Архивоведение

Материалы долговременного  хранения по личному составу (до 75 лет), по которым  исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы. Срок хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальными соглашениями между ведомством и Росархивом.

Передача дел на хранение в государственный  архив.

Документы принимаются  от ведомств по описям дел постоянного  хранения с  визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК)  архивного учреждения, а также по актам приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением  сроков передачи документов от источника комплектования в госархив.

Передача документов из каждого учреждения - источником комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3-5 лет (в зависимости  от объема документов фондообразователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при  составлении графика приема документов из учреждений.  Комплектование государственного архива документами  данного фондообразователя  осуществляется в несколько этапов:

- с начало на заседании ЭПК госархива утверждается опись  дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в   архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

- затем в ведомственный  архив выезжает сотрудник  государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформление дел и т.д.;

- наконец, на последнем  этапе, в соответствии с описями  поединично передаются дела на  постоянное хранение. В особо  ценных делах проверяется количество листов. Если количество  дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи  делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт  приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение,  передающее документы, и архив. В который они поступают, причина  передачи (истечение сроков ведомственного хранения или  ликвидация учреждения), а также  реальное количество передаваемых  копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух  экземплярах, подписывается представителями государственного архива и ведомственного архива.

Вместе с документами  передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после  утверждения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах  описи, передаваемых в государственный архив, делается отметка о  передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их  делопроизводства. Собственники документов могут передавать свои  документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на  документы оформляется соглашением (договором) с архивным  учреждением.

В случае необходимости  условия хранения и использования  документов могут включать ограничения права доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни,  коммерческую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения  также могут поступать в  государственный  архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.

На временное хранение (депонент) документы личного происхождения  передаются на основании личного заявления  владельца.

При приеме документов также составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная опись.

Особо важное значение имеет  договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы  передаются в  государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с  владельцем каждый его пункт.

Метод активного  комплектования:

- проведение беседы  с фондообразователями  о важности  сохранения их документов;

- выявление потенциальных  источников комплектования в   органах регистрации юридических  лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;

- анкетирование, интервьюирование  лидеров и членов партий и  движений, записи митингов и других  событий  общественно-политической  жизни, записи устных воспоминаний;

- сбор воспоминаний, составление хроники событий;

- сбор документов, отражающих  общественное  мнение, участие во  встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Экспертиза  ценности документов.

Экспертиза ценности документов на основе научных критериев.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Итогом экспертизы ценности документов является  полноценное комплектование государственных архивов и всего  Архивного фонда страны.

Задачи экспертизы ценности документов.

Первая задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных  в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и  определение профильности документов тому или иному  государственному архиву.

Вторая задача - определение сроков хранения документов,  информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены нак две группы:

1) для долговременного  хранения (например, документы по  личному составу со сроками  хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);

2) для временного хранения.

Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных  учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

- в делопроизводстве,

- в ведомственном и

- государственном архивах. 

В делопроизводстве решается проблема  определения сроков  хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и  подготовка их к сдаче в государственный архив.

Если в учреждении имеются юридически самостоятельные  структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.

Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое  внимание должно быть уделено документам, срок хранения  которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может назваться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение   экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная  экспертиза - это экспертиза, которая  проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

- вышестоящих и подчиненных  одному ведомству учреждений;

- однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

- лиц, связанных родственными  или личными отношениями.

Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном  архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов различных учреждений.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две  группы дел:

- дела для постоянного  и долговременного (75 лет) хранения;

- дела, предназначенные  для уничтожения.

На деле, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного  и долговременного хранения в дальнейшем  заносятся в описи.

Акты и описи представляются на рассмотрение  соответствующей  экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

Критерии экспертизы ценности документов.

Критерии экспертизы ценности документов - это система  научно   обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1) критерии происхождения  документов;

2)  критерии содержания  документов;

3) критерии внешних  особенностей документов.

1. К группе критериев происхождения документов относятся:

- значение учреждения  или лица в жизни общества;

- значимость событий  (явлений, предмета), отраженных в  документах;

- время и место создания  документов.

На основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранения в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное хранение. При  этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе.

Критерий значение лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценивать роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников.

Критерий значимость события позволяет оценивать  документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах.

На основании этого  критерия выявляют документы, которые  были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим даже документы,  предназначенные для уничтожения, могут быть оставлены на государственное хранение.

Большое значение имеет  критерий время образования  документов. Чтобы оградить от уничтожения документов, была введена запретная дата - 1922г. Документы, отложившиеся в период до 1922г. включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводство по 1945г. Включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945г.  Включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения  Федеральной архивной службы России.

Критерий место образования документов также требуют тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут  быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

2. К группе критериев содержания документов  относятся:

- значимость информации  документа;

- повторяемость документной  информации;

- целевое назначение  документов;

- вид и разновидность  документа. 

На основе критерия значимость информации документы  учреждений делят на три группы:

- документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;

- документы вспомогательного, оперативного, справочного характера,  хранящиеся временно;

- документы по личному  составу. В этой группе может  быть  представлена как основная, так и вспомогательная документация. При  оценке этой группы документов следует учитывать не только  значение информации, но и значение лица. Которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК. Этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с критериями целевого назначение документа и вид и разновидность  документа.

Критерий повторяемости информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа»  государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

Различают два вида повторяемости  информации, каждому из которых присущи  свои формы:

- формальный (когда происходит  простое воспроизведение документальной  информации во вторичных источниках) с такими  формами, как дублетность, цитирование и суммирование;

- аналитико-синтетический  (когда происходит преобразование  документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как   обобщение, реферирование и изложение.

Как форма повторяемости  информации выделяют вариантность. которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документальной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости  информации является дублетность.

Следует четко разграничивать дублетные документы (документы,  размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке). Копийность считается проявлением дублетности.

3. К группе критериев внешних особенностей  документов относятся:

- подлинность;