются в виде дроби.

Количество  листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шифр - это условное обозначение места хранения дела: названия архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

Из перечисленных информационных характеристик  более подробно  рассмотрим важнейшие из них - заголовок и аннотацию.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архивные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя понятия   современными терминами).

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов: вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело,  материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);

Автор  дает возможность  уяснить смысл и степень  достаточности  фактов, определить сущность содержания документов);

Корреспондент (указывает  на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь);

Предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет  большое значение и его  надо четко и ясно формулировать);

Территория (указывает  на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь);

время (события или  составления документов);

формальные признаки (подлинность или копийность).

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и  содержания документов дела. Документы дела подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности.

Если в делопроизводстве правильно были сформулированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по  номинальному, авторскому, иному предметно-вопросному, а также хронологическому признакам.  Соответственно заголовки будут содержать указанные виды  документов, название автора и дату, а также будет указан  формальный признак подлинности и копийности. В том случае, если при  формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок  составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано содержание документа. Например:

Протоколы № 1-17 заседаний  педагогического совета РЭТК за январь- август 2008г. Подлинники.

Приказы директора РЭТК по личному составу за 2008г.

Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда содержания, и время - периода составления документа. Например:

План работы следственного  отдела Пролетарского ОВД г. Ростова-на-Дону на 2008г.

Отчет о работе следственного отдела Пролетарского ОВД г. Ростова-на-Дону за 2007г.

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указание автора и территории можно опустить, что зависит от состава и  содержания самих документов.  Например: