Анализ ДОУ ОАО ГК «Ягодка» одного из его структурных подразделений – административно – хозяйственный отдел

• на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
• на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
• на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются). [2]

       В течение всего цикла регулярно  проводится обучение и повышение  квалификации всех сотрудников организации  по вопросам управления документами.

       Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

5. Единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.
6. Согласно современным представлениям системы электронного документооборота (СЭД), должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

             Рассмотрим одну из систем электронного документооборота:

       Система "ДЕЛО" — система автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота. Промышленная система управления документами, обеспечивающая поддержку полного жизненного цикла — от разработки и согласования проектов документов до списания их в дело и архивного хранения. "ДЕЛО" соответствует как российским, так и международным стандартам делопроизводства и предоставляет все технологии, необходимые и для автоматизации классического делопроизводства, и для перехода как к смешанной "бумажно-электронной" форме, так и к полностью электронному документообороту. Внедрение системы "ДЕЛО" позволяет существенно повысить уровень управляемости предприятием, учреждением или компанией за счет организации эффективного контроля за движением и исполнением всех видов документов (бумажных и электронных).

7. Возможности, открывающиеся при использовании электронных документов, привели к изменениям в ключевых технологиях делопроизводства. В качестве примера можно привести функциональный подход к составлению номенклатуры дел, принцип «больших корзин» при экспертизе ценности и установлении сроков хранения документов. Все более распространенным становится ведение различного рода досье, в которые включаются разные виды документов, возможно, имеющие различные собственные сроки хранения.
8. Метод «больших корзин» предполагает разделение всех документов организации на несколько относительно крупных групп, в зависимости от того, какую функцию исполняют документы, и для каждой группы устанавливается срок хранения.

       При проведении экспертизы ценности требуется  определить, какую функцию в деловой  деятельности организации выполняет документ и к какой группе документации его можно отнести, а значит, срок хранения документа будет установлен по сроку хранения данной группы. В этом случае нет необходимости перечислять в номенклатуре дел все типы документов, выполняющих одну и ту же функцию, и все возможные заголовки. Такой метод назначения сроков хранений намного легче автоматизировать.

9. Делопроизводство в России в основном до сих пор имеет строго   вертикальное направление. Документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю, то есть "через голову" вышестоящих руководителей этого работника. При бумажном документообороте подобная схема прохождения документов "через руководителей" позволяет им контролировать деятельность своих подразделений и исполнителей.
10. В отечественном документообороте существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами, а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, то есть делопроизводство отделено от работы с самими документами. [40]

       Технологии области документационного обеспечения управления за рубежом отличаются от отечественных технологий.

         Традиции западного документооборота  также имеют более чем столетнюю  историю. Подход к управлению  характеризуется принципиально  большей децентрализацией прав  и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Подобная децентрализация работы с документами существенно защищает организацию документооборота.

       На  Западе под документооборотом на предприятии в настоящее время  принято понимать любую передачу информации, значимой для предприятия. И на том этапе, когда происходит автоматизация, определяются виды, объем  и значимость информации, а затем процесс ее передачи также автоматизируется и в итоге документируется в электронном виде. 
 Особенностями западной технологии процессов делопроизводства является:

1. Западные традиции связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово "документооборот"). Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами (так называемых системах управления документами), является систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Именно исходя из этой традиции, и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами, а потому неудивительно, что до сих пор многие из них переводятся у нас своеобразным словосочетанием "электронный архив";
2. Высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, "горизонтального" документооборота, например, документооборота непосредственно между работниками различных подразделений, минуя их руководителей;
3. Отсутствие централизованного контроля;
4. Регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Не создаются специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством;
5. Моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем. [40]

       Отбор систем документооборота производится по принципу устойчивого положения на рынке компаний, поставляющих как собственные решения, так и популярные западные продукты.

       Рассмотрим  некоторые из них:

       АО "Ланит"

       В основу решений "Ланита" положено программное обеспечение двух основных классов:

• ПО ролевых рабочих мест на основе гибких и открытых моделей офисной деятельности;
• ПО сетевых корпоративных услуг.

       Предлагаемый "Ланит" программный комплекс LanDocs выполняет следующие основные функции:

• регистрация;
• заполнение учетных карточек документов;
• рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку;
• контроль состояния документов ("на визировании", "на согласовании" и т. д.);
• поиск документов;
• вызов приложений Windows для обработки электронных документов;
• контроль версий документов с помощью контрольных карточек;
• создание отчетов;
• сканирование многостраничных бумажных документов;
• списание в архив.

       Комплекс  поставляется с настроенными классификаторами, которые можно редактировать (пользователи, корреспонденты, тематическая структура  хранилища, способы доставки и т.д).

       Административные  функции:

• настройка на организационную иерархию предприятия;
• настройка на структуру должностей и функции исполнителей;
• определение прав доступа пользователей.

       Кроме того, на ролевые рабочие места  могут быть установлены дополнительные функциональные компоненты и оборудование. [9]

       Из  всего вышеперечисленного видно, что  зарубежные страны имеют больше опыта  обращения и внедрения автоматизированных систем управления.

       Отечественная традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также регламентированный (и контролируемый) документооборот еще до завершения исполнения документа. Технологии же "документооборота" (workflow), встроенные в западные системы управления документами носят весьма общий характер и не учитывают сложившуюся в отечественную управленческую практику. Из этого следует, что непосредственное использование западных готовых систем для комплексной автоматизации российского делопроизводства невозможно. Поэтому, все ведущие отечественные разработчики создают собственные системы автоматизации делопроизводства и документооборота, в том числе с использованием западных технологий и программных компонентов

       Российская  модель делопроизводства порождает ряд проблем, главная из которых — противоречие между централизованным контролем работы с документами и, по сути, децентрализованным процессом исполнения документов. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в реальном масштабе времени без применения средств автоматизации: ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение регистрационных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации в единые реестры предприятия. Отсутствие автоматизированной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

             Чтобы решать эти  проблемы специалистам в области  управления документацией требуется  постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий.

1.2. Нормативно – методическое регулирование делопроизводства в России

       Нормативно-методическое регулирование ДОУ позволяет грамотно организовать всю систему делопроизводства в целом. Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы. Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

     Законодательные и методические документы, регулирующие документационное обеспечение управления  

1. ФЗ «Об  акционерных обществах» [37] - определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров.
2. ФЗ «Об электронной цифровой подписи» [35]. Закон обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
3. ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [36]. Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
4. ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» [33]. Регулируются правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.
5. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [38]. Закон регулирует отношения, возникающие при поиске, получении, передаче, производстве и распространении документированной информации, вопросы ее защиты от несанкционированного доступа и особенности применения информационных технологий. 
6. ФЗ «О персональных данных» [39] - закон создает правовую основу обращения с персональными данными физических лиц в целях реализации конституционных прав человека, в том числе права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
7. Закон РФ «О государственной тайне» [8]. Закон регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации
8. Указ Президента РФ «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» [32] -  устанавливает перечень сведений, подлежащих защите.
9. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ [19]- устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
10. Основные правила работы архивов организации [15] - являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность архива организации и основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
11. Положение о Федеральном архивном агентстве [20] - положение закрепляет роль и функции Федерального архивного агентства.
12. Регламент Федерального архивного агентства [24] - устанавливает общие правила организации деятельности Федерального архивного агентства по реализации им полномочий и взаимодействия с федеральными органами исполнительной власти.
13. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [3].  Стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
14. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» [4] - устанавливает виды документов, на которых воспроизводится государственная печать и требования к воспроизведению государственной песати.
15. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [5]. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. 
16. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения [17] - Перечень применяется: при определении состава и сроков хранения типовых архивных документов; при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в государственные архивы.