Управление проектами

План

Ключевые роли в управлении проектами

Генеральный менеджер

Спонсор проекта

Директор по управлению проектами

Менеджер проекта  и мультипроекта

Функциональные  лидеры проекта

Обязанности и  полномочия сотрудников

Обязанности генерального менеджера

Обязанности спонсора проекта

Обязанности директора  по управлению проектами

Обязанности менеджера  проекта

Функциональные  обязанности по проекту

Основы межличностного влияния

Выбор менеджера  проекта, предоставленные полномочия и возможности управления

Альтернативные  способы назначения на роль менеджера проекта

Непрерывность ответственности менеджера проекта

Разделение обязанностей менеджера проекта

Сохранение роли менеджера проекта за генеральным  менеджером

Назначение на роль менеджера проекта в мультипроектной  ситуации

Факторы, определяющие выбор менеджеров проекта

Ключевые личные качества

Карьерный рост в управлении проектами

Оценка деятельности менеджеров проекта и карьерный  рост

Список использованных источников

Ключевые роли в управлении проектами

Основную роль в проекте играет менеджер проекта. В последние десятилетия в литературе по управлению проектами этой роли уделялось особое внимание. Однако имеются и другие ключевые роли, которые часто упускаются из виду, а именно:

на уровне высшего  исполнительного руководства:

генеральный менеджер,

спонсор проекта;

на мультипроектном  уровне:

директор по управлению проектами;

на уровне проекта:

менеджер проекта;

на уровне функционального  отдела или участника проекта: - функциональный руководитель проекта.

Можно также  определить другие важные должности, такие как:

спонсор проекта (обсуждается ниже), заказчик (частное  лицо или организация, санкционировавшие  работы по проекту),

куратор проекта (лицо, продвигающее и поддерживающее проект; может являться или не являться генеральным менеджером),

владелец результатов  проекта (который может являться или не являться заказчиком проекта)

и пользователь результатов проекта (который может  являться или не являться владельцем).

Хотя все эти  роли имеют большое значение, уровень  их ответственности ниже, чем у лиц, играющих ключевые роли.

Генеральный менеджер

Задачи генерального менеджера в управлении проектами  сфокусированы на процессе управления проектом в целом, а также на взаимодействии проекта с другими видами деятельности организации. Под генеральным менеджером здесь понимается лицо, ответственное за управление многофункциональным подразделением или всей организацией в целом. За исключением редких случаев генеральный менеджер напрямую не вовлечен в планирование и выполнение конкретных проектов.

Лицо, занимающее эту должность:

1) отвечает за  целесообразность отбираемых или  создаваемых проектов,

2) обеспечивает  выделение адекватных ресурсов  для исполнения утвержденных  проектов,

3) обеспечивает  применение соответствующих методик  управления проектами в организации,

4) осуществляет  мониторинг общего хода работ  по проекту,

5) координирует  ход работ по проекту с другими  видами деятельности организации.

В небольшой  организации или организации  с относительно небольшим количеством  проектов генеральный менеджер может играть роль спонсора проекта.

Спонсор проекта

Роль спонсора проекта обычно берет на себя менеджер высшего звена или "коллективный управляющий" в виде управляющего комитета, который действует от лица высшего руководства организации, являющейся спонсором или владельцем проекта. Эту роль может играть генеральный менеджер либо руководитель высшего звена ответственной за проект организации или же лицо, подотчетное непосредственно генеральному менеджеру. В некоторых случаях в роли спонсора проекта выступает управляющий комитет, состоящий из руководителей различных подразделений организации. Важность рассматриваемой роли, а также официального назначения определенного лица на эту должность в каждом проекте была признана только в последние годы.

Группа экспертов по управлению проектами пришла к выводу, что "отсутствие специально назначенного спонсора проекта с четко определенными обязанностями и ответственностью влечет за собой множество трудностей при осуществлении проектов и становится источником проблем для менеджеров проектов. В большинстве организаций можно повысить эффективность управления проектами, уделяя большее внимание этой критически важной должности". Если за спонсором проекта не закреплены такие интегрирующие обязанности и ответственность, то менеджеру проекта часто бывает трудно определить, к кому ему следует обратиться за нужным решением. При отсутствии назначенного спонсора некоторые руководители (включая менеджеров проекта) могут предположить, что менеджер проекта должен исполнять роль спонсора проекта, что приводит к возникновению проблем и конфликтов, вызванных превышением полномочий. Хотя назначение одного и того же лица на обе роли не исключается, в большинстве случаев они должны быть разделены.

Директор по управлению проектами

Роль директора по управлению проектами имеет большое значение в организации, в которой значительную долю деятельности составляют проекты. Эта должность является признанием того факта, что в организации функция управления проектами имеет существенное значение наряду с более традиционными функциональными областями (маркетингом, инжинирингом, закупками, производством, строительством, финансированием, бухгалтерским учетом и т.д.). Директор по управлению проектами может быть также спонсором отдельных проектов. При отсутствии такой должности руководство менеджерами проектов осуществляет спонсор проектов, занимающий пост генерального менеджера или руководителя более высокого уровня.

Менеджер проекта  и мультипроекта

Роль менеджера  проекта более оперативна по своей  природе, чем стратегическая роль спонсора проекта. В большинстве случаев менеджер проекта планирует и направляет его выполнение с тем, чтобы в рамках установленного срока и бюджета достичь желаемого результата (как это определено спонсором проекта), объединяя усилия всех участников проекта. Менеджер мультипроекта выполняет такую же роль в отношении нескольких проектов одновременно.

В каждом проекте  кто-то должен заниматься планированием, организацией, формированием штата, оценкой проекта, руководить ходом  его исполнения, осуществлять контроль за ним и вести проект от начала до завершения. В этом и состоит основная роль менеджера проекта. Она может исполняться одним человеком либо, как будет показано ниже, распределяться между несколькими лицами.

Основные обязанности.

В обязанности  менеджера проекта входит следующее:

получение конкретного  конечного продукта (результата) согласно техническим, бюджетным и временным  характеристикам, а также в соответствии с ресурсами организации;

получение запланированной  прибыли по проекту, если он выполняется по контракту с заказчиком;

объединение усилий всех участников проекта и обеспечение  активного руководства командой проекта;

своевременное уведомление вышестоящего руководства (спонсора проекта) о невозможности  выполнения технических, бюджетных или временных целей проекта;

принятие необходимых  решений и обеспечение их выполнения для достижения целей проекта;

выработка рекомендаций по приостановке (прекращению) работ  по проекту или принятие каких-либо альтернативных решений при невозможности достижения целей проекта в случае, если это позволяют условия контракта;

выполнение функции  основного связующего звена между  заказчиками, руководителями высшего  звена и функциональными менеджерами;

ведение переговоров  с функциональными отделами по выполнению работ в соответствии с требованиями, сроками и бюджетными ограничениями проекта.

Функциональные  лидеры проекта

В любом отдельно взятом проекте участвует ряд  функциональных лидеров проекта, задачи которых состоят в координации  и интеграции работ по проекту в рамках отдельных функциональных областей (маркетинг, инжиниринг, тестирование, производство и т.д.).

Функциональные  лидеры проекта координируют работу и деятельность команды проекта  в пределах своих функциональных областей, менеджер проекта координирует работу по всем функциям на уровне проекта, а спонсор проекта объединяет и направляет работу на уровне высшего руководства.

Руководители  функциональных подразделений координируют работу в мультипроектах в своей  функциональной области, осуществляя ежедневное руководство функциональными лидерами проекта.

Директор по управлению проектами и генеральный  менеджер объединяют работу в мультипроектах на уровне высшего руководства.

Обязанности и  полномочия сотрудников

Обязанности по инициации, планированию, выполнению, мониторингу и завершению проектов распределяются между лицами, занимающими должности, описанные в предыдущих разделах. Способ распределения обязанностей и их делегирование зависят от следующих факторов:

размера и рода деятельности головной организации;

размера и специфики  конкретного проекта и его  текущей фазы жизненного цикла;

количества выполняемых  проектов;

квалификации  менеджеров, участвующих в проекте;

уровня развития функции управления проектами в  организации.

Обязанности генерального менеджера

При управлении крупными проектами определенные обязанности, как правило, всегда остаются за генеральным  менеджером (кроме случаев их делегирования  директору по управлению проектами). Обычно эти обязанности заключаются  в следующем:

разрешение конфликтов по проекту с участием менеджеров высшего звена;

оценка деятельности руководителей функциональных подразделений  и менеджеров проекта;

периодическая оценка хода выполнения работ (прохождение  контрольных точек, прогнозирование  стоимости и прибыли по завершении тех или иных этапов и т.д.).

На каждом уровне необходимо придерживаться установленного порядка действий и процедур при  утверждении финансовых и бюджетных  решений, а также решений, влияющих на подачу заявок на участие в тендере  и на рассмотрение и утверждение контрактов.

Обязанности спонсора проекта

Спонсор проекта  принимает те решения, которые лежат  вне компетенции менеджера проекта. Типичные обязанности спонсора проекта  таковы:

ответственность за инвестиции в проект;

определение бизнес-требований к проекту;

утверждение содержания и целей проекта, включая календарный  план и бюджет;

издание соответствующих  распоряжений по мере необходимости;

назначение менеджера  проекта, определение его полномочий и подчиненности в организационной  структуре;

мониторинг окружения проекта;

внесение изменений  в проект и их утверждение, а также  принятие необходимых решений по выделению средств и ресурсов для проекта;

анализ хода работ и стратегическое руководство  менеджером проекта;

определение стратегических приоритетов и разрешение конфликтов, возникших по вине менеджера проекта или других членов команды.

Обязанности директора  по управлению проектами