Анализ ДОУ ОАО ГК «Ягодка» одного из его структурных подразделений – административно – хозяйственный отдел

     В АХО в соответствие с направлениями деятельности создаются и принимаются от других структурных подразделений различные документы, которые составляют документооборот отдела.

1.5. Технология работы с документами в службе безопасности

1.5.1. Организация документооборота в АХО

 

       Документационное  обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в  процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

       Организация работы с документами в отделе включает в себя рациональный документооборот, подготовку документов и передачу в  архив.

       Документооборот – это движение документов в организации  с момента их создания или получения  до отправки или сдачи в дело [3].

       Правильно и рационально организованный документооборот  повышает эффективность работы аппарата управления организации.

       В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения  качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ[7] установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

       Документационное  обеспечение – важнейшая функция  управления, нуждается в тщательно  продуманной организации.

       Степень совершенства технологической системы  работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства отдела документной информацией.

       Основу  правильной организации работы с  документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками отдела. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами [12].

       Был проанализирован документооборот  административно-хозяйственного отдела за последние 3 года, с 2007 по 2009 гг. В документационном обеспечении отдела выделяют две группы документов:

• Отправляемые (исходящие);
• Внутренние.

       Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 [3], это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности отдела, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов.

1.5.2. Порядок работы с внутренними документами в АХО

 

       Внутренний  документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его [3]. Внутренние документы отдела по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

• Организационные документы, которые регламентируют деятельность

       АХО (Положение об отделе, инструкции и т.п.);

• Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;
• Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки, запросы и т.д.).

       Внутренние  документы в отделе оформляются  на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название предприятия, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера.

       Правильность оформления документов контролируется в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти[27].

       Необходимо  отметить, что при внутренней переписке  АХО с другими подразделениями  использует два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника предприятия другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[25]

1.5.3. Порядок работы  с исходящими документами в АХО

 

       Отправляемые  предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа зав. хозяйством;
• согласование проекта документа;
• подписание документа начальником АХО (в необходимых случаях – утверждение);
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

       Проект  исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется и согласуется с зав. хозяйством АХО. Начальник отдела  вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. [11]

       При последовательном согласовании документ снабжается листом согласования, в соответствующих графах которого полномочные представители оставляют свои визы и замечания по содержанию проекта документа. Виза включает в себя дату ознакомления с документом и подпись лица, производящего согласование. При отсутствии разногласий документ визируется соответствующим должностным лицом в пределах своих полномочий. Полностью согласованный документ вместе с листком согласования передается на корректировку.

       В процессе корректировки из содержания проекта устраняются разночтения  и исправления. Окончательный вариант документа визируется ответственным исполнителем и предается для окончательного оформления.

       Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[7] Документ, не содержащий ошибок, передается ответственным исполнителем зав. хозяйством для завершающей проверки и предоставления на подпись начальнику отдела.

       После подписания начальником АХО, исходящий  документ передается зав. хозяйством для  регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».

       После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его  номер и дату рукописным способом на обоих экземплярах.

       Затем исходящие документы в тот  же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской. [11]

      Порядок работы с исходящими документами  в АХО приведен на    Рисунке 2.

 

Рисунок 2 – Схема движения исходящих документов

       К  документам административно - хозяйственного отдела относятся:

1. Должностные инструкции сотрудников отдела были разработаны для рационального разделения труда, в целях определить основные обязанности и ответственность сотрудника отдела при осуществлении им своей служебной деятельности. Была создана должностная инструкция начальника АХО от  25.12.2007 №1 (ПРИЛОЖЕНИЕ Г);
2. Составлен план работы АХО от 18.10.2008 № 1, который включает все мероприятия, необходимые для эффективного функционирования отдела в течение года. В нем установлены сроки выполнения того или иного мероприятия, лица, ответственные за исполнение (ПРИЛОЖЕНИЕ Д);
3. Для того чтобы документы можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, в отделе был составлен ориентировочный список   заголовков дел, который называется номенклатурой дел от 19.12.2008 №1 (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж). Она содержит все виды документов, с которыми работает АХО; в ней указан индекс дела, например: 04-19, где 04 – номер структурного подразделения, т.е. АХО, 19 – непосредственно порядковый номер дела в номенклатуре дел, в данном случае это графики работ уборщиков.
4. Прием поступающей корреспонденции в АХО осуществляется заведующим хозяйством, и для регистрации данных документов были разработаны журналы регистрации. Для четкого порядка каждый документ регистрируется только один раз, только в одном месте и по единой форме, принятой в отделе. В АХО функционируют: журнал регистрации номенклатуры дел (ПРИЛОЖЕНИЕ К), журнал регистрации плана на год (ПРИЛОЖЕНИЕ Р), журнал регистрации изменений к положению об отделе АХО    (ПРИЛОЖЕНИЕ С), журнал регистрации должностных инструкций (ПРИЛОЖЕНИЕ Т), журнал регистрации графиков работ уборщиков (ПРИЛОЖЕНИЕ У)
5. В административно – хозяйственном отделе были разработаны графики работ уборщиков, в которых точно обозначены время начала и конца смены, территория уборки, ФИО уборщика и лица, ответственного за контроль исполнения. К таким графикам относятся: график уборки территории комплекса от 17.11.2009 №12 (ПРИЛОЖЕНИЕ Л); График работы уборщиков. Основное здание ОАО ГК «Ягодка» от 16.11.2010 №12 (ПРИЛОЖЕНИЕ Ф); График уборки жилых помещений ОАО ГК «Ягодка» от 15.11.2009 №12 (ПРИЛОЖЕНИЕ Х); График работы уборщиков. Производственные помещения от 11.11.2009 №12 (ПРИЛОЖЕНИЕ Ц)
6. Запросы на приобретение мебели, канцелярских принадлежностей, оргтехники (ПРИЛОЖЕНИЕ М); В отделе была создана форма для запросов другими структурными подразделениями тех средств, которые им необходимы. Форма унифицирована, требуется только вписать в нужные колонки наименования, количество, цвет и марку мебели, канцелярских товаров либо оргтехники.
7. В АХО используются договоры поставок. Для того, чтобы обеспечивать руководство и структурные подразделения необходимыми хозяйственными товарами, оргтехникой и т.д. Для этого, начальник отдела заключает договоры с предприятиями поставщиками, в которых указывается предмет договора, условия договора, стоимость, обязанности и ответственность сторон.

1.5.4. Регистрация документов

 

       Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о  документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» [3].

       Задачи  регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные  формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах.

       Правила организации регистрации описаны  в Государственной системе документационного обеспечения управления [7] и Типовой инструкции по делопроизводству [27]. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации.

       В АХО ОАО «Ягодка» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: На исходящих документах отдела проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.[7] Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата.[11]

       Например: регистрационный номер 04-11/18, где:

• 04 - индекс структурного подразделения (АХО);
• 11 - номер соответствующего дела по номенклатуре (Запросы на

приобретение  канцелярских товаров, мебели, услуг);

• 18 - индивидуальный порядковый номер входящего документа,

присвоенный ему при регистрации.

     Регистрация исходящих документов АХО ведется  в журнале, содержащем следующие  графы (Таблица11):