Планирование проекта с помощью "Microsoft Project"

     Создание  офиса разделяется на два основных вида работ — ремонт помещения и оснащение офиса. Ремонт помещения подразделяется на строительные и монтажные работы.

     Строительные  работы включают в себя: демонтаж квартиры, строительство новых перегородок, замена дверей, малярные работы и паркетные работы. В группу монтажных работ входят: монтаж потолков, замена окон, монтаж подоконников, сантехнические работы и электротехнические работы.

     Оснащение офиса подразделяется на работы по обеспечению мебелью (покупка мебели, сборка и расстановка мебели) и информационное обеспечение (покупка компьютеров и оргтехники, установка и отладка программного обеспечения). Основные параметры работ и их взаимосвязь приведены в табл. 1. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Таблица 1 - Основные параметры работ проекта 

      Каждой работе соответствует определенная оценка длительности работы и режим работы (календарь). Для большинства работ проекта предполагается пятидневная рабочая неделя при 8-часовом рабочем дне (стандартный календарь). Для малярных и паркетных работ – семидневная рабочая неделя при 8-часовом рабочем дне (нестандартный календарь).

      Создание  офиса предусматривает использование  трудовых и материальных ресурсов, данные по которым представлены в  табл. 2. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Таблица 2 – Состав и параметры ресурсов 

     В соответствии с данным вариантом было необходимо умножить указанные затраты на коэффициент 1,6.

     При этом планируется, что установку 6-ти окон и 6-ти подоконников выполняет  подрядчик по договору 17/04, стоимость  установки одного окна 7000 руб., подоконника -1400 руб.

     Начисления  затрат по ресурсам: менеджер, строитель, маляр, ведётся пропорционально  времени выполнения работ. По ресурсам: паркетчик, сантехник, электрик, программист  – по окончании работ. Для остальных  ресурсов – в начале работ.

     После ввода списка работ (задач) необходимо установить связи между задачами по типу «окончание – начало» (без запаздывания) и сгруппировать задачи в соответствии с заданной структурной декомпозицией работ.

     Проводится  анализ длительности работ. Существует много способов сбора информации для оценки длительности. Однако, анализ по методу PERT (процесс оценки возможных результатов на основании трех сценариев: наилучшего, ожидаемого и наихудшего) обладает необходимой гибкостью.

     После указания  оптимистической (общий  промежуток активного рабочего времени, ожидаемый для задачи в наиболее благоприятной ситуации, т.е. промежуток времени от наиболее благоприятного начала до наиболее благоприятного окончания задачи.), пессимистической (общий промежуток активного   рабочего   времени,   ожидаемый для задачи в наиболее неблагоприятной  ситуации, т.е. промежуток времени от наименее благоприятного начала до наименее благоприятного окончания) и ожидаемой (общий промежуток активного рабочего времени, ожидаемый для задачи, т.е. промежуток времени от ожидаемого начала до ожидаемого окончания задачи) длительности задачи в календарном плане приложение Microsoft Project рассчитывает взвешенное среднее значение из этих трех длительностей (табл. 3). 

Таблица 3. Диаграмма Ганта оптимистической, ожидаемой и пессимистической оценкой. 

      Весовые коэффициенты оценки длительности работ  по оптимистической, ожидаемой и  пессимистической длительности равны 2, 2, 2 соответственно (при этом сумме должна равняться 6, что соответствует поставленным условиям задачи). Они играют при расчете довольно важную роль: чем больше весовой коэффициент у определенного типа длительности, тем ближе к ней будет длительность, определенная в результате анализа.

      По  результатам проведенного анализа  оптимистическая длительность проекта  создания офиса составляет 29 дня, ожидаемая длительность - 41 дней, пессимистическая длительность - 52 дней.

      Поэтому на основе заданных весовых коэффициентов  распределения вероятности среднестатистическая длительность работ равна ожидаемой и составляет 41 день.

      В данном проекте    при распределении  ресурсов между задачами сложилась  ситуация, когда объем назначенных  ресурса превышает допустимый. Такой  ресурс называют перегруженным. MS Project располагает инструментами, позволяющими устранить перегрузку, но это зачастую требует изменений в структуре ресурсов и граничных сроках осуществления проекта.

      Перезагруженными  ресурсами в данном проекте являются менеджер и строитель, поэтому было произведено действие выравнивания ресурсов (рис. 1) 

Рис. 1 Диаграмма  Ганта после выравнивания загрузки ресурсов. 

      После того, как построение модели проекта  закончено необходимо с помощью  модуля программы «Мастер диаграмм Ганта» выполнить настройку и  отображение на диаграмме Ганта  критических задач проекта. Связи  между критическими задачами выделены красным цветом (рис. 2). Критический путь — это задача или последовательность задач, определяющая дату окончания проекта. Если увеличить длительность задачи, лежащей на критическом пути, то длительность проекта тоже увеличится, а если уменьшить ее длительность, то длительность проекта тоже уменьшится. 

Рис. 2 Диаграмма  Ганта с указанием критических  задач проекта. 

      Отражение информации по резервам времени работ  отражается в представлении «Лист  задач» с помощью таблицы «Календарный план» (табл. 4) 

Таблица 4. Представление «Лист задач» таблица «Календарный план» 

      Свободный временной резерв – это время, на которое может быть отложено выполнение задачи без задержки ее последователя. Свободный временной резерв имеют  работы: монтаж подоконников – 7 дней, сантехнические работы – 15 дней, электротехнические – 11 дней, покупка мебели – 39 дней, покупка компьютеров и оргтехники – 38 дней. Это может пригодиться, если ресурсу требуется больше времени на выполнение задачи или нужно назначить ресурс для другой задачи.

      Общий временной резерв - это время, на которое допускается запаздывание задачи, не приводящее к пересмотру даты окончания проекта. Общий временной  резерв имеют работы: замена дверей - 7 дней, замена окон - 7 дней, монтаж подоконников – 7 дней, сантехнические - 15 дней, электротехнические  - 11 дней, покупка мебели - 39 дней, покупка компьютеров и оргтехники - 38 дней. По умолчанию и по определению задача с нулевым временным резервом называется критической задачей (выше перечислены задачи, являющиеся критическими).

      Говоря  о результатах расчета и оценки результатов проекта, следует просмотреть исходную информацию в различных представлениях и таблицах.

      Microsoft Project позволяет оценивать затраты  ресурсов и задач, необходимых  для завершения проекта. Распределение затрат по проекту по работам и по времени (табл. 5, рис. 3 соответственно). Общие затраты по проекту составляют 3 409 920,00 руб. При этом большая часть средств, а именно 3 288 448,00 руб. тратится на строительные работы. Что касается трудозатрат, то самый трудоемкий этап работ - это ремонт помещения. 

Таблица 5. Распределение затрат по работам. Лист задач. Таблица суммарные данные 

Рис. 3 Распределение  затрат по проекту во времени 

      Проанализировать  заработок трудовых ресурсов можно с помощью представления «Лист ресурсов», таблица «Суммарные данные» (табл. 6), а посмотреть распределение трудозатрат во времени увидеть на графике (рис. 4)

      Заработок менеджера составит 6 400, 00 руб., строителей – 30 720,00 руб., маляров – 5 376,00 руб., паркетчиков – 8 192,00 руб., сантехников – 4 480,00 руб., электриков -  1 798,00 руб. и заработок программиста – 3 200,00 руб.

      Также данная таблица показывает кто какой  объем работ выполнит. Наибольшее количество работ приходится на строителей – 480 часов, а наименьшее на электриков– 32 часа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Таблица 6. Суммарные данные представления  «Лист ресурсов». 

Рис. 4 Распределение  трудозатрат во времени 

Рис. 5 Распределение трудозатрат во времени 

 На  рис. 5 видно как распределены  трудозатраты по ресурсу строитель. Сравнивая рис. 5 и рис. 4 можно сказать что основной темп работы задает строитель, на него приходится большая часть трудозатрат.

      Представление «Использование ресурсов», таблица  «Трудозатраты» (табл. 7) показывает когда  кто и какой объем работ выполнит, а также когда сколько и каких материалов будет израсходовано. Видно, что работа строителей определена почти во всем проекте, тогда как работа остальных сотрудников требуется только в определенное время проекта. 

Таблица 7. Представление «Использование ресурсов» таблица «Трудозатраты» 

      Рассмотрев  в представлении «Использование ресурсов» таблицу «Затраты» (табл. 8) можно ответить на вопрос когда, кто  и сколько заработает. В таблице  все затраты представлены на общее  количество каждого  ресурса. 

Таблица 8. Таблица «Затраты» представления  «Использование ресурсов» 

 

Глава 3. Контроль выполнения плана  проекта с помощью Microsoft Project

 

      Отслеживание  хода выполнения проекта является не менее важной частью управления проектом, чем планирование. Главной целью отслеживания проекта является своевременное обнаружение отклонения фактических работ от запланированных. В ходе контроля нужно ввести фактические данные о проекте.

Для данного  проекта использовались следующие  фактические данные-

• дата контроля — 27.01.2010г.;

• фактическая дата завершения работы №9 (монтаж потолков) – 16.02.2010г.;

• фактическая длительность работы №13 (сантехнические работы) - 7 дней;

• фактическая дата начала работы №10 (замена окон) и №13 (электротехнические работы) - 28.01.2010г.;

• процент завершения работы №10 (замена окон) - 50%;

• процент завершения работы №13 (электротехнические работы) -75%.

      Ввод  данных о фактическом состоянии  проекта выполняется в таблице  «Отслеживание» представления «Диаграмма Ганта с отслеживанием» или в диалогах «Обновление проекта» и «Обновление задач» на основе заданной исходной информации.

      Из  множества существующих способов контроля над выполнением проекта, в данной работе рассматриваются три:

• отслеживание выполнение проекта в соответствии с планом на заданную дату;
• ввод процента завершения работ;
• ввод фактических данных для отдельных задач проекта (длительность, дата начала и дата окончания задачи, трудозатраты).

      Перед вводом фактических показателей  в проект следует создать базовый  план проекта, который используется для отслеживания хода выполнения проекта. Необходимо его сохранить, открыв меню Сервис и последовательно выбрав Отслеживание, Сохранить базовый тан.

      Базовый план включает исходные оценки, по которым  можно отслеживать фактический ход выполнения проекта. В нем содержится вся основная информация по проекту: сведения о задачах, ресурсах, назначениях и затратах.

      Отображение актуальной информации в целом по проекту отражается в представлении  «Диаграмма Ганта с отслеживанием» (табл. 9)

      Диаграмма Ганта с отслеживанием отображает одновременно задачи зафиксированного базового плана и текущего (актуального) плана (рис. 6). 
 

Таблица 9. Диаграмма Ганта с отслеживанием 
 

Рис. 6 Диаграмма Ганта с отслеживанием 

      Вовремя отслеживания проекта необходимо определять, укладывается ли проект в запланированный бюджет и будет ли он завершен в запланированные сроки.