Анализ ДОУ ОАО ГК «Ягодка» одного из его структурных подразделений – административно – хозяйственный отдел

 

Таблица 11 – форма регистрации журнала исходящей корреспонденции 

       В административно – хозяйственном отделе регистрацией внутренних документов занимается зав. хозяйством.  Журнал регистрации внутренних документов содержит следующие графы (Таблица 12): 

 

Таблица 12 – Форма журнала регистрации внутренних документов

1.5.5. Организация контроля исполнения документов

 

       Контроль  исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное  исполнение документов [3]. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

       Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

       Практическую  работу по контролю осуществляют должностные лица, назначаемые начальником АХО.

       В АХО ОАО ГК «Ягодка» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства. Ставить документы на контроль имеет право начальник АХО,

       Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя начальника отдела возлагается на зав. хозяйством.

       На  документы, взятые на контроль, на левом  поле у заголовка ставится отметка "Контроль". Вся информация о  них заносится журнал регистрации  документов, поставленных на контроль, зав. хозяйством. Задание снимается с контроля только с указания начальника отдела.

       В течение установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы  должны быть полностью решены. Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению.

       Сведения  об исполнении контрольного задания  передаются зав. хозяйством АХО не позднее  установленной даты исполнения для  внесения информации в журнал контроля и снятия документа с контроля.

       Если  документ не исполнен в срок, то исполнитель до истечения контрольного срока предоставляет информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несет исполнитель.

       Об  изменении срока исполнения документа, согласованного с начальником отдела, сообщается зав. хозяйством, который вносит новый срок в Журнал контроля.

       Если  в документе или резолюции  начальника срок исполнения не указан, документ исполняется в течение 14 дней. Срок исполнения исчисляется  в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства. [11] 
 
 

1.5.6. Порядок согласования

 

       Проект  документа в обязательном порядке  должен согласовываться с уполномоченными  представителями заинтересованных сторон. Согласование производится в оговоренные сроки и занимает не более 5 дней.

       При последовательном согласовании документ снабжается листом согласования, в  соответствующих графах которого полномочные  представители оставляют свои визы и замечания по содержанию проекта  документа.

       Виза  включает в себя дату ознакомления с документом и подпись лица, производящего согласование.

       Гриф  согласования документа состоит  из слова "СОГЛАСОВАНО", который  ставится в верхнем левом углу документа на лицевой стороне. [11] 

Пример  оформления: 

СОГЛАСОВАНО

Начальник АХО   

           Е.И. Трушкова

   13.09.2009 

: 

1.5.7. Оформление дел

 

       Документы после их исполнения группируются (помещаются)  в дела.

       Дело - это совокупность документов, относящихся  к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку  с  соответствующим заголовком. (например, документы, относящиеся к  руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т.д.)

       Формирование  дел - это отнесение документов к  определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

       Формирование  дел должно осуществляться централизованно  по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря) и должно отвечать следующим  требованиям:

       В дело помещают  только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями стандартов.

       В дела группируют документы одного документационного  года. Документы внутри дела располагают  в определенном порядке. Основные принципы расположения документов такие:

• вопросный (по вопросам, затрагиваемым в документах),
• хронологический (по датам документов),
• алфавитный (по фамилиям авторов или по алфавиту названий

       учреждений- корреспондентов),

• нумерационный (группируют однородные документы, имеющие

порядковую  нумерацию, например: накладные, квитанции и т.д.)

       Дело  не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают  номер тома.

       Оформление  дел – подготовка дел к текущему хранению и оно включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов составления заверительной надписи.

       Оформление  дел отдела проводится заведующими  работниками службы ДОУ и заведующим хозяйством, в обязанности которого входит ведение дел.

       В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному хранению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

       Полное  оформление дел включает:

• Оформление титула дела по установленной форме;
• Нумерацию листов документов дела и описи;
• Оформление внутренней описи документов;
• Прошивку или переплет документов в дело;
• Оформление листа-заверителя;
• Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (титула) дела. (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

       Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

       Частичное оформление дел включает:

• Оформление титула;
• Подшивка документов в папку-скоросшиватель;
• Составление внутренней описи;
• Нумерация листов;
• Оформление карточки-заместители.

       Дата  начала дела – это дата подшивки 1-го документа в дело, где месяц  указывается прописью во избежание  неточностей.

       Дата  окончания дела – это дата подшивки последнего документа.

       Срок  хранения дел проставляется по номенклатуре дел, согласно типовому перечню

       Количество  листов в дело проставляется в  конце календарного года без учета  общего количества листов внутренней описи.

       Архивный  шифр дела (для дел постоянного  хранения) проставляется по внутренним классификаторам. [30]

       Документы, составляющие дела постоянного хранения, подшиваются на 4 прокола в твердую  обложку из картона или переплетаются  с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз, резолюций о них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

       Дела  постоянного хранения, состоящие  из особо ценных документов или неформатных  документов, хранятся в закрытых твердых  папках или коробках.

       В течение делопроизводственного  года на выданные по служебной необходимости  документы заполняется карточка-заместитель  документа

(Таблица  13):

 

       Таблица 13 - Форма карточки -  заместителя документа

       При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись.

       В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все  листы этого дела, кроме (листа  – заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой  нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Исключение составляют секретные дела и дела конфиденциального характера.

     Листы внутренней описи документа нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей нумеруются отдельно в пределах каждого тома.

     Пример оформления титула дела:

ДЕЛО  № 04 – 19 
 

ГРАФИК  РАБОТ УБОРЩИКОВ 
 

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Пример  оформления внутренней описи: 

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ 

ДОКУМЕНТОВ  ДЕЛА № 04 – 19 

________________ 

 

       Титул дела, карточка – заместитель документа/дела, лист заверитель, внутренняя опись и титул журнала регистрации документов дела оформляются на бланке организации.[30]