Анализ ДОУ ОАО ГК «Ягодка» одного из его структурных подразделений – административно – хозяйственный отдел

 
 

     Инструкция  по делопроизводству

       Определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике деятельности компании. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. 

     Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников

       Разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д.

       Пункты  положения, определяющие взаимоотношения  службы ДОУ с другими подразделениями  компании, должны быть согласованы  с этими подразделениями.

     Вышеперечисленные НПА помогают правильно и грамотно разработать, составить и оформить все документы. Поэтому все организации должны следовать данной нормативно – методической базе в делопроизводстве для ведения эффективного документооборота.

1.3. Организационная структура ОАО «Ягодка»

 

       На  теоретическом занятии дисциплины «Организация и технологии защиты документационного обеспечения управления» группой было принято решение о создании виртуального Открытого Акционерного Общества Гостиничного Комплекса «Ягодка» для дальнейшего исследования предметной области.

       ГК  «Ягодка» был создан в процессе приватизации МП Гостиница «Ягодка» в 2007 году, является его правопреемником, несет права и обязанности, возникшие у указанного предприятия до момента его преобразования в акционерное общество  «Гостиничный комплекс «Ягодка». Общество является юридическим лицом и свою деятельность организует на основании настоящего Устава [53] и действующего законодательства Российской Федерации. Общество является юридическим лицом в соответствии с законодательством Российской Федерации, имеет в собственности обособленное имущество. Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на его место нахождения, имеет штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законодательством.

       Правовое  положение Общества определяется

• Федеральным законом «Об акционерных обществах»; [34]
• также настоящим Уставом;
• иными нормативными правовыми актами.

       Органами  управления Общества являются:

• Общее собрание акционеров;
• Совет директоров;
• Генеральный директор.

       Целями  деятельности Общества являются:

• повышение имиджа гостиничного комплекса среди широкого

круга потенциальных клиентов;

• совершенствование стандартов обслуживания;
• динамичное развитие с учетом тенденций рынка;
• получение высокой и стабильной прибыли;
• охрана прав сотрудников.

     Должностной состава верхнего уровня управления представляют: генеральный директор и начальники структурных подразделений. (Таблица 1)

 

Таблица 1- структура  должностного состава верхнего уровня правления 

     Из  таблицы видно, что на предприятии  ОАО ГК «Ягодка» должностной состав верхнего уровня представляют собой молодые, перспективные специалисты с высшими образованиями, которые способны быстро реагировать на различные изменения тенденций ведения делопроизводства, что составляет перспективное управление организацией.

       ОАО  «ЯГОДКА»  является современным гостиничным комплексом с различными структурными подразделениями (Рисунок 1).

       Целями  деятельности Общества являются: повышение имиджа гостиничного комплекса среди широкого круга потенциальных клиентов; совершенствование стандартов обслуживания; динамичное развитие с учетом тенденций рынка; получение высокой и стабильной прибыли; охрана прав сотрудников

       Возглавляет ОАО «ЯГОДКА» Генеральный директор, который имеет в своем подчинении коммерческого директора и финансового директора. В своей деятельности руководствуется должностной инструкцией [40], в компетенцию генерального директора входит:

• Организация и обеспечение эффективной деятельность гостиничного комплекса;
• Осуществление контроля над качеством обслуживания клиентов в соответствии с классом гостиничного комплекса;
• Обеспечение рентабельного ведения гостиничного хозяйства, своевременное и качественное предоставление проживающим комплекса услуг;
• Принятие мер по укреплению и расширению материально-технической базы гостиничного комплекса, повышению уровня ее комфортабельности;
• Обеспечение ведения и своевременное представление отчетности о хозяйственно-финансовой деятельности гостиничного комплекса;
• Принятие мер по обеспечению гостиничного комплекса квалифицированным персоналом;
• Определение целей, задач, связанных с обеспечением жилья, питания и других гостиничных услуг.
• Осуществление анализа и оценки результатов деятельности, контроль качества производимой продукции и услуг;
• Осуществление руководства работниками подразделения и др.

 

 

     Рисунок 1 – организационная структура ГК «Ягодка»

      Служба ДОУ является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно генеральному директору, действует на основании положением «О службе документационного обеспечения управления (ДОУ) [43]. Организационно – функциональная структура отдела представлена в таблице 2 

       
 
 
 
 
 

     Таблица 2 - Организационно-функциональная структура службы ДОУ 

      Отдел приема и размещения является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется непосредственно генеральному директору ОАО «Ягодка». Действует на основании положения «Об отделе приема и размещения» [50] . Организационно – функциональная структура отдела представлена в таблице 3

 

     Таблица 3 - Организационно-функциональная структура отдела приема и размещения 

           Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно генеральному директору ОАО «Ягодка». Действует на основании пол положения «Об отделе кадров» [47]. Организационно – функциональная структура отдела представлена в таблице 4

 

     Таблица 4 - Организационно-функциональная структура отдела кадров 

      Отдел рекламы  является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно генеральному директору ОАО «Ягодка», в своей деятельности руководствуется положением «Об отделе рекламы» [51]. Организационно – функциональная структура отдела представлена в таблице 5